Проверка первичного учета операций по расчетам с поставщиками

 

При проверке расчетов с поставщиками необходимо выяснить документальную обоснованность произведенных операций, убедиться в подлинности документов и правильности их оформления.

Существуют внутрихозяйственный и контрольный риски при проведении аудита, это обусловлено отсутствием многократного контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки (как это происходит с документацией, создаваемой на предприятии), большой вероятностью несвоевременного поступления подтверждающих документов, сложностью восстановления отсутствующих и исправления, неправильно оформленных документов, а так же тем, что значительная часть первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (особенно операций, связанных с договорами на оказание услуг), не унифицирована.

Проверка первичного учета позволяет аудитору более квалифицированно провести основные аудиторские процедуры по данному разделу и более обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов проверяемой совокупности. Результаты организации первичного учета позволяют делать вывод о качестве первичной учетной документации, которая будет использоваться аудитором в качестве аудиторских доказательств [20,с.222].

Аудиторская проверка организации первичного учета ООО «Спецстрой -7» строится по схеме:

Определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних и внешних факторов. Внешние факторы: требования законодательства, принадлежность организации, специфика отрасли, размеры предприятия, местоположение, используемые ресурсы.

Внутренние факторы: организационная структура, стиль управления и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и ответственности, информационное и кадровое обеспечение, техническая оснащенность.

Оценивается внутрихозяйственный риск системы первичного учета по результатам проведения аналитических процедур.

Определяется примерный объем первичной учетной документации, представляемой к проверке.

При проведении аудита организации первичного учета по учету расчетов с поставщиками применяются несколько методов сбора аудиторских доказательств.

Проверка достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг.

Основной целью проверки является достижение уверенности в том, что на предприятии присутствует вся первичная документация по всем поступившим ценностям и всем оказанным услугам за отчетный период. Выборку на данном участке целесообразно осуществлять следующим образом: операции по поступлению товарно-материальных ценностей проводится выборка репрезентативная, которая осуществляется с помощью случайного или систематического отбора; операции по приобретению работ, услуг проводят с помощью выборки непредставительной, в зависимости от предмета договоров, их стоимости и прочих факторов.

Аудитор должен просмотреть приходные документы, к примеру, товарные накладные (приложение 19), выписать наименования поставщиков товарно-материальных ценностей. Затем он должен проверить наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке (приложение 20). Также если на предприятии ведётся журнал учёта полученных счетов-фактур, то аудитору целесообразно его использовать (приложение 21). После чего создается рабочий документ, представленный в таблице 6.

 

Таблица 6 - Наличие оправдательных документов на приобретение ТМЦ

Дата	Приходный документ	Наименования поставщика	Счет-фактура №, дата, сумма (руб.)
01.03.2011 г.	1) Товарная накладная	ООО«Сварком»	№ 00000215 01.03.11. 1145,01

 

Так же составляется рабочий документ, подтверждающий полноту оприходования ТМЦ, работ, услуг на предприятии, представленный в таблице 7.

 

Таблица 7 - Проверка полноты оприходования ТМЦ, работ, услуг от поставщиков на ООО «Спецстрой-7»

Наименование поставщика	Документ, №, дата	Материальные ценности	Числится по счёту (руб.)	Фактически оприходовано (руб.)	Отклонение, руб. (+; -)
ООО «Сварком»	Товарная накладная № 214 от 01.03 2011 г.	Краги сварщика красные	156,00	156,00	-
		Очки защитные 3НД2-Г2 «Адмирал»	134,00	134,00	-
		Резак пропановый Р-1П 142	755,00	755,00	-

 

При проверке достоверности (полноты и точности) фактов оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг в ООО «Спецстрой -7» нарушений не выявлено.

Проверка соблюдения графика документооборота.

Целью проверки является установление наличия или отсутствия графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками и его существование составления на все первичные документы. При необходимости аудитор может также лично проследить за движением конкретного документа и исполнением его сроков создания и обработки. По операциям, оформляемым документами, графики оборота которых не составлены или составлены только формально, есть риск того, что первичные документы:

могут отсутствовать;

могут быть утеряны;

будут приняты к учету (проверенны и обработаны) несвоевременно (например, в следующем отчетном периоде);

содержат приписки (так как отсутствие контроля способствует подобным ситуациям) [22].

Поэтому аудитор должен обратить особое внимание на документацию, на которую нет графиков документооборота или эти графики реально не используются при проведении процедуры.

Проверка организации хранения документов и организации доступа к первичной учетной документации.

Цель проведения этой процедуры - установить, соблюдены ли на предприятии правила хранения документации в процессе текущей деятельности и правила хранения документов в архиве предприятия. Если на предприятии нет четко установленного порядка хранения документации в период исполнения документов и в период хранения уже исполненных документов в архиве, возникает большой риск несанкционированного доступа к первичной учетной документации. Это, в свою очередь, может привести как к утере документов, так и к разного рода злоупотреблениям с первичной учетной документацией: припискам, исправлениям в документах, уничтожению или подлогу документов.

Все организации обязаны хранить первичную учетную документацию не менее пяти лет. Соблюдение этого срока также надлежит проверить в ходе проведения данной процедуры.

В ООО «Спецстрой -7» при проверке организации хранения документов и организации доступа к первичной учетной документации нарушений выявлено не было, правила хранения документации соблюдены правильно.

Проверка наличия и правильности оформления договоров поставки продукции, услуг.

При проведении этой проверки договора проверяются на наличие правильно оформленных реквизитов данного договора:

стороны договора;

описание порядка поставки товара, предоставления услуги;

расчеты за предоставленные товары, услуги;

форс-мажорные обстоятельства;

сроки действия договора и прочее.

В ООО «Спецстрой-7» в ходе проверки нарушений выявлено не было, все договора не противоречат законодательству РФ и не нарушают прав сторон.

Предоставим несколько надлежаще оформленных договоров заключенных с ООО «Спецстрой-7»:

Договор № 152-УС на оказание информационно - консультационных услуг с поставщиком ОАО «ИМЦ» (приложение 22);

Договор № 1688 на проведение работ, оказание услуг по санитарно - эпидемиологической экспертизе с поставщиком ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Белгородской области» (приложение 23).

Сведения, полученные в ходе аудита организации первичного учета по этому разделу, используются для определения дальнейшей тактики проведения проверки учета расчетов с поставщиками.