Учет командировочных расходов

 

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:- расходы по проезду;- расходы по найму жилого помещения;- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.

Оплата стоимости проезда при служебных перемещениях гарантируется трудовым законодательством Российской Федерации.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:- расходы по проезду;- расходы по найму жилого помещения;- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Необходимость осуществления таких расходов возникает в двух случаях: при служебных разъездах и служебных командировках (кроме этого, стоимость проезда оплачивается и при переводах к новому месту работы или службы, но этот вид расходов регулярным не является и в данном издании не рассматривается).

Таким образом, рассмотрение данного вопроса целесообразно разделить на две части: оплата стоимости проезда при служебных разъездах и оплата стоимости проезда при служебных командировках.

Оплата суточных зависит от времени пребывания работника в командировке: если командировка продолжается менее суток, суточные не выплачиваются.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия вышеуказанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При поездках за счет средств федерального бюджета на территорию иностранного государства делегаций учащихся (школьников, студентов вузов, учащихся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в иностранной валюте в размере 15 % суточных при условии, что члены вышеуказанных делегаций обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения для работников, находящихся в служебных командировках на территориях иностранных государств, установлены исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице среднего разряда.

После возвращения из заграничной командировки работник организации должен представить отчет о результатах командировки, форма которого (№ Т-10а) аналогична форме отчета о командировках по территории Российской Федерации. Вместе с отчетом ему необходимо представить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.

Сроки представления авансового отчета по командировкам за рубеж в настоящее время требованиями документов Банка России отдельно не регулируются.

Особым случаем зарубежных командировок являются командировки водителей транспортных средств при осуществлении перевозок товаров через территории нескольких государств.

Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен.

Таким образом, водителей, постоянно занимающихся международными перевозками грузов, можно приравнять к лицам, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной характер как на территории Российской Федерации, так и в период пребывания на территории иностранных государств.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Как уже отмечалось, командировочные расходы могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91), а также на счета учета, на которых формируется фактическая себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. Если командированным работником (подотчетным лицом) авансовый отчет представлен на сумму, меньшую, чем был выдан аванс, остаток подотчетной суммы должен быть внесен в кассу организации или удержан с сумм начисленной оплаты труда работника.

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным работникам, выглядит следующим образом:

Д - т 71 К - т 50 - на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;

Д - т 50 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д - т 55 К - т 71- на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива.