Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками

Документальное оформление поступления материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

При получении материалов непосредственно со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность, которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а), и действует не более 10 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах - весь календарный месяц.

Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3).

Неиспользованные доверенности подлежат возврату и аннулированию.

Материальные ценности экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему (кладовщику).

На предприятиях при поступлении материалов заключаются договоры поставок, на оказание услуг с предприятиями-поставщиками. В этих договорах предусматриваются все права и обязанности обеих сторон, объем, ассортимент, сроки поставок, меры ответственности за нарушение условий договоров. Отгружая материалы, организация-поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - счета, счета-фактуры, товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества, спецификации и др.

Поступившие документы передаются в отдел материально-технического снабжения, где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д.

В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату).

При получении грузов, материалов, товаров от поставщиков основным документом является товарно-транспортная накладная (ТТН-1), которую поставщик (грузоотправитель) выписывает в 4 экземплярах: первый - остается у грузополучателя (покупателя) и служит основанием для оприходования груза; второй - остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материальных ценностей; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику. Третий - служит основанием для расчета за транспорт, и перевозчик отправит плательщику-заказчику автотранспорта. Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю.

При отсутствии расхождений между фактическими данными груза и данными поставщика в ТТН-1 ставится штамп грузополучателя с указанием количества и стоимости груза, дата и Ф.И.О. получателя материалов и его подпись (материально ответственного лица) и материальные ценности приходуются на склад путем составления приходного ордера формы М-4.

Когда же при приемке груза расхождения установлены, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации для составления акта приемки (ф. № М-7), который является основанием для предъявления претензии поставщику. Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй - отделу материально-технического снабжения (бухгалтерии) для предъявления претензии поставщику (виновнику).

Акт о приемке материалов (форма М-7) является первичным документом при оприходовании ценностей и приходный ордер не оформляется.

Используется и другая форма накладной - товарная накладная (ф. № ТН-2), которой оформляется приемка груза от поставщика, если его перемещение осуществляется без участия автотранспортных средств (почтой или нарочным), и заполняется она в двух экземплярах: первый - с подписью и печатью отправителя и получателя груза остается у грузополучателя, второй - у грузоотправителя.

Поставщик имеет право вносить в накладную оговоренные исправления, а получатель этого делать не имеет права.

Прибывшие материалы приходуются в соответствующих единицах измерения - весовых, объемных, линейных и др. Если они поступают в одной единице измерения, например в квадратных метрах (рубероид), а отпускаются в другой (в рулонах), то их целесообразно учитывать одновременно в двух единицах измерения.

Порядок расчетов с поставщиками организациями самостоятельно и регулируется договорами на поставку ценностей, выполнение работ или оказание услуг. Расчеты могут осуществляться в форме дебетовых или оказание услуг.

Обычно формой расчетов с поставщиками и подрядчиками на предприятиях используются платежные поручения.

Платежное поручение представляет собой расчетный документ, содержащий поручение обслуживающему банку о перечислении определенной суммы с его счета на счет получателя.

Платежное поручение выписывается в трех экземплярах (подписи и печать на первом экземпляре). По дебету указывается расчетный счет плательщика, а по кредиту - разные счета, в зависимости от вида платежей и получателей. Платежные поручения действительны в течение 10 дней.

Поручения принимаются от плательщика к исполнению при наличии денег на расчетном счете. Платежными поручениями производится и предоплата. Если предприятие-покупатель производит авансовые платежи (предоплата) под поставку товарно-материальных ценностей, под выполнение работ, услуг, то учет предоплаты ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (если в договоре поставок предусмотрена предоплата).

При инвентаризации расчетов с поставщиками, различных разногласиях составляется акт сверки с поставщиком.