Провести регулярный кадровый аудит

Окончание года - самое время для проведения регулярного кадрового аудита. Хотя законодательством не установлена обязанности проводить его, многие компании не пренебрегают им. Ведь поправить какие-то моменты кадрового учета в текущем году легче, чем по прошествии времени. Кроме того, результаты кадрового аудита помогут помочь улучшить бизнес- процесса в отделе персонала в будущем году. Особенно тщательно следует подойти к кадровому аудиту если есть сведения о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять ли проведение кадрового аудита официально или нет зависит от компании. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.

Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно те, на которые обращает инспекции труда.

1) Локальные нормативные акты. Прежде всего правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальный акт об оплате труда, например, положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ), локальный акт о защите персональных данных, (ст. 87 ТК РФ). По мнению Роструда к обязательным локальным актам, относятся также график отпусков и штатное расписание (Письма от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1,). Хотя должностные инструкции не являются обязательными локальными нормативными актами, практика показывает, что применение их удобно для дисциплинированния работников. Потому стоит проверить на все ли должности разработаны должностные инструкции. Если работники ездят в командировки, то обязательным будет положение о командировках (ст. 168 ТК РФ). Если какие-то из локальных актов отсутствуют или не актуальны следует разработать или актуализировать их.

Обязательно стоит проверить все ли работники ознакомлены с локальными актами (ст. 68 ТК РФ) и попросите работников расписаться, если подписей не хватает.

2) Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, если таковые имеются.

Важно проверить содержание трудового договора на соответствие законодательству, ведь за ненадлежащее оформление трудового договора также предусмотрен штраф по ч.3 ст. 5.27 КоАП РФ. Проверьте, все ли трудовые договоры актуальны. Ведь нередко изменения провидятся в программе (например, изменена заработной платы), а дополнительно соглашение не оформляется. Заключите дополнительные соглашение, если они не были заключены своевременно.

Кроме того, если в компании были срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31 декабря 2016 года как раз время уведомить работников о прекращении их трудовых договоров, иначе договоры превратятся в договоры на неопределённый срок

 

Какие еще документ стоит проверить?

· Приказы о приеме и увольнение, переводе

· Приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним (различные виды отпусков)

· Табели учета рабочего времени за период, предшествующий проверке

· Личные карточки Т-2

· Документы по поводу трудовых книжек:

o Приказ о назначении лица ответственного за ведение, трудовых книжек

o Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

o Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

o Трудовые книжки

· Приказы о направлении в командировку (при наличии командировок)

· Приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии взысканий)

· Приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии)

· Гражданско-правовые договоры, если таковые заключаются в компании. К ним будет особенно пристальное внимание пир проверке

 

Также не забудьте про документы в отношении отдельных категорий работников: проверьте, все ли оформлено в отношении беременных работниц, и находящихся в отпуске по уходу за ребенком, осуществляется ли квотирование в отношение инвалидов и молодёжи и т.д.