Работа с документом (книгой)

Документ, создаваемый программой Microsoft Excel, называется книгой, отдельные рабочие области книги называются листами. Основные форматы файлов:

<Имя книги>.xls – книга в формате, совместимом с Microsoft Excel 97-2003

<Имя книги>.xlsx - книга в формате Microsoft Excel 2007, 10, 16

Рабочая область Excel представлена в виде таблицы. Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых, которые используются для разнообразнейших вычислений.

Документ Excel представляет собой набор рабочий листов (в начале работы обычно 3 листа), каждый из которых имеет табличную структуру, формируемую из пересечения строк и столбцов.

Интерфейс программы представлен на следующем рисунке:

 

 

 

Меню организовано в виде вкладок (Файл, Главная, Вставка, Формулы и т.д.), все команды меню, предназначенные для работы с содержимым книги, представлены в виде пиктограмм (значков). Для работы с самой книгой используется вкладка ФАЙЛ:

 

Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, их двухбуквенными комбинациями (от A до IV). Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65536. На пересечении строки и столбца расположена отдельная ячейка. Соответственно каждая ячейка имеет свой адрес A1, C2, E6 и т.п. Также адреса ячеек можно использовать для обозначения диапазона ячеек, который всегда имеет прямоугольную форму и адресуется верхней левой ячейкой и нижней правой. Например, диапазон A1:B2 содержит 4 ячейки

В любой момент времени только одна ячейка может быть активной. Активная ячейка выделяется темным контуром — рамкой активной ячейки. Ее адрес, т.е. буква столбца и номер строки, указывается в поле ИМЯ.

Работа с листами

Один из листов книги является активным, он помещается в рабочую область окна Excel, и все текущие операции выполняются на этом листе. Перемещение между листами осуществляется нажатием закладок Лист1, Лист2…

 Для активизации другого листа книги можно также использовать комбинации клавиш: < Ctrl + PgUp > ¾ предыдущий лист, < Ctrl + PgDn > — следующий лист. Если в рабочей книге находится много листов, то не все их ярлычки могут быть видимы. В этом случае следует воспользоваться кнопками прокрутки ярлычков листов. Полный набор ярлычков можно вывести, щелкнув правой кнопкой в области значков прокрутки. При этом на экран выводится список всех листов текущей книги.

			Панель закладок

 

	Перейти к первому листу		Перейти к предыдущему листу		Переименованный лист		Стандартный лист

 

 

Добавление листа

Существует четыре способа добавления нового листа в рабочую книгу:

· Нажать комбинацию клавиш < Shift + F 11>.

· Щелкнуть правой кнопкой по ярлычку листа, перед которым добавляется новый и выбрать команду Вставить/Лист.

· Кнопкой  находящейся рядом с ярлычками листов.

 

Чтобы сразу добавить несколько листов, необходимо:

Шаг1. Выделить диапазон ярлычков, удерживая клавишу Shift указателем мыши (отмечают первый и последний лист выделяемого диапазона);

Шаг2. Выполнить команду вставки листов (Excel добавит столько листов, сколько было выделено ярлычков в диапазоне).  

При выделении нескольких листов рабочей книги происходит группировка листов. Эта операция используется для одновременного ввода данных в ячейки нескольких листов. Для разгруппировки ранее выделенных листов необходимо щелкнуть правой кнопкой в области диапазона и выбрать команду Разгруппировать листы.

 

Удаление листа

Ненужный лист рабочей книги можно удалить щелкнув правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрав команду Удалить из контекстного меню.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно предварительно их выделить. Для этого, удерживая нажатой клавишу < Ctrl >, необходимо щелкнуть на ярлычки тех листов, которые надо удалить. Затем удалить листы описанным выше способом.

Иногда возникает необходимость изменить порядок следования листов в рабочей книге. Кроме того, иногда требуется переместить лист из одной рабочей книги в другую. Можно также создать копии имеющихся листов.

Существует несколько способов перемещения и копирования листа:

 

· Щелкнуть правой мышкой на ярлычке листа и в контекстном меню выбрать команду   Переместить/скопировать лист.

· Для перемещения листа щелкните на его ярлычке и перетащите его в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со стрелкой.

 

Переименование листа

По умолчанию рабочие листы книги называются Лист1, Лист2 и т.д. Обычно листам принято давать более содержательные названия. Чтобы переименовать лист, нужно воспользоваться одним из следующих способов:

· Дважды щелкнуть на ярлычке листа и изменить название.

· Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из контекстного меню команду Переименовать.

копирование/ перемещение листаю. В текущей книге или в другую книгу), (эти действия выполняются посредством функций контекстного меню.

 

сокрытие и отображение листа. Эти действия выполняются посредством функций контекстного меню /Скрыть или Отобразить.

Задание А. Запустите программу Excel. Сохраните книгу в свою папку под именем <Фамилия>. xls х. Вставьте в книгу еще три листа и переименуйте все листы по порядку, присвоив имена Первый лист, …, Шестой лист. Перегруппируйте порядок следования листов в книге так, чтобы нумерация листов шла в порядке 2, 1, 4, 3, 6, 5.

 

Иногда необходимо скрыть рабочий лист. Когда лист скрыт, его ярлычок тоже спрятан. Это позволяет предотвратить просмотр или изменение важной информации посторонними пользователями. Для того, чтобы скрыть рабочий лист, выберите команду в контекстном меню ─ Скрыть.

Примечание: При сокрытии листа в рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит скрыть все листы раскрытой книги.

Чтобы отобразить скрытый лист, выберите команду в контекстном меню Показать. Excel откроет диалоговое окно со списком скрытых листов. Выберите лист, который нужно отобразить, и нажмите кнопку OK.

Иногда возникает необходимость иметь в поле зрения две различные части одной рабочей таблицы. Для того чтобы создать новое окно, выберите команду ВИД/ОКНО ─ НовоеОкно и выберите команду Упорядочить/ Рядом. В результате Excel откроет новое окно и поместит туда активную рабочую книгу. Обратите внимание на текст в строках заголовков этих окон: Книга1:1, Книга1:2.

 Можно просто дать команду ВИД/ОКНО ─ Разделить. Команда Окно ─ Разделить разбивает активный рабочий лист на две или четыре панели в том месте, где находится табличный курсор. С помощи мыши можно придать им нужный размер. Чтобы вернуться к первоначальному виду экрана, необходимо ещё раз выполнить команду Окно ─ Разделить.