Организация учета и оплаты труда

Организация учета и оплаты труда

Согласно Трудовому кодеку РФ, организация самостоятельно устанавливает систему оплаты труда. При этом в пределах одной организации разным категориям работников может быть установлена разная система оплаты труда.

Таблица: Системы оплаты труда в РФ.

 

Повременная (тарифная) система оплаты труда Оплата производится за фактически отработанное время, независимо от результатов работы. В основе расчета – оклад или тариф.
1.Простая повременная Оклад = 1000 руб., отработано 20 дней из 25 положенных			2.Премиальная повременная ЗП = ЗП по тарифу + премия в %х от оклада
Сдельная система оплаты труда Оплата производится за объем выполненных работ, независимо от потраченного времени. В основе расчета – сдельные расценки.
1.Прямая сдельная ЗП = сдельная расценка за 1цу работ * объем работ	2.Сдельно-премиальная ЗП = ЗП прямая сдельная + % за перевыполнение плана	3.Сдельно-прогрессивная Увеличенные расценки оплаты за выработку сверх нормы	4.Косвенно-сдельная ЗП вспомогательных рабочих = % от ЗП основных рабочих	5.Аккордная Объем работ и расценок устанавливается на бригаду, выплаты участникам зависят от квалификации и коэффициента трудового участия работника.
Комиссионная система оплаты труда Оплата производится в размере процента от выручки организации
1.С применением минимального оклада ЗП=минимальный оклад + % от выручки			2.Без применения минимального оклада ЗП=% от выручки организации

Порядок применения той или иной системы труда к конкретному сотруднику оговаривается в трудовом договоре, а общий порядок, принятый в организации, утверждается приказом или распоряжением руководителя в виде Положения об оплате труда.

Информация о наименовании структурных подразделений организации, профессиях (должностях) сотрудников, количестве штанных единиц сотрудников, окладах и надбавках отражается в Штатном расписании организации (унифицированная форма Т-3). Штатное расписание также утверждается отдельным приказом или распоряжением руководителя организации.

Прием на работу

После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, сотрудник предоставляет в организацию следующие документы.

Перечень документов, необходимых при приеме на работу в организацию:

1. Заявление сотрудника о приеме на работу

2. 2 фотографии размером 3*4

3. Ксерокопия паспорта

4. Трудовая книжка (оригинал)

5. Страховое (пенсионное) свидетельство (копия)

6. Документы воинского учета (военный билет)

7. Копия документов об образовании

8. Копия свидетельства о присвоении ИНН

9. Справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ)

10. Заполненная Анкета сотрудника

11. Справка с основного места работы (для совместителей)

12. Свидетельство(а) о рождении детей

Работодатель, еще до подписания трудового договора, обязан ознакомить работника (под роспись) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором

Заявление сотрудника с визой руководителя передается в кадровую службу организации (или в бухгалтерию, если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании), где уполномоченные лица присваивают сотруднику табельный номер и оформляют: Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1) и Личную карточку сотрудника (унифицированная форма № Т-2).

Документы сотрудника подшиваются в личное Дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании Приказа о приеме на работу производится запись в Трудовой книжке сотрудника.

При заключении трудового договора впервые Трудовая книжка и Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у сотрудника, принятого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан по письменному заявлению этого человека оформить новую трудовую книжку

Одновременно с оформлением Приказа с сотрудником заключают Трудовой договор (контракт), в котором указывают условия работы сотрудника в организации, права и обязанности сторон. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Если предусмотрено правилами внутреннего распорядка, сотруднику выдается Должностная инструкция.

Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов

с 1 января 2012 года:

• 1 400 рублей - на первого ребенка;
• 1 400 рублей - на второго ребенка;
• 3 000 рублей - на третьего и каждого последующего ребенка;
• С 1 января 2016 года стандартный налоговый вычет по НДФЛ на ребенка-инвалида увеличен до 12 000 рублей.
  Налоговый вычет в указанном размере предоставляется родителям, супругу (супруге) родителя и усыновителям в отношении:
  - ребенка-инвалида до 18 лет;
  - учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы

 

· Учет рабочего времени

· Для учета рабочего времени при повременной (тарифной) системе оплаты труда применяют унифицированные формы Табеля учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12, № Т-13) Форма Т-12 применяется, если учет ведут ручным методом, Т-13 - если автоматизировано.

В Табеле указывают количество явок и неявок (и их причин) сотрудника на работу, сведения о сверхурочных работах, отпусках, командировках, простоях и т.д. Табель учета рабочего времени является основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

· Заработная плата работника рассчитывается исходя из тарифной ставки(оклада) за фактически отработанное время. Тарификация работ производится согласно положениям единого Тарифно-квалификационного справочника работ, который разрабатывается и внедряется Постановлением Министерства труда.

· Повременная система оплаты труда обычно применяется при оплате труда руководящего персонала организации, работников вспомогательных производств, а также лиц, работающих по совместительству.

При сдельной системе оплаты труда оплата работ производится на основании Наряда на сдельные работы, Табеля-расчета, Наряда-книжки, маршрутных листов и других аналогичных документов.

При комиссионной системе оплаты труда - основанием для расчетов служат сведения о выручке организации и размере процента, установленного в трудовом договоре сотрудника.

Выплата заработной платы

Заработная плата может быть выплачена сотруднику:

• наличными деньгами,
• перечислена безналичным переводом на расчетный счет сотрудника в банке,
• выдана в натурально-вещественной форме (продукцией предприятия).

Денежные средства на выплату заработной платы должны быть сняты с расчетного счета в банке по денежному чеку, либо, если предусмотрено в Расчете лимита кассы, на выплату заработной платы могут расходоваться денежные средства из выручки организации.

Выплата заработной платы оформляется на усмотрение организации Платежной ведомостью (унифицированная форма № Т-53) или Расчетно-Платежной ведомостью (унифицированная форма № Т-49). В ведомости сотрудники расписываются в получении денег.

Выплата заработной платы из кассы организации производится в соответствии с кассовой дисциплиной и порядком оформления кассовых операций. Более подробно смотрите: Порядок выплаты заработной платы из кассы организации (+ выплата депонированных сумм).

Если сотрудник в установленные сроки (3 дня с даты выдачи) не получил в кассе заработную плату, то производится ее депонирование - сдача в банк неполученной в срок заработной платы. При этом учет депонированных сумм ведется в специальных регистрах или книгах учета депонентов. Выплата депонированных сумм осуществляется на основании письменного заявления сотрудника в сроки выплаты очередной заработной платы.

Выплата заработной платы безналичным переводом осуществляется на основании письменного заявления сотрудника, с обязательным указанием банковских реквизитов.

Согласно ст. 131 ТК РФ выплата заработной платы в натурально-вещественной (неденежной) форме в стоимостной оценке не может превышать 20% от суммы начисленной заработной платы.

 

При этом запрещено выплачивать зарплату в бонах, купонах, в форме долговых обязательств, расписок, в виде спиртных напитков и других предметов, в отношении которых установлены запреты или ограничения на их свободный оборот.

Порядок отражения операций по выплате зарплаты на счетах бухгалтерского учета представлен в таблице:

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выплачена заработная плата из кассы организации	70	50
2	Перечислена заработная плата на расчетный счет сотрудника	70	51
3	Депонирована неполученная вовремя заработная плата	70 51	76-4 50
4	Выплачена из кассы депонированная ранее заработная плата	76-4	50

"Зарплатные" налоги

Сумма начисленной за месяц заработной платы (по итогам месяца!) принимается за основу расчета налогооблагаемой базы при расчете следующих налогов:

• НДФЛ (налога на доходы физических лиц)
• Страховых взносов на обязательное пенсионное страхование,
• Взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Данные налоги исчисляются по итогам начисленной за весь месяц заработной платы, т.e. выплата заработной платы за первую половину месяца (аванс) налогами не облагается.

Данные о начислениях налогов и взносов фиксируются в регистрах специальной формы:

• по НДФЛ - форма 1- НДФЛ - "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 200_ год". В 2011 году налоговая карточка разрабатывается налоговыми агентами самостоятельно и должна содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми ФНС РФ
• по взносам в ПФ РФ - Индивидуальные и сводные карточки сумм начисленных взносов и иных вознаграждений, сумм начисленного есн, а также сумм налогового вычета"

По итогам отчетного периода сведения о начисленных налогах и взносах предоставляются в соответствующие органы:

По Налогу на доходы физических лиц:

• по итогам года в ФНС по месту регистрации организация предоставляет на каждого сотрудника форму 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год",
• реестр сотрудников, на которых подаются справки.

Подотчетные лица

Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов.

Из подотчетных сумм могут быть оплачены:

1. Хозяйственные расходы

• приобретение материальных ценностей,
• канцелярские, почтовые расходы
• денежные документы и т.д.

2. Расходы на командировки

В основном выдача подотчетных сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета организации на карточку сотрудника).

Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации.

Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций (См. Кассовые операции: выдача подотчетных сумм).

После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.

В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.

Если сотрудник в установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.

3. Оплата представительских расходов

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выданы из кассы подотчетные средства	71	50
2	Приобретены материалы из подотчетных средств	10	71
3	Учтен НДС по расходам с подотчетных сумм	19	71
4	Произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур) с подотчетных сумм	68	19
5	Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств	20/26	71
6	Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу	50	71
7	Возмещен перерасход подотчетных сумм	71	50
8	Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы	94	71

Командировки сотрудников

Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ) - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

В соответствии с трудовым законодательством при направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение командировочных расходов.

В командировку может быть направлен только штатный работник предпрятия, с которым заключен трудовой договор.Не могут быть направлены в командировку беременные женщины и работники моложе 18 лет. Женщины имеющих детей в возрасте до трех лет, лица с семейными обязанностями могут быть отправлены в командировку только с их письменного согласия (ст.259 ТК РФ).

К возмещаемым командировочным расходам относятся:

• расходы по проезду до места командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Оформление командировки осуществляется путем составления Служебного задания по форме № Т-10а, которое служит основанием для подготовки Приказа о направлении сотрудника с командировку (приказ оформляют по форме № Т-9 или Т-9а).

После подписания Приказа сотруднику выдается Командировочное удостоверение (форма № Т-10).

В течение 3х дней с момента возвращения из командировки, сотрудник предоставляет в бухгалтерию Авансовый отчет (по форме АО-1)

При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются:

• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
• расходы на проезд до места назначения и обратно,
• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов, суммы освобождаются от налогообложения в пределах установленных норм.

Прочие расчеты с персоналом

К этой группе расчетов с персоналом относятся:

1. Расчеты по выданным сотрудникам займам

2. Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного организации

3. Расчеты с учредителями

Для учета прочих расчетов с персоналом предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

 

№	Содержание операции	Дебет	Кредит

Образование задолженности персонала перед организацией