Жизненный цикл в управлении проектами

Каждый проект имеет свой жизненный цикл (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения).

С другой точки зрения, любой проект состоит из процессов. Под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления и приносящие результат. Процессы управления проектами связаны, с одной стороны, с областями знаний проектного менеджмента, а с другой – с жизненным циклом проекта. Процессы управления, связанные с областями знаний, выполняются в том или ином объеме на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Стандарт PMBOK – основной стандарт PMI, описывает 42 процесса управления проектами, объединенных в 5 групп, которые можно соотнести со стадиями жизненного цикла проекта:

· Группа процессов инициации - выполняются для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения разрешения для начала проекта или фазы.

· Группа процессов планирования - требуемые для определения общего содержания проекта, уточнения целей и определения последовательности действий, требуемых для достижения целей проекта.

· Группа процессов исполнения - применяемые для выполнения работ, определенных в плане управления проектом, для удовлетворения спецификаций проекта.

· Группа процессов мониторинга и управления - требуемые для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности исполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений.

· Группа процессов завершения - выполняемые для завершения всех действий в рамках всех групп процессов и формального завершения проекта или фазы.

На Рис. 1 представлены процессы, характеризующие стандартный подход к проектному управлению.

Рис. 1. Процессы управления проектами.

Планирование проекта

Процессы планирования являются одними из самых важных. На этом этапе определяются задачи, бюджет и сроки проекта. Довольно часто планирование понимают только как составление календарного плана работ, упуская из вида управление ресурсами, составление бюджета, графика потребности в материалах, машинах и механизмах и т. д.

Планирование – это постоянный процесс, выполняющийся на протяжении всей жизни проекта. Сущность планирования состоит в задании целей и способов их достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий, действий), которые должны быть выполнены, применении методов и средств реализации этих работ, увязки ресурсов, согласовании действий организаций – участников проекта.

Планирование должно включать следующие этапы (см. Рис. 2):

1) Определение цели проекта и ее описание.

2) Определение технологических стадий (этапов работ). Для проекта должна быть выбрана технология реализации, определяющая стадии развития проекта. Одной из типичных ошибок планирования является несоответствие плана технологическому циклу.

3) Для технологических стадий необходимо определить список задач, указать их последовательность и прогнозируемую длительность (зависит от назначенных ресурсов).

4) Необходимо согласовать вопрос о выделяемых ресурсах для проекта. Следует отметить, что все ресурсы компании должны распределяться централизованно. Довольно часто возникает ошибка планирования, связанная с тем, что некоторые дефицитные ресурсы используются одновременно в двух разных проектах. Для решения данной проблемы всем проектам в компании должны быть заданы приоритеты.

5)

Рис. 2. Процесс планирования.

Календарный план работ в информационных системах по управлению проектами получается автоматически, если определены задачи и ресурсы.

6) Если определить расценки на человеческие ресурсы, машины, механизмы и материалы, то бюджет может быть получен также автоматически. Одна из типичных ошибок заключается в том, что бюджет не сверяют с календарным планом работ.

7) В небольших проектах обязательным условием начала работ по проекту является наличие утвержденного письменного задания, бюджета и календарного плана работ, которые образуют формальный документ «План проекта». В больших проектах, необходимо также разработка планов управления рисками, качеством, документооборотом, персоналом и др.

Необходимо отметить, что процесс планирования является итеративным. План проекта (сроки, список задач, бюджет) должен изменяться по результатам как исполнения проекта, так и по результатам изменения среды проекта.