Баскет-метод «папка руководителя»

В данном упражнении кандидату предлагается выступить в роли директора завода, только что назначенного на должность. Ему вручают папку с бумагами и предлагают разобраться в них, при этом решая проблемы, которые являются общими для многих руководителей. Это реальные проблемы в том смысле, что документы, приведенные ниже, составлены на основании реальной практики руководителей.

Инструкция:

Вас назначили директором завода. Прежний директор внезапно тяжело заболел, и Совет директоров НПО принял решение назначить вас на его место. На сегодняшний день вы еще работаете главным инженером другого завода. Ваш директор находится в отпуске с 24 июня по 8 июля, и вы являетесь его заместителем, исполняя как свои, так и его обязанности. Работы много, поэтому было принято решение о том, что вы сможете приступить к своим новым обязанностям только 10 июля.

Сегодня 30 июня, пятница. Вы решаете заехать на свой новый завод и подготовиться к принятию дел. На столе в кабинете директора вы находите папку с бумагами, которые накопились за время его отсутствия. Вы решили, что вам хватит полутора часов, чтобы разобраться со всеми делами.

Ваша задача: осуществите те действия, которые вы считаете нужными, в процессе разбора бумаг на столе.

Запишите все действия, которые вы хотели бы предпринять, включая подготовку служебных и докладных записок, писем, телефонных звонков, организацию личных встреч, составление планов, повесток дня собраний, совещаний и т.д. Пишите «Никаких действий не предпринимать» в тех случаях, если, по вашему мнению, документ их не требует. У вас в распоряжении есть также настольный календарь-ежедневник.

Записи о предпринимаемых действий вы можете делать на самих документах или в ежедневнике.

В вашем распоряжении есть также схема, представляющая формальную оргструктуру вашего завода, а также его положение в НПО. В оргструктуре Воронежского завода вы заменяете директора завода М.И.Иванова.

Настольный календарь-ежедневник

30 июня
1 июля
2 июля
3 июля
4 июля
5 июля
6 июля
7 июля
8 июля
9 июля
10 июля
11 июля
12 июля
13 июля
14 июля
15 июля

Оргструктура НПО «СПЕКТР»

Подразделения и службы

 

 

 

Завод в Воронеже

 

 

НПО «СПЕКТР»

(1)

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Время: 27 июня, 16.30

От кого: Директор завода в Костроме Ленский

Кому: Иванову

 

Просит разрешить зам.директора по производству и начальнику сборочного цеха его завода посетить наш завод в пятницу, 7 июля для ознакомления с новой производственной линией 2-го цеха.

М.Соколова, секретарь

 

(2)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору завода

От зам. директора по кадрам

27 июня

 

Изучение причин резкого падения исполнительской дисциплины в 1 цехе показало, что дело обстоит крайне серьезно.

Можем ли мы обсудить этот вопрос? Я думаю, что этот вопрос требует принятия срочных мер.

А.Н.Лавринов

(3)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Директору завода

От зам. директора по производству

26 июня

 

Недавние волнения в 1 цехе, связанные со сверхурочными работами, по моему мнению, вызваны необдуманными действиями Устинова.

Его работа за последний год была неудовлетворительной. После нескольких серьезных нарушений в работе цеха он получил выговор с требованием улучшить свою работу в самые сжатые сроки.

Его работа не улучшилась, я не могу больше доверять ему и настаиваю на его уволнении.

Золотов М.Ф.

(4)

Директору Воронежского завода

Иванову М.И.

От Генерального директора НПО «СПЕКТР»

Смирнова Г.Ф.

26 июня

 

Я согласен с руководителем подразделения мелкой продукции М.А.Абрамовым, что вы можете воспользоваться помощью их директора по сбыту А.Незнамова для помощи вам на следующие 6 месяцев, пока вы будете осваивать выпуск новой продукции.

Пожалуйста, поставьте меня в известность, какие задачи вы намерены решить с его помощью.

Смирнов.

(5)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору завода

От зам.директора по сбыту

Михайлова С.П.

 

Встречался с Крогером, Генеральным директором «Алмаза». Он интересуется коммерческими связями. Он вернется через 10 дней, после обсуждения этого вопроса со своим Советом директоров.

Он говорил о долговременном соглашении с загрузкой как минимум 25% производственных мощностей нашего завода. Прибыль, конечно, будет зависеть от остроты конкуренции, но объем производства будет гарантированным.

Стоит ли нам заключать с ними соглашение? Если да, то на каких условиях?

С. Михайлов

 

(6)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору завода

От начальника 3-го цеха

26 июня

 

Меня беспокоят издержки на эксплуатацию с тех пор, как была введена новая система планирования издержек на эксплуатацию, разработанная Главным инженером. Поскольку сейчас ситуация становится все более серьезной, могу ли я встретиться с вами в ближайшее время?

Воробьев А.П.

(7)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Начальнику управления

Гузееву Е.Ф.

От Генерального директора

Смирнова Г.Ф.

22 июня

 

Возможно ли получить значительную экономию, сосредоточив производство Х54 на заводе в Воронеже?

Пожалуйста, сообщите мне ваше мнение к 18 июля.

Смирнов

Резолюция:

Директору Воронежского завода

М.И. Иванову,

Воронеж

23 июня

Пожалуйста, сообщите мне ваше решение к 11 июля.

Гузеев Е.Ф.

(8)

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Кому: директорам Объединения

От: Нач. управления Е.Ф.Гузеева

Предмет: Ежемесячное совещание директоров заводов 11 июля.

23 июня

 

Меня беспокоит обострение проблем с транспортом. Этот вопрос будет стоять на повестке дня совещания.

Гузеев Е.Ф.

(9)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кому: М.И.Иванову

От: Е.Ф.Гузеева

Предмет: Перерасход бюджета

22 июня

 

Мне известно, что перерасход бюджета на Вашем заводе за истекший период был вызван дополнительными закупками и расходами на эксплуатацию оборудования.

Пожалуйста, изучите этот вопрос и проинформируйте меня о мерах по нормализации финансового положения на заводе.

Е.Гузеев

 

(10)

МИНИСТЕРСТВО ХИМИЧЕСКОГО МАШИНОСТРОЕНИЯ

Москва

21 июня

НПО «СПЕКТР»

Директору Воронежского завода

Иванову М.И.

Уважаемый Михаил Иванович,

Напоминаем Вам, что Вы должны представить нам макет завода и выделить двух технических экспертов для проведения выставки в Москве. Выставка начнется 10 июля и продлится неделю.

Надеюсь увидеться с Вами в Москве во время выставки.

С уважением,

Н.П.Петров

Представитель по связям с общественностью

(11)

ЗАЯВЛЕНИЕ

Директору завода

Иванову М.И.

от рабочего 3 цеха

Акимова А.И.

Я хотел бы обратиться по вопросу моего премирования. Я считаю, что моя работа очень полезна и мои производственные показатели не хуже, чем у других, поэтому я должен получить такую же премию, как и остальные.

Акимов

21 июня

(12)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кому: Е.Ф.Гузееву

От директора по маркетингу

Харченко В.Л.

20 июня

В ПО «Химволокно» беспокоятся о том, что существует возможность срыва догворных сроков поставок,. Прошлый раз мы задержались с поставками. Пожалуйста, доложите.

Харченко

21 июня

Резолюция:

Иванову М.И.

Доложите мне, пожалуйста, по этому вопросу.

Е.Гузеев

(13)

ДОКЛАДНАЯ записка

Директору завода

От начальника ночной смены

20 июня

Меня беспокоят накладки, возникающие в последнее время во взаимодействии дневной и ночной смен в 3-м цехе. Так, вчера, 19 июня, рабочие дневной смены оставили неподготовленное к работе оборудование, что привело к значительным потерям рабочего времени.

Прошу принять меры к недопущению в будущем подобных фактов.

Ю.П.Медведев

(14)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Главному инженеру

От начальника БНОТ

Копия: Директору завода

19 июня

У меня есть ряд идей, основанных на аналитической оценке существующего положения, относительно эксплуатации и текущего ремонта оборудования. Эти идеи сулят нам определенные выгоды.

Я хотела бы обсудить этот вопрос с вами как можно скорее.

Титова З.А.

(15)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору Воронежского завода,

М.И.Иванову

От начальника информационной службы

Копылова Н.С.

20 июня

Предварительный анализ показывает, что в НПО может быть создана новая компьютерная информационно-аналитическая система.

Для обслуживания этой системы на Вашем заводе, понадобится помощь двух работников, что потребует некоторой реорганизации Вашего заводоуправления. Основные преимущества состоят в более быстром получении контрольной информации и других необходимых данных.

Заинтересованы ли вы в этом?

Копылов Н.С.

(16)

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

М.И.Иванову

От Е.Ф.Гузеева

Предмет: Внедрение оценки исполнения

16 июня

Пожалуйста, подготовьтесь к тому, чтобы на совещании директоров заводов НПО, которое состоится 11 июля, дать свои соображения по внедрению унифицированной системы оценки исполнения.

Е.Ф.Гузеев

(17)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору завода

От начальника транспортного отдела

15 июля

Я по Вашей просьбе занимался вопросом задержек в поставках, и по двум случаям выяснил, что одна произошла из-за задержек с оформлением документов в бухгалтерии, а другая - из-за некачественных инструкций по перевозке грузов, подготовленных отделом сбыта.

Могли бы мы найти время, чтобы согласовать процедуры, которые исключат такие задержки?

Машинистов В.Г.

(18)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору завода

От зам. директора по производству

15 июня

Вы просили меня рассмотреть возможность перехода 1 и 2 цехов на двухсменную работу по опыту 3-го цеха, чтобы увеличить производительность оборудования и снизить его простои.

Я разработал программу по переходу 1-го и 2-го цехов на 2-х сменый режим работы, но положение с рабочей силой на заводе сейчас напряженное, и мы сможем в ближайшее время ввести двухсменный режим лишь на некоторых участках.

В этой связи, пожалуйста, укажите, когда планируется начало реорганизации?

Золотов М.Ф.

(19)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору завода

От главного инженера

14 июня

Один из инженеров цеха выразил некоторые сомнения по поводу достаточности охраны нового оборудования в 1 цехе.

Я думаю, что он прав. Можем ли мы в ближайшее время обсудить вопрос обеспечения сохранности нового оборудования?

И.Г.Волков

(20)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору Воронежского завода,

Иванову М.И.

От начальника отдела снабжения

Зинченко В.П.

В соответствии с Вашим распоряжением, мы провели обширное изучение мировых источников поставок порошка «Спастекс».

Единственный источник, которым мы можем воспользоваться, - это Япония.

Цена нас устраивает, но японцы смогут представить свою продукцию только через несколько месяцев.

Каковы Ваши указания на этот счет?

Зинченко В.П.

(21)

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Кому: Всем подразделениям

От: финансового директора

Предмет: бюджетные сметы

1 июля

Все бюджетные сметы на предстоящий год должны быть готовы к совещанию директоров и начальников отделений, которое состоится 14 июля, в пятницу.

Темнов Г.П.

Резолюция:

Иванову М.И.

2 июня

Прошу незамедлительно принять все необходимые меры. Е.Гузеев.

(22)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кому: М.И.Иванову

От: Е.Ф.Гузеева

Предмет: Контроль продукции

27 июня

Связь между производством и сбытом представляется мне слабой, и она улучшится, если начальник ОТК Петров будет подчиняться непосредственно вам, а не через Золотова. Вы будете непосредственно контролировать этот вопрос, что будет способствовать соблюдению интересов как производства, так и сбыта.

Сообщите мне к 11 июля, какие действия вы предпримете по данному вопросу.

Е. Гузеев.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Вопросы для структурированного интервью при отборе руководителей

Для успеха в руководящих должностях важны следующие характеристики:

1. Гибкость/способность приспосабливаться к изменениям;

2. Навыки установления отношений с другими людьми;

3. Способность обучать других;

4. Навыки устной коммуникации;

5. Навыки делегирования ответственности;

6. Навыки вовлечения других;

7. Сознательность;

8. Ориентация на командную работу;

9. Готовность учиться;

10. Творческое мышление;

11. Навыки письменной коммуникации.