Задачи по обслуживанию собственности

 

К обязанностям менеджера относится обеспечение ухода за зелеными насаждениями на прилегающем к данной собственности участке; покраска квартир и здания, проверка состояния и обеспечение качественного функционирования всех необходимых служб во всех сданных под жилье квартирах, и все прочее в том же роде, вплоть до замены перегоревших лампочек в помещениях общего пользования. Все это - каждодневные мелочи, но они позволяют превратить данное здание в прекрасное место для проживания, если соблюдать все необходимые правила, и они же превращают его в непролазное болото, если ими пренебрегать. Из этих мелочей и состоит понятие обслуживания собственности.

Вы или ваш менеджер должны будете выполнять все работы, на необходимость которых будут указывать жильцы: чистить ковры, следить за уборкой мусора, а также разбираться со всеми подрядчиками, которых нужно будет привлекать для разных ремонтных работ. Кроме того, если вы сами выполняете роль менеджера, то вам придется находить и вести переговоры с теми людьми, которые будут оказывать эти необходимые услуги, включая сантехников и водопроводчиков, электромонтеров, маляров, плотников, а также компании, занимающиеся чисткой ковровых покрытий, уходом за зелеными насаждениями и т. д. Компании, занимающиеся управлением собственностью, обычно имеют соглашения с такими фирмами по обслуживанию или подрядчиками, которые оказывают им услуги по самой выгодной таксе в зависимости от объема выполняемых работ.

 

СБОР АРЕНДНЫХ ПЛАТЕЖЕЙ

 

Сбор арендных платежей может быть легким делом, но может быть и трудным, требующим проявления характера, - все зависит от того, какие у вас установятся отношения с вашими жильцами. В тех домах, которыми управляет моя компания, мы всегда придерживаемся в данных вопросах буквы закона и никогда не идем ни на какие поблажки в отношении тех жильцов, которые вовремя не вносят арендную плату. В этом бизнесе нельзя проявлять мягкотелость.

Вы будете постоянно выслушивать от жильцов различные истории о постигших их несчастьях, и хотя я сочувствую тем людям, которые их рассказывают, мне приходится проявлять сочувствие и к тем жильцам, которые молчат и вовремя вносят арендную плату. Компания по управлению собственностью сможет нормально работать только в том случае, если при сборе арендной платы я буду относиться ко всем одинаково. Когда вы сами управляете своей собственностью, очень легко пойти по пути снисхождения к тем, кто "попал в беду". Ни в коем случае не делайте этого! Наша политика должна заключаться в том, чтобы никогда не оставлять недоимок по квартплате, мы никогда не переносим сроки выплат и не принимаем чеки от того, кто больше чем один раз просрочил оплату. В этом случае мы принимаем уже только переводы наличными. Ни в коем случае не проявляйте снисходительности в случаях просроченных или неполных выплат. Учтите, что иногда это приводит к тому, что у жильцов вообще исчезает привычка платить вовремя, и вы уже ничего не сможете сделать. Один раз не проявите принципиальности - и ждите больших неприятностей.

Поймите, что каждый раз, когда вы делаете для кого-то исключение из общего правила, вы тем самым создаете прецедент на будущее. И если потом вам придется поднимать вопрос о выселении какого-либо жильца за неуплату арендной платы, ваши прежние проявления милосердия могут вам же повредить. Так что установите свою политику в этом вопросе в точном соответствии с буквой закона вашего штата и следуйте ей, невзирая на лица.

 

ВЫПЛАТЫ ПО СЧЕТАМ

 

Когда вы ведете бизнес, связанный с недвижимостью, сдаваемой в аренду, вам может показаться, что ваша главная работа - это бухгалтерский учет. Дело в том, что при этом требуется вести массу бухгалтерской документации. Менеджеры, которые работают с недвижимостью, отвечают не только за сбор арендной платы и внесение ее на банковский счет, но и за то, чтобы все счета были вовремя оплачены. Каждая графа расхода в вашем бюджете будет сопровождаться соответствующим счетом на оплату. Менеджеры по управлению собственностью, которых вы наймете, будут заботиться о своевременной выплате по всем ежемесячным счетам, так же как и по тем счетам, которые приходится оплачивать через более длительные промежутки времени. В конце каждого месяца ваш менеджер или вы должны составлять расчет ваших доходов и расходов и сравнивать полученный результат с вашим бюджетом. Делайте это ежемесячно, никогда не пропуская, и ваш бизнес будет идти без сучка без задоринки.

 

УПРАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТОМ

 

Наряду со сбором арендной платы и оплатой счетов работа менеджера по управлению недвижимостью заключается также в том, чтобы управлять бюджетом собственности. Это значит, что все расходы и все доходы от собственности должны быть внесены в гроссбух и сверены с бюджетом. Если доходы превышают бюджет - прекрасно, но если они ниже, вы должны постараться узнать, почему это так.

Существует много специальных компьютерных программ для управления недвижимостью, которые помогут вам управлять бюджетом. Большинство из них работают по следующей схеме: когда вы вводите в данную программу те или иные счета, вы помещаете их в вашу бюджетную таблицу, в которой каждый счет распределяется в соответствии с тем месяцем, когда он был сделан, и после того, как он введен, программа просто вычитает его из бюджета, предоставляя вам готовый баланс средств. Это имеет такой вид, как будто каждое изменение в бюджете представляет собой графу в чековой книжке. Таким путем вы можете держать под контролем каждый отдельный счет, а не только их общий результат относительно бюджета.

Но в мире нет ничего совершенного, и может случиться так, что вам придется выйти за пределы положенного расхода денег или вы вдруг спохватитесь, что в свое время посчитали неправильно, и денег, намеченных по бюджету, не хватает для эффективной работы. В любом случае имеется много компьютерных программ, которые помогут вам произвести анализ относительно того, насколько далеко вам придется выйти за намеченные рамки. Это называется анализом расхождений, и лично я прибегаю к этому методу каждый месяц. Анализ расхождений помогает вам увидеть, как можно выкрутиться, чтобы понесенный расход не вышел за рамки бюджета. Одновременно это хороший способ поучиться, как составлять бюджеты на будущее. С течением времени, по мере того как вы будете составлять один бюджет за другим, ваши бюджеты будут становиться все более точными, так что впоследствии вам не придется их корректировать.

 

ВЫСЕЛЕНИЕ ЖИЛЬЦОВ

 

Выселение жильцов - неотъемлемая часть нашего бизнеса, и поэтому не следует этого бояться, оно не должно производить на вас как владельца собственности травмирующего действия. Причины выселений могут быть самые разные, включая, в первую очередь, неуплату арендной платы. Например, моей компании приходилось выселять жильцов на самых разных основаниях, которые давали нам право так поступать. Не скажу, чтобы это мне очень уж нравилось. Мне по душе выселять разве что таких людей, как торговцы наркотиками. Когда же дело идет о нормальных людях, это всегда непросто с психологической точки зрения, однако я никогда не делаю попыток уклониться от этой неизбежной обязанности.

Еще раз хочу заметить, что компания по управлению собственностью, которая будет управлять вашей недвижимостью, сможет провести всю процедуру точно в соответствии с буквой закона. Если же вы сами выполняете эти функции, то, прежде чем взяться за дело, убедитесь в том, что точно знаете как ваши собственные права, так и права вашего съемщика. В этом случае вам сначала необходимо будет проконсультироваться с вашим поверенным.