Редактирование и рецензирование документов

Практическая работа № 6

Редактирование, рецензирование документов
с использованием средств Word

Отработка умений работать с текстовыми материалами и выполнять допечатную обработку текста, применяя методы обработки текста, в том числе используя средства редактирования, рецензирования, сравнение версий и объединение документов.

Содержание работы: использование режимов редактирования, рецензирования,
сравнение версий и объединение документов, настройка языка проверки орфографии.

Оглавление

1 Редактирование и рецензирование документов. 2

ЗАДАНИЕ 1: на примере текстового файла выполните рецензирование и редактирование текстового материала. 2

1.1 Работа в режиме исправления. 2

1.2 Настройка режима исправления. 2

1.3 Объем исправлений. 2

1.4 Отображение исправлений. 2

1.5 Включение режима исправления. 3

1.6 Область проверки. 3

1.7 Положение области проверки. 3

1.8 Принятие/отклонение внесенных изменений. 5

1.9 Принятие всех исправлений в документе. 6

1.10 Отклонение всех исправлений в документе. 6

1.11 Добавление примечаний. 6

1.12 Редактирование примечаний. 7

1.13 Удаление примечания. 7

2 Защита документа. 8

3 Сравнение и объединение двух версий документа. 8

ЗАДАНИЕ 2: на примере двух версий текстового файла выполните их сравнение и объединение. 8

3.1 Сравнение двух версий документа. 9

3.2 Объединение двух версий документа. 10

4 Настройка языка для проверки орфографии в Word. 10

ЗАДАНИЕ 3 в данном файле: 11

Редактирование и рецензирование документов

Работа с программой Word предполагает совместное использование документов. Написанный текст можно отправить редактору, а после его проверки просмотреть все замечания и комментарии непосредственно в файле. Используя режим правки, можно сократить время на обсуждение материала и указать автору на его неточности/ошибки.

Инструменты рецензирования позволяют вставлять комментарии. Создатель документа может принять все исправления либо отвергнуть их, оставшись при своем мнении.

В этом случае помогут средства рецензирования и редактирования текстового редактора, собранные на вкладке "Рецензирование".

При работе с правками используют два параметра:

· Примечания — позволяют оставлять редактору комментарии: если он видит повторяющуюся ошибку, то может выделить ее единожды и попросить исправить ее во всем документе. Здесь можно дать альтернативные варианты слов и фраз, попросить более подробного освещения аспекта или напротив — сокращения.

· Исправления — позволяют изменять статью с сохранением ее оригинала. Это необходимо для правки очевидных ошибок — стилистических или грамматических.

ЗАДАНИЕ 1: на примере текстового файла выполните рецензирование и редактирование текстового материала.

Работа в режиме исправления

Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Возможности Microsoft Word позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, чтобы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.

Настройка режима исправления

Чтобы ознакомиться с режимом исправления, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;

2. В группе «Отслеживание»/Запись исправлений откройте меню кнопки «Исправления»;

3. В открывшемся списке команд выберите «Параметры исправления»;

4. Ознакомьтесь с настройками «Параметры исправлений».

Объем исправлений

Чтобы определе­нный тип исправлений не учитывался, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления»;
3. В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов.

Отображение исправлений

Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать исправления» и перейдите к пункту «Выноски»;
3. В открывшемся списке выберите нужный пункт:

§ «Показывать исправления в выносках» — исправления отображаются в области примечаний за полями документа;

§ «Показывать все исправления в тексте» — все исправления отображаются непосредственно в тексте; так, если вы добавили ряд примечаний, будут видны только их номера и инициалы «Рецензентов», а сам текст примечания будет виден при наведении на него курсора;

§ «Показывать только примечания и форматирования в выносках» — исправления, такие как добавление или удаление знаков препинания, грамматических или орфографических ошибок будут отображены непосредственно в тексте, а примечания и изменение формата будут вынесены в область примечаний.

Область проверки

Область проверки показывает все исправления в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти исправления, позволяя автору документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки отображается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.

Положение области проверки

Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально (как удобнее). Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Область проверки»
3. В открывшемся меню выберите нужный способ расположения:

• «Вертикальная панель рецензирования» — располагается вертикально, в левой части окна документа;
• «Горизонтальная панель рецензирования» — располагается горизонтально, внизу окна документа.

Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».

Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование».
2. В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки».
3. В открывшемся меню выберите пункт:

§ «Измененный документ: показать исправления» — показывает измененный документ, где исправления соответственно выделены (в зависимости от настроек);

§ «Измененный документ» — аналогичен предыдущему режиму, но в данном случае внесенные изменения не выделены, то есть отображается обычный текст, без выделения цветом и подчеркиванием;

§ «Исходный документ: показать исправления» — показывает исходный документ и внесенные в него изменения, которые соответственно выделены, то есть, отображены все изменения в исходнике;

§ «Исходный документ» — показывает только исходный документ, все внесенные изменения скрыты. Например, если вы добавили несколько абзацев в исходном документе, но хотите просмотреть документ в начальном виде, вам достаточно включить отображение исходного документа, бегло перечитать его и затем внести недостающие исправления в измененный документ (опять перейдите к режиму отображения по умолчанию).

Добавление примечаний

Примечание — это текстовое пояснение, которое выносится за границы рабочей области документа, то есть на поля. Примечания часто называют комментариями к документу, а примечания разных рецензентов окрашиваются различным цветом, что позволяет их легко отличать друг от друга. Кроме того, примечания можно вывести на печать. Чтобы добавить примечание, сделайте следующее:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. Поместите курсор в месте, которое хотите отметить примечанием (прокомментировать). Если хотите задать примечание для слова или целого предложения, предварительно выделите их;
3. В группе «Примечания» нажмите кнопку «Создать примечание». При этом выделенный участок текста, к которому добавлено примечание, будет выделен (заливка красным цветом). Данное выделение красным снимается автоматически при удалении примечания;

1. В области примечания введите нужный текст (пояснение). Каждое новое примечание нумеруется, поэтому в заголовке примечания будет отображено следующее: «Примечание 1…текст», «Примечание 2», «Примечание 3» и так далее. По мере ввода текста поле ввода текста примечания автоматически расширяется.

Чтобы вернуться к работе с текстом документа, щелкните в любом месте рабочей области документа

 

Редактирование примечаний

Если возникает необходимость в корректировке текста примечания, например, примечание было определено неверно или недостаточно точно, сделайте следующее:

1 способ:

1. Откройте документ и перейдите к области примечаний;
2. Щелкните левой кнопкой мыши на выноске нужного примечания;
3. Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа.

2 способ:

1. Откройте документ и перейдите к области примечаний;
2. Подведите курсор к слову или области, выделенной примечанием;
3. Щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Изменить примечание»;
4. Внесите нужные исправления, а затем щелкните в рабочей области документа.

Удаление примечания

1 способ:

1. Откройте вкладку «Рецензирование»;
2. Выделите нужное примечание, щелкнув по его области;
3. В группе «Примечание» нажмите кнопку «Удалить».

2 способ:

1. Подведите курсор либо к области текста, помеченной примечанием, или к самой выноске данного примечания в области примечаний;

2. Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Удалить примечание».

Удалить примечание можно, если удалить участок текста, помеченный примечанием.

Защита документа

Для защиты документа от изменений служит панель "Защитить". После нажатия на кнопку "Защитить документ" у правого края окна появляется вертикальная панель "Ограничить форматирование".

Установите флажок "Ограничить набор разрешенных стилей" и в опциях "Настройки" укажите, какие элементы оформления можно будет форматировать при дальнейшей работе с документом.

 

 

Для ограничения редактирования необходимо установить флажок "Разрешить только указанный способ редактирования документа" и из выпадающего списка выбрать пункт "Запись исправлений". Этим мы разрешаем добавлять комментарии к документу, удалять, вставлять и перемещать текст. Если мы хотим другим пользователям разрешить только оставлять примечания, то надо выбрать пункт "Примечания".

Для включения защиты нажмите кнопку "Да, включить защиту".

Чтобы снять защиту, необходимо нажать кнопку "Защитить документ" и в появившемся списке снять флажок "Ограничить форматирование и редактирование".

Практическая работа № 6

Редактирование, рецензирование документов
с использованием средств Word

Отработка умений работать с текстовыми материалами и выполнять допечатную обработку текста, применяя методы обработки текста, в том числе используя средства редактирования, рецензирования, сравнение версий и объединение документов.

Содержание работы: использование режимов редактирования, рецензирования,
сравнение версий и объединение документов, настройка языка проверки орфографии.

Оглавление

1 Редактирование и рецензирование документов. 2

ЗАДАНИЕ 1: на примере текстового файла выполните рецензирование и редактирование текстового материала. 2

1.1 Работа в режиме исправления. 2

1.2 Настройка режима исправления. 2

1.3 Объем исправлений. 2

1.4 Отображение исправлений. 2

1.5 Включение режима исправления. 3

1.6 Область проверки. 3

1.7 Положение области проверки. 3

1.8 Принятие/отклонение внесенных изменений. 5

1.9 Принятие всех исправлений в документе. 6

1.10 Отклонение всех исправлений в документе. 6

1.11 Добавление примечаний. 6

1.12 Редактирование примечаний. 7

1.13 Удаление примечания. 7

2 Защита документа. 8

3 Сравнение и объединение двух версий документа. 8

ЗАДАНИЕ 2: на примере двух версий текстового файла выполните их сравнение и объединение. 8

3.1 Сравнение двух версий документа. 9

3.2 Объединение двух версий документа. 10

4 Настройка языка для проверки орфографии в Word. 10

ЗАДАНИЕ 3 в данном файле: 11

Редактирование и рецензирование документов

Работа с программой Word предполагает совместное использование документов. Написанный текст можно отправить редактору, а после его проверки просмотреть все замечания и комментарии непосредственно в файле. Используя режим правки, можно сократить время на обсуждение материала и указать автору на его неточности/ошибки.

Инструменты рецензирования позволяют вставлять комментарии. Создатель документа может принять все исправления либо отвергнуть их, оставшись при своем мнении.

В этом случае помогут средства рецензирования и редактирования текстового редактора, собранные на вкладке "Рецензирование".

При работе с правками используют два параметра:

· Примечания — позволяют оставлять редактору комментарии: если он видит повторяющуюся ошибку, то может выделить ее единожды и попросить исправить ее во всем документе. Здесь можно дать альтернативные варианты слов и фраз, попросить более подробного освещения аспекта или напротив — сокращения.

· Исправления — позволяют изменять статью с сохранением ее оригинала. Это необходимо для правки очевидных ошибок — стилистических или грамматических.

ЗАДАНИЕ 1: на примере текстового файла выполните рецензирование и редактирование текстового материала.

Работа в режиме исправления

Режим исправления служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Возможности Microsoft Word позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, чтобы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные исправления. Пользователь может принять или отклонить просматриваемые им исправления.