ТОП 10:

Звітність у системі контролю



 

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних, звіт повинен включати п’ять основних пунктів:

1. Кошторисну вартість;

2. Фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;

3. Прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;

4. Відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;

5. Причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих [14].

Форми звітності можна готувати заздалегідь, використання готових форм дає можливість оперативно готувати інформацію про хід виконання реалізації проекту. Крім того, форми мають бути компактними, розбірливими, доступними. Члени команди повинні витрачати якомога менше часу на заповнення звітів. Компактність форми представлення інформації скорочує обсяг даних, що реєструються, дозволяє включати важливу інформацію в бланки систематичних звітів, які направляються на технічні перевірки, та які набувають характеру ключових документів. Як правило, така форма звітів обробляється в автоматизованих системах, але можливе її використання і при ручному оформленні звітної документації.

Для керівників проектів при передачі інформації велике значення має її селективність і складання проміжних звітів, тобто отримання найбільш необхідної і оперативної інформації. Звіти, що відображають особливі випадки, призначені для ідентифікації і виділення найбільш важливої і критичної інформації, характерної для даної ситуації і передачі її зацікавленій особі в мінімальний проміжок часу, для прийняття відповідних рішень і наступних дій. Інформація про стан робіт подається у вигляді контрольного звіту про хід виконання робіт.

З метою забезпечення ефективності управління і можливості попереджувати певні збої і зриви до того, як вони виникнуть, звіти, що складаються повинні включати прогнозування і визначення існуючих тенденцій (трендів). Це можливо здійснювати за допомогою сіткових моделей, ресурсних гістограм, діаграм тощо.

Звичайно, що при підготовці звітності важливу роль відіграє аналіз інформації, що надходить. Наприклад, інформацію з бухгалтерських рахунків використовують з метою підготовки внутрішньої звітності для щоденного планування, моніторингу, контролю і стратегічного планування, а також зовнішньої звітності для власників та інших зовнішніх організацій. Звіти за даними бухгалтерського обліку є основним засобом контролю вартості проекту. Для різних користувачів, які беруть участь в реалізації проекту, їх готують за різним ступенем деталізації та за різними статтями. Зовнішні звіти мають спеціальну форму і передбачають специфічну процедуру обчислення, їх підготовка пов’язана з прийнятою системою бухгалтерського обліку.

Для організації відповідної системи звітування потрібно додержуватися таких принципів:

1. Система звітування має бути побудована таким чином, аби подавати менеджеру кожного рівня інформацію, релевантну його функціям і відповідальності, — не більше і не менше.

При підготовці звітів слід давати більш детальну додаткову інформацію та аналіз по тих показниках, де є відхилення від плану.

2. Систему інформування і звітування треба будувати у розрізі WBS i OBS. Більш докладна інформація надається по відхиленнях для того, щоб сконцентрувати увагу і зусилля на проблемах, які справляють значний вплив на витрати й час виконання проекту.

3. Система інформування і звітування має ґрунтуватися на чіт­кій системі кодування у розрізі WBS, OBS, CBS. Це дає змогу у подальшому комбінувати і консолідувати необхідні показники (у розрізі робіт або підрозділів).

4. Основним елементом системи інформування і звітування під час здійснення контролю має бути звіт про витрати. Він має форму, наведену у табл. 8.1.

5. Потрібно побудувати систему звітів. Завдяки цьому керівництво компанії одержує консолідовані звіти по всіх проектах, що виконуються, замовники і партнери — звіти по відповідних проектах, менеджер групи креслень — по всіх проектах, у яких задіяно цю групу, і т. ін.

6. Система звітування має бути пристосованою до відстежування і виявлення джерела негативних відхилень.

Друга проблема — контроль за змінами у проекті. Зміни в обсягах проекту — чи не одна з найголовніших причин зростання вартості проекту і збільшення часу його виконання. Дуже часто ці зміни підвищують витрати на 50 % і більше. Тому однією з найважливіших і, на жаль, не дуже приємних функцій менеджера проекту є контроль за змінами у проекті.

Ці зміни впливають на виконання проекту таким чином:

· підвищують затрати;

· спричиняються до затримки виконання проекту;

· знижують продуктивність праці виконавців робіт;

· погіршують стосунки між членами команди.

Може бути зруйнована система контролю, якщо планові показ­ники не будуть скориговані з урахуванням змін.

Зміни можуть виникати на будь-якій стадії виконання проекту і мати такий зміст і наслідки:

1. Зміни у конструкції або обсягу проекту на стадії розроблення. Це природно, але дуже часто вони приймаються без належної оцінки наслідків у розрізі часу і вартості. Після затвердження конструкції ці зміни виявляються надто дорогими.

2. Пізні зміни у конструкції. Це зміни, які коштують найбільш дорого. Вони виникають як наслідок помилок на стадії розробки конструкції або намагань замовника відповідно до вимог часу використати новітні досягнення у технології, що призведе до збільшення обсягу робіт.

3. Зміни на вимогу безпеки або законодавства. Їх керівники проекту зобов’язані робити.

4. Зміни для підвищення прибутковості та фінансової віддачі від проекту (результати їх досить проблематичні). Питання про доцільність цих змін вирішується вищим керівництвом компанії відповідно до її політики. Дуже важко точно обчислити вартість змін і майбутні грошові потоки, NPV та IRR.

5. Зміни — це значна сфера конфліктів, особливо всередині компанії. Менеджери з виробництва прагнуть внести свої зміни, інколи доцільні, інколи надмірні; конструктори — свої (наприклад, у розмірах устаткування). Зусилля менеджера проекту спрямовані на усунення недоцільних змін і встановлення чіткої межі між «повинно» і «бажано», запровадження тільки тих змін, які необхідні для виконання визначених обсягів і вимог безпеки.

Для контролю за змінами і послаблення конфліктів усередині та між компаніями потрібно домагатися того, щоб:

1) вище керівництво підтримувало менеджерів проекту у забороні бажаних, але необов’язкових змін;

2) менеджери проекту чітко визначали початкову конструкцію та обсяги робіт за проектом;

3) на певній стадії проекту припинялися будь-які зміни, тобто «заморожувався» проект. Що раніше це відбудеться, то меншими будуть витрати і часові наслідки внесення змін;

4) була запроваджена система контролю за змінами.

Система контролю за змінами вирішує такі завдання:

· визначає зміни відносно початкового обсягу;

· прогнозує витрати, час і вплив цих змін на інші роботи;

· фіксує інформацію щодо їх запровадження;

· інформує про них вище керівництво;

· запроваджує систему вирішення суперечностей з мінімальними конфліктами.

Систему контролю за змінами інколи називають «прогнозуванням трендів», «контролем відхилень», «контролем за формами». Дуже важливо запровадити її якомога раніше. За цією системою готуються тижневі або місячні огляди на стадіях конструювання і постачань. Контроль здійснюється за допомогою оперативного звітування щодо змін та обговорювання їх необхідності і наслідків (стосовно затрат і часу) у колі провідних спеціалістів.

Для створення системи контролю за змінами треба зробити такі кроки:

1. Встановити початковий обсяг, специфікацію, параметри, визначити графік виконання проекту.

2. Визначати зміни стосовно до початкових показників, пові-
домляти про них тих, кого це стосується, й оцінювати їхні наслідки.

3. Аналізувати, приймати або відхиляти ці зміни.

4. Запроваджувати ці зміни.

Здійснювати систему контролю допомагає стандартизований документ — вимога щодо зміни(рис. 8.4). У цьому документі:

· визначається зміна, описуються і вказуються витрати, елементи роботи, яких це стосується;

· вказуються причини змін;

· наводиться прізвище ініціатора зміни, ставиться його підпис;

· розкриваються приблизні наслідки і вказуються сегменти, на які вплинуть ці зміни;

· дається оцінка впливу означеної зміни на календарний план виконання проекту і на витрати;

· наводиться класифікація причин змін з метою післяпроектного аналізу (наприклад, вимога клієнта, пізні зміни до конструкції, помилки у конструкції, підвищення прибутковості тощо).

Останнє, на чому треба загострити увагу, — обов’язкова інтеграція системи контролю за змінами із системою контролю та інформування.

 

ПРОПОЗИЦІЯ ПРО ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО ПРОЕКТУ
Автор пропозиції Пропозиція №
Частина проекту (елементу проекту) яка підлягає змінам
Креслення № Специфікація № Частина № Позначення
Обґрунтування змін Опис змін
Код і характеристика змін, наприклад:
взаємозамінність Усі
Ціна Терміни поставки
Продуктивність Інше
Документація до змін Технологічне обладнання до змін
Показники, які підлягають змінам, наприклад — технічні вимоги;
  — терміни і витрати;
  — інші
Клас змін Пріоритети змін
Думка зацікавлених учасників проекту
Запланований термін введення / Зміни дійсні з …
Зміни запропоновані (Підпис / Дата)
Оцінка (Підпис / Дата)
Рішення про прийняття змін (Підпис / Дата)
           

Рис. 8.3. Уніфікований формуляр «Пропозиція
про внесення змін до проекту»

 

З метою ефективного управління та контролю за ходом реалізації проекту звіти повинні мати певну періодичність. Звичайно, вона залежить від тривалості проекту, ризику, рівня звітування. Крім того звіти потрібно обговорювати на зборах, зібраннях, нарадах, у неформальній обстановці, але це обговорення повинне вирішувати проблеми, що виникають, давати поштовх для прийняття відповідних рішень щодо розробки можливих шляхів і дій для усунення відхилень, які негативно можуть вплинути на хід виконання проекту та результати проекту в цілому.

 

 

Висновки

 

Контроль — це процес в якому керівник проекту встановлює чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він є засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають:

визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими;

порівняння показників очікуваного і фактичного виконання планів;

аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;

перевірка припущень;

перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу.

Існують три основні види контролю:

1 - попередній,

2 - поточний,

3 – заключний.

Звітність у системі контролю може складатися за різними формами від безпосередньо особистих контактів і телефонних переговорів, оперативної звітності та представлень вартісних показників у вигляді таблиць, графіків у вигляді гістограм до складання графіків руху витрат, представлень у системі контролю виконання контрактів на поставки, статистичного контролю якості тощо. Але незалежно від форми представлення звітних даних звіт повинен включати п’ять основних пунктів:

кошторисну вартість;

фактичні результати, що характеризують процес виконання робіт проекту;

прогнозні результати, що характеризують очікуваний стан проекту на майбутнє;

відхилення, які показують наскільки прогнозні і фактичні результати відрізняються від запланованих чи розрахункових;

причини, що пояснюють існуючі відхилення від запланованих.

Існує два методи аналізу виконання проекту: метод порівняння з плановими показниками та визначення відхилень та метод скоригованого бюджету.

 

Питання для обговорення

1. Що таке контроль за виконанням проекту? З якою метою він проводиться?

2. Що є предметом та об’єктами контролю?

3. Які етапи включає в себе процес проведення контролю?

4. Які основні види контролю Ви знаєте? Коли вони проводяться?

5. Які основні завдання бюджетного контролю?

6. Які показники використовують для контролю виконання бюджету?

7. Як проводиться контроль виконання календарних планів?

8. Як та для чого складається звітність у системі контролю проектів?

9. Які вимоги ставляться до підготовки звітів та що є джерелами інформації?

10. Які методи та показники використовують для аналізу реалізації та виконання проекту?

 

Практичні завдання

 

Ситуація 1. Ви — менеджер проекту по розробці нової марки автомобіля, яку планують випускати в Україні. Іноземні інвестори вимагають розробити програму заходів для контролю за ходом виконання проекту. Розробіть самостійно рекомендації щодо контролю за змінами в реалізації проекту.

 

Ситуація 2. Ви як один із учасників проекту бачите потребу технологічних змін у проекті, причиною даних змін є виникнення досконалішого програмного забезпечення, яке б значно полегшило реалізацію проекту та відповідно зекономило кошти. Складіть пропозицію про внесення змін до проекту, яка містила б наступні дані:

автор пропозиції;

опис змін;

обґрунтування змін;

ціна;

вплив на продуктивність, термін реалізації, економію коштів тощо;

показники, які підлягають змінам;

думка зацікавлених учасників проекту;

рішення про прийняття змін;

підпис.

 

Задача 1.

Ви — проект-менеджер, однією із ваших функцій є контроль за змінами у проекті, зокрема, за витратами на виробничу собівартість одиниці продукції, що випускається. Заповніть дані таблиці для вищого керівництва із всією відповідальністю відповідального та уважного менеджера проекту.

Статтівитрат Сума витрат на калькуляційну одиницю, грн. Структура витрат, % Відхилення

минулий період звітний період минулий період звітний період +,- % пунктів струк-тури

1 2 3 4 5 6 7 8

Сировина та матеріали 0,20 0,25

Паливо й енергія на технологічні цілі 0,10 0,10

Основна заробітна плата робітників 0,13 0,15

Додаткова заробітна плата 0,07 0,07

Відрахування на соціальні заходи 0,08 0,08

Витрати на утримання та експлуатацію устаткування 0,20 0,18

Загальновиробничі витрати 0,05 0,04

Втрати від браку 0,02 0,02

Інші виробничі витрати 0,03 0,02

Виробнича собівартість 0,88 0,91 100,00 100,00 0

 

Задача 2.

Проаналізуйте операційні витрати на реалізацію проекту, визначте можливі причини змін та вкажіть шляхи скорочення витрат на проект.

Елементопераційнихвитрат Періоди Відхилення

Звітний період Попередній період Пунктівструктури

Сума, тис. грн. Питома вага, % Сума, тис. грн. Питома вага, %

Матеріальні витрати 80779,5 54810

Витрати на оплату праці 7488,7 4804,5

Відрахування на соціальні заходи 2657,5 1579,3

Амортизація 3002,5 1744,1

Інші операційні витрати 3694,4 4580,3

Разом 97622,6 100,00 67518,2 100,00 0,00

 

Тести для самоперевірки

 

1. Контроль проектної діяльності – це:

а) процес, у якому керівник проекту встановлює, чи досягнуто поставлених цілей, виявляє причини дестабілізації процесу виконання роботи і обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання завдань раніше, ніж буде нанесений збиток;

б) процес, у якому керівник проекту встановлює обмеження, слідкує за дотриманням дисципліни, що виключає можливість самостійних дій, з метою досягнення поставлених цілей у встановлені строки, уникнення дестабілізації процесу виконання завдань та координування наявних відхилень.

Відповідь: а); б).

 

2. Визначення проект-менеджером правильності прийнятих рішень, здійснення проекту за часом, вартістю, ресурсами, вирішення необхідності внесення змін до плану реалізації проекту є:

а) метою та призначенням контролю;

б) завданням контролю;

в) змістом функції контролю в управлінському проекті.

Відповідь: а); б); в).

 

3. Яка із перелічених процедур не є завданням контролю проектної діяльності:

а) оцінка відхилень за певними критеріями;

б) моніторинг (спостереження за реалізацією проекту);

в) виявлення відхилень від цілей реалізації проекту за допомогою критеріїв, які фіксують у календарних планах;

г) прогнозування наслідків зміни ситуації;

д) обґрунтування необхідності змін.

Відповідь: а); б); в); г); д).

 

4. Який вид контролю здійснюється безпосередньо під час реалізації проекту з метою оперативного регулювання:

а) попередній;

б) поточний;

в) заключний.

Відповідь: а); б); в).

 

5. Контроль за проектною діяльністю передбачає:

а) максимальну увагу приділяти витратним показникам проекту;

б) максимально вивчати показники, що характеризують взаємовідносини учасників проекту;

в) аналіз статистичних параметрів виконуваних процесів;

г) вірні відповіді б) та в).

Відповідь: а); б); в); г).

 

6. Залежно від необхідної точності розрізняють такі технології оцінки виконання проекту:

а) контроль у момент завершення робіт;

б) контроль у момент готовності робіт на 50%;

в) контроль у заздалегідь визначених точках проекту;

г) регулярний оперативний контроль;

д) всі відповіді вірні.

Відповідь: а); б); в); г); д).

 

7. Коефіцієнт по витратах (Кв) розраховується за формулою:

Відповідь: а); б); в).

 

8. Звіт не повинен включати такий пункт як:

а) кошторисну вартість;

б) фактичні результати;

в) прогнозні результати;

г) визначення беззбитковості проекту;

д) причини відхилень.

Відповідь: а); б); в); г); д).

 

9. Виконання або невиконання яких-небудь контрольних етапів називаються:

а) якісним прогресом;

б) кількісним прогресом;

в) фінансовим прогресом;

г) календарним прогресом (регресом).

Відповідь: а); б); в); г).

 

10. Технології поточного контролю включають:

а) контроль на момент закінчення робіт;

б) контроль в момент 50 % готовності робіт;

в) контроль в момент заздалегідь у встановлених певних точках проекту;

г) регулярний оперативний контроль;

д) всі відповіді вірні.

Відповідь: а); б); в); г); д).







Последнее изменение этой страницы: 2017-02-19; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.230.1.126 (0.023 с.)