ТОП 10:

Завдання контролю за виконанням проекту



 

Сутність процесу контролю проекту

 

Контроль (від англ. Control - управління, керівництво, перевірка, регулювання) - спостереження з метою перевірки.

Метою процесу контролю проекту, а точніше процесу, відстеження ходу проекту та контроль за ним (анг Project Monitoring and Control) є надання інформації, необхідної для розуміння ходу проекту для того, щоб керівництво виконало керуючі дії в ситуаціях, коли хід проекту істотно відрізняється від запланованого .

Процес контролю тісно пов'язаний з виміром, аналізом виконання робіт за проектом, зміною та оптимізацією плану проекту.

Регулярне вимірювання параметрів проекту та ідентифікація виникаючих відхилень називається контролем виконання проекту.

Основоположним поняттям в даному процесі є план проекту.

Хід проекту контролюється таким способом:

1) Порівняння фактичних показників (обсяг виконаних робіт, витрачених зусиль коштів) з плановими;

2) Прийняття і виконання рішення щодо входження в план або його зміна;

3) Виконання дій, що коректують план;

4) Планування процесу контролю коригувальних дій;

5) Забезпечення процесу контролю відповідними засобами (ресурсами);

6) Призначення персональної відповідальності та видача повноважень;

7) Виконання процесу ходу коригування;

8) Обговорення результатів процесу з вашим керівництвом.

 

Система контролю виконання проекту — це логічна структура формальних та неформальних процедур, що передбачена для аналізу та оцінки ходу виконання проекту та оцінки ефективності управління ресурсами, витратами, зобов’язаннями протягом всього терміну його реалізації (періодичний моніторинг поточної діяльності, порівняння обсягів та витрат з плановими стандартами проекту, виявлення відхилень з метою усунення додаткових витрат).

Це також процес, в якому керівник проекту встановлює ‑ чи досягаються поставлені цілі, виявляє причини, які дестабілізують хід роботи й обґрунтовує прийняття управлінських рішень, що коригують виконання робіт по проекту, перш ніж будуть завдані збитки проекту. Основними задачами контролю є перевірка фактичних даних, зіставлення їх із плановими і виявлення відхилень.

Предметом контролю є факти і події, перевірка виконання конкретних рішень, з'ясування причин відхилення, оцінка ситуації, прогнозування наслідків. Контроль передбачає постійне спостереження за просуванням проекту.

Елементи проекту що є об'єктами контролю — це час, вартість, якість, зміни виникаючі в ході реалізації проекту; підготовка, отримання, розподіл і схвалення документів проекту, стан справ з фінансуванням, експлуатаційні характеристики проекту, відповідність положенням контракту тощо.

Роль контролю як функції управління полягає в тому, що він являється засобом здійснення зворотного зв’язку в системі управління. Головний його сенс полягає у створенні гарантій виконання планових рішень.

До процесів контролю включають:

визначення результатів діяльності на основі співставлення результатів здійснення рішень із запланованими;

порівняння показників очікуваного й фактичного виконання планів;

аналіз ймовірних відхилень від запланованих показників;

перевірка припущень;

перевірка методичної та змістової узгодженості планового процесу, проведення необхідних робіт для виправлення ситуації.

 

Цілісна модель планування і контролю проекту(рис. 8.1.)

Ця модель містить такі елементи:

1. Визначення проекту: створення WBS.

2. Систему оцінки WBS.

3. Планування:

― організації;

― систем;

― кодування;

― CTR-каталог;

― календарні, ресурсні та витратні плани.

4. Виконання і контроль: збір інформації (даних); аналіз; оцінка; звітування; прийняття рішень і виконання.

5. Систему контролю за змінами.

Рис. 8.1. Модель планування і контролю проектів

1. Визначення проекту дає змогу розглянути, що являє собою проект, що потрібно зробити, аби досягти його мети. Воно містить такі складові:

1. Цілі проекту.

2. Стратегія виконання проекту.

3. Обсяг робіт.

4. WBS та її кодування.

5. Специфікації.

6. Приблизний календарний план (початок, кінець, найважливіші контрольні етапи, точки).

7. Орієнтовний бюджет.

2. Оцінка WBS. Вона містить оцінку вхідної інформації, необхідної для подальшого планування календарних строків, ресурсів і затрат.

3. Планування проекту. Передбачає створення: 1) OBS, СBS; 2) системи кодування проекту; 3) CTR-каталогу.

Ці роботи можна виконувати під час оцінки, до або протягом складання планів і підписання контрактів.

4. Контроль. У міру здійснення проекту накопичується інформація та аналізується хід його виконання, на підставі чого готуються звіти. Це робиться, аби вжити відповідних заходів у разі відхилень або виникнення проблем. Ефективний контроль також потребує порівняння фактичних даних із оцінними та плановими. При цьому дуже важливо оцінки давати у тій самій структуризації, на підставі WBS, що і плани та їх контроль.

5. Система контролю за змінами. Як зазначалося, жоден проект не виконується без змін, тому треба передбачити систему контролю за змінами, яка б виконувала такі функції:

1) передування процесу прийняття рішень на підставі вагомих критеріїв процесу виникнення або впровадження змін;

2) моніторинг і звітування щодо головних наслідків змін.

Система контролю за змінами поширюється на всі елементи плану і структурована відповідно до OBS, CBS та їх кодування.

Обов'язковими вимогами до системи контролю є:

точність;

своєчасність;

повнота інформації;

забезпечення єдності інформації для всіх учасників проекту.

Як вже зазначалось в темі 4, існують три основні види контролю:

Ø попередній,

Ø поточний,

Ø заключний.

Попередній контроль здійснюється до фактичного початку виконання робіт і направлений на дотримання певних правил і процедур, як правило він торкається ресурсного забезпечення робіт.

Поточний контроль здійснюється при реалізації проекту, він включає контроль часу, досягнення проміжних цілей проекту, виконання заданих обсягів робіт, контроль бюджету, контроль ресурсів, контроль якості. Основна мета — оперативне регулювання ходу реалізації проекту. Такий підхід базується на порівнянні досягнутих результатів з встановленими в проекті вартісними, часовими, ресурсними характеристиками. У залежності від необхідної точності розрізнюють такі технології поточного контролю:

контроль на момент закінчення робіт;

контроль в момент 50 % готовності робіт;

контроль в заздалегідь встановлених певних точках проекту;

регулярний оперативний контроль;

експертна оцінка ступеню виконання робіт і готовності проекту.

Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту з метою інтегральної оцінки реалізації проекту. Основним призначенням його є узагальнення отриманого досвіду для подальшої розробки й реалізації проектів-аналогів і з метою вдосконалення процедур управління.

Основними принципами управління в процесі контролю є:

наявність плану контролю;

визначення базової траєкторії, нормативів, стандартів для порівняння з ними поточних значень, що контролюються ;

постійне спостереження за ходом робіт і зіставлення поточного стану проекту з базовою траєкторією і стандартами;

оцінка розходження планових показників з їх поточними значеннями;

раннє виявлення проблем, що виникають.

вживання заходів для розв'язання проблем, що виникають.

Необхідно зазначити також, що запорукою успішного контролю є ефективне планування. Плани, що часто змінюються важко контролювати. Не менш важливим є критерій ефективного звітування, а саме складання звітів за структурою і змістом планів, їх зрозумілість. Крім того, контроль можна розглядати із іншої позиції – впливу на мотивацію працівників. Адже відомо, що без ефективної системи контролю виконання, робота зайнятих у ньому людей уповільнюється, стає неефективною. А чітке визначення цілей, контроль їх реалізації дає можливість досягнення запланованих результатів, крім того, і досягнення особистих цілей у межах загального плану проекту.

Загальні принципи контролю

 

Процес контролю повинен плануватися за всіма основними напрямками:

- План контролю обсягів робіт;

- План контролю ресурсів проекту;

- План контролю часу виконання проекту;

- План фінансових засобів;

- План контролю якості робіт;

- План контролю матеріально-технічних ресурсів (сировини, матеріалів);

- Строки виконання робіт, окремих етапів, кінцевого терміну, вартості.

Плани проведення контролю повинні містити:

- Мета проведення контролю;

- Перелік об'єктів контролю;

- Стадії контролю;

- Нормативи (стандарти, норми, вимоги), з якими повинні зіставлятися поточні показники.

У плані повинні бути передбачені:

- Методи контролю;

- Відповідальні особи;

- Форми звітності;

- Засіб контролю;

- Прийняті екстрені заходи (що, кому, коли).

 







Последнее изменение этой страницы: 2017-02-19; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.228.10.64 (0.01 с.)