Підрахунок фактичної наявності готівкових коштів, цінних паперів, бланків суворої звітності та інших цінностей у касі підприємства

Він полягає в простому перерахунку готівкових грошей, цінних паперів тощо, які є в касі підприємства на момент перевірки. Виконується ця процедура в першу чергу, а для більшого ефекту працівники каси не повинні знати часу її проведення. Якщо на підприємстві є кілька кас, члени комісії знають, що перед початком інвентаризації вони повинні опечатати всі касові приміщення, крім того, що перевіряється. Це робиться, щоб виключити випадки покриття нестачі грошей в одного касира за рахунок іншого (інших) та не дати можливості решті касирів заздалегідь підготуватися до перевірки.

Перед підрахунком грошей касир у присутності комісії заповнює касову книгу, виводить у ній розрахунковий залишок і складає касовий звіт за останній день роботи каси (з початку робочого дня і до моменту приходу членів комісії). Звіт підписують підзвітний касир і головний (старший) бухгалтер підприємства. Після цього касир складає розписку, в якій зазначає, що всі прибуткові і витратні документи включені до звіту і на момент інвентаризації неврахованих грошей, цінних паперів, бланків суворого обліку та інших цінностей у касі немає.

Якщо на момент перевірки в касі є цінності інших юридичних або фізичних осіб, касир зобов'язаний зафіксувати це в розписці, із зазначенням необхідних реквізитів цих осіб (назва юридичної особи, прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, адреса тощо), кількості та вартості конкретних цінностей, які за ними рахуються. Якщо касир має власні гроші або інші цінності (із вищенаведеного переліку), які на момент перевірки є в приміщенні каси, їх кількість та сума також зазначаються у розписці.

2. Перевірка повноти й своєчасності прибуткування готівкових коштів, що надходять у касу підприємства

Тут увагу перевіряльників має привернути те, для яких цілей отримується готівка (це обов'язково має бути зафіксовано в чеку на отримання грошей), наявність на корінцях чеків підписів осіб, які мають право підпису таких документів, дати отримання готівки та інших реквізитів. Дата, зазначена на корінці грошового чека, має відповідати даті виписки банку, даті, яку касир проставляє на прибутковому касовому ордері, що засвідчує факт прибуткування отриманої в банку суми готівки у касу підприємства, й даті відповідної сторінки касової книги.

Якщо підприємство здійснює реалізацію товарів за готівку, яка вноситься через власну касу підприємства, комісія перевіряє своєчасність і повноту оформлення прибуткових касових ордерів, наявність на таких ордерах дозвільного підпису головного бухгалтера. Також слід звернути увагу на наявність відбитку круглої печатки підприємства на обох частинах прибуткового касового ордера. Печатка ставиться так, щоби при складанні двох частин прибуткового ордера виявлявся повний малюнок печатки.

При направленні готівки в інші каси підприємства (якщо такі є) перевіряється наявність договорів на повну матеріальну відповідальність із касирами, які отримують готівку для подальшої її видачі, та письмового розпорядження керівника підприємства на передання відповідної суми коштів на конкретні цілі (наприклад, на видачу заробітної плати в цехах, дільницях підприємства тощо).

Оприбуткуванням готівки в касу підприємства вважається здійснення ним обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням цієї операції прибутковим касовим ордером та відображенням у касовій книзі.

У зв'язку з цим для підприємств - отримувачів коштів не є готівковою операцією внесення фізичною особою грошових сум у готівковій формі на внутрішні банківські рахунки для подальшого перерахування цих коштів установою банку на поточні рахунки такого підприємства (для фізичної особи така операція є готівковою).

При проведенні розрахунків готівкою підприємств сфери торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (далі - РРО) або використанням розрахункових книг (далі - РК) оприбуткуванням є здійснення підприємствами обліку готівки через РРО або РК зі складанням звітів у Книзі обліку розрахункових операцій та оформлення готівки прибутковим касовим ордером і відповідним записом у касовій книзі в день надходження коштів. Зазначений порядок поширюється на відокремлені підрозділи таких підприємств, які самостійно здають виручку до банків або інкасують її через інкасаторів. Ці підрозділи повинні оприбутковувати торгову виручку у свої каси в установленому порядку та вести касову книгу.

При роботі вищезазначених підприємств та їх підрозділів у вечірні години, святкові та вихідні дні одержана ними в ці години (дні) торгова виручка вважається оприбуткованою в їх каси, якщо вона проведена через РРО та РК у день її фактичного надходження та не пізніше наступного робочого дня здана до каси такого підприємства з оформленням прибуткового касового ордера та відповідним записом у касовій книзі підприємства.

3. Дослідження правильності списання готівки й своєчасності здавання її до установи банку (банків), в якому (яких) підприємство має рахунки

Перш за все, нагадуємо, що згідно з пунктами 4.4 та 4.5 Інструкції про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженої постановою Правління Національного банку від 19.02.2001 р. №69, ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства (незалежно від того, має воно самостійний баланс чи ні) установлюють комерційні банки за місцем відкриття рахунка, з урахуванням режиму й специфіки роботи підприємства, й повідомляють його про це в письмовій формі.

Усю готівку понад установлені ліміти залишку готівки в касі підприємства зобов'язані здавати у порядку і строки, встановлені установою банку для зарахування на їх рахунки. У разі якщо ліміт залишку готівки в касі підприємства взагалі не встановлено, вся наявна в його касі на кінець дня готівка має бути здана до банку (незалежно від причин відсутності ліміту каси).

Пунктом 2.9 Положення №72 дозволено залишати в касі суму готівки в розмірі одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян. Однак цим же Положенням скасовано 5-відсотковий обсяг розмінної монети в касі. З іншого боку, торгові підприємства, які не видали громадянам здачі через відсутність або недостатню кількість розмінної монети на цих підприємствах протягом робочого дня, є порушниками касової дисципліни. За це до них можуть застосовуватися штрафні санкції, передбачені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

У разі якщо одержана в банку готівка використовується для виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів (доходу), підприємства мають право зберігати її протягом трьох робочих днів понад установлений ліміт, включаючи день отримання готівки в установах банку. А віддалені підприємства залізничного транспорту та підприємства морських портів можуть зберігати отриману в банку готівку протягом п'яти робочих днів, включаючи день отримання готівки до каси підприємства.

Готівку, отриману в банку на інші потреби, ніж перелічені вище, підприємство має видавати своїм працівникам у день її отримання в установі банку.

Підприємства мають право зберігати в касі готівку для виплат, пов'язаних з оплатою праці, що здійснюються за рахунок виручки, понад установлений йому ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, що зазначена в переданих до каси платіжних відомостях. Але за наявності податкового боргу виплати, пов'язані з оплатою праці (окрім виплат на екстрені (невідкладні) потреби), за рахунок отриманої виручки не допускаються. До екстрених (невідкладних) потреб належать соціальні виплати громадянам на поховання, допомога при народженні дитини, допомога одиноким та багатодітним матерям, допомога на лікування у разі хвороби, компенсація особам, які потерпіли внаслідок Чорнобильської катастрофи.

Комісія під час інвентаризації повинна перевірити, чи дотримуються касири встановленого банком ліміту. Поряд із цим комісія перевіряє відповідність використання грошових коштів цілям, які були зафіксовані в чеку на отримання готівки, та відповідність таких витрат чинному законодавству України. Перевищення ліміту каси та недотримання порядку використання готівки є грубим порушенням касової дисципліни, тягне за собою штрафні санкції і не може замовчуватися під час інвентаризації, а особи, які допускають такі порушення, заносяться до акта інвентаризації із подальшими пропозиціями щодо міри покарання.

Готівку під звіт з каси підприємств видають за умови повного звітування конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі й для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини, крім металобрухту), то підзвітна особа, незалежно від строку відрядження, протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про кошти, витрачені безпосередньо на відрядження.

Якщо працівник підприємства витратив на господарські потреби підприємства чи на відрядження власні кошти, то звіт про їх використання він здає до бухгалтерії у такому ж порядку.

При перевірці авансових звітів про використання одержаної під звіт готівки для вирішення господарських питань комісія приділяє особливу увагу дотриманню встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси підприємства залишків невикористаної готівки (одночасно з авансовим звітом), наявності оригіналів підтвердних документів, їх погашенню, цільовому витрачанню підзвітних сум тощо.

При цьому враховується те, що подання авансових звітів про використання підзвітних сум із порушенням установлених термінів може дозволятися лише у зв'язку із тимчасовою втратою підзвітною особою працездатності або іншими важливими обставинами, за умови їх документального підтвердження.

Сума платежу готівкою одного підприємства в розрахунках з іншим підприємством (індивідуальним підприємцем) не може перевищувати 3 тис. грн протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Водночас кількість підприємств (індивідуальних підприємців), із якими проводяться розрахунки протягом дня, не обмежується.

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів, за витрачання готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, за наявності податкової заборгованості, а також неотримання при здійсненні готівкового платежу платіжного документа від отримувача, до підприємств застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами (індивідуальними підприємцями) понад установлену граничну суму (3 тис. грн) кошти в розмірі перевищення зазначеної суми розрахунково додаються до фактичних залишків готівки в касі платника одноразово (того дня, коли було здійснено таку операцію) із подальшим порівнянням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.

Потрійну увагу потрібно приділяти обігу готівкової іноземної валюти. Адже щодо неї Законом України від 06.06.95 р. №217/95-ВР "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей" передбачені штрафи у сумі, еквівалентній потрійній сумі (вартості) зазначених валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Національного банку України на день погашення заборгованості.

Як бачите, за порушення порядку ведення касових операцій передбачено суворі штрафні санкції, тому комісія просто не може не контролювати це питання, а тим більше члени комісії не мають морального права бути в ньому некомпетентними.

4. Перевірка своєчасності та повноти заповнення первинних документів, що фіксують рух коштів, цінних паперів та інших цінностей через касу, яка перевіряється

Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 15.02.96 р. №51, і мають застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Досвід свідчить, що в період інвентаризації у касі можуть бути частково оплачені (не закриті) платіжні відомості на виплату заробітної плати, пенсій, різної допомоги, а також різного роду розписки на видачу грошей у тимчасове користування, не оформлені належним чином довіреності на отримання готівки з каси підприємства. В таких випадках частково виплачені суми за незакритими платіжними відомостями дозволено заносити до акта інвентаризації з певним застереженням, а ось розписки та неправильно оформлені довіреності до заліку прийматись не повинні, а видані за такими документами суми вважаються нестачею.

Досить докладно порядок оформлення прибутково-витратних касових документів та касової книги викладений у розділах 3 і 4 Положення №72. Ми ж лише нагадуємо про те, що аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані й опечатані сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера цього підприємства.

Нагадуємо також про те, що розрахунки готівкою підприємств усіх форм власності із громадянами мають проводитися з оформленням прибуткових і видаткових касових ордерів, касового чи товарного чека, квитанції, договору купівлі-продажу, актів закупівлі, актів виконаних робіт (наданих послуг) або інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт, надання послуг.

Підприємства, які здійснюють розрахунки зі споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування й послуг за готівку через належно зареєстровані електронні контрольно-касові апарати (ЕККА), повинні обов'язково видавати споживачу касовий чек, а в разі виходу з ладу ЕККА або на період тимчасового відключення електроенергії - товарний чек.

Не слід забувати і про те, яким чином на підприємстві здійснюється оперативний контроль за рухом готівки та інших цінностей. Його відсутність у більшості випадків свідчить про відсутність касової дисципліни. Порядок та періодичність здійснення раптових ревізій каси визначає керівник підприємства.