Розрахунки готівкою. Ліміт каси.

Відповідно до п. 2.3 "Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні", затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі - Положення № 637) гранична сума розрахунку готівкою одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами встановлюється відповідною постановою Правління НБУ. На цей момент вона становить 10000,00 грн.¹. Платежі понад зазначеної граничної суми здійснюються винятково в безготівковій формі. Кількість підприємств (підприємців), з якими здійснюються розрахунки протягом дня, не обмежується.

Зазначені обмеження стосуються також розрахунків готівкою між підприємствами в оплату за товари, які придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, отриманих за корпоративними картками.

Зазначені обмеження не поширюються на:

1) розрахунки підприємств (підприємців) з фізичними особами, бюджетами і державними цільовими фондами;

2) добровільні пожертвування і благодійну допомогу;

3) розрахунки підприємств (підприємців) за спожиту ними електроенергію;

4) використання коштів, виданих на відрядження;

5) розрахунки підприємств (підприємців) між собою під час закупівлі сільськогосподарської продукції. Перелік товарів, які належать до цієї продукції (далі - сільськогосподарська продукція), визначений Законом України "Про державну підтримку сільського господарства України".

У випадку здійснення підприємствами розрахунків готівкою з іншими підприємствами (підприємцями) понад встановленої граничної суми 10000,00 грн., наприклад, у сумі 12000,00 грн., сума перевищення 2000,00 грн. (12000,00 грн. - 10000,00 грн.) розрахунково додається до фактичних залишків готівки в касі підприємства на кінець дня здійснення цієї операції з метою порівняння отриманої розрахункової суми із затвердженим лімітом каси.

Якщо в результаті такого порівняння встановлений ліміт каси буде перевищений, то до підприємства - платника готівки можуть бути застосовані відповідні штрафні санкції². Застосування санкцій, установлених Указом № 436, є прерогативою органів контролю, зокрема, ДПАУ (стаття 3 Указу № 436).

Поширення встановлених обмежень на особи, які приймають готівку, зазначеним вище Положенням № 637 не передбачено.

Відповідно до п. 1 Указу № 436 у випадку порушення юридичними особами всіх форм власності, фізичними особами - громадянами України, іноземними громадянами та особами без громадянства, які є суб’єктами підприємницької діяльності, а також постійними представництвами нерезидентів, через які повністю або частково здійснюється підприємницька діяльність, норм регулювання обігу готівки в національній валюті, встановлених НБУ, до них застосовуються фінансові санкції у вигляді штрафу (наприклад, за перевищення встановлених лімітів залишку готівки у касах - у дворазовому розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день перевищення ліміту каси).

Крім цього необхідно пам’ятати, що за порушення ведення касових операцій адмінштраф накладається також на відповідальних осіб. Відповідно до ст. 164-2 Кодексу про адміністративні правопорушення за порушення правил ведення касових операцій контролюючі органи можуть накласти адмінштраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 136,00 грн. до 255,00 грн. За повторне порушення протягом року контролюючі органи можуть накласти адмінштраф від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 170,00 грн. до 340,00 грн.

Приклад 1

Припустимо, що підприємство "Альтарес" сплатило 04.07.2005 р. за товари підприємству "Вегас" готівкою в розмірі 12000,00 грн. (у т.ч. ПДВ - 2000,00 грн.). Ліміт каси для підприємства "Альтарес" був установлений на рівні 5000,00 грн. На кінець дня здійснення розрахунків між підприємством "Альтарес" і "Вегас" (04.07.2005 р.) у касі підприємства було 2000,00 грн.

З огляду на це, а також на вимоги Положення № 637, виходить, що контролюючі органи будуть розрахунково збільшувати ліміт каси на кінець робочого дня здійснення розрахунків між підприємством "Альтарес" і "Вегас" (04.07.2005 р.). В нашому випадку "розрахунковий" залишок на цей день дорівнюватиме 4000,00 грн. (2000,00 + (12000,00 - 10000,00)).

Як бачимо, ліміт каси не перевищений, а значить штрафні санкції до підприємства "Альтарес" не можуть бути застосовані. Але в той же час будуть застосовані адмінштрафи до відповідальних осіб за порушення граничної суми при розрахунках готівкою (див. вище).

Приклад 2

Припустимо, що підприємство "Альтарес" сплатило 04.07.2005 р. за товари підприємству "Вегас" готівкою в розмірі 18000,00 грн. (у т.ч. ПДВ - 3000,00 грн.). Ліміт каси для підприємства "Альтарес" був установлений на рівні 6000,00 грн.

На кінець дня здійснення розрахунків між підприємством "Альтарес" і "Вегас" (04.07.2005 р.), в касі підприємства було 5000,00 грн.

З огляду на це, а також на вимоги Положення № 637, виходить, що контролюючі органи будуть розрахунково збільшувати ліміт каси на кінець робочого дня здійснення розрахунків між підприємством "Альтарес" і "Вегас" (04.07.2005 р.). В нашому випадку "розрахунковий" залишок на цей день дорівнюватиме 13000,00 грн. (5000,00 + (18000,00 - 10000,00)).

У цьому випадку, навіть якщо у вас перевищений ліміт каси, самі штрафні санкції можуть ще і не бути застосовані, або застосовані не на всю суму перевищення, і от чому.

Відповідно до п. 5.4 Положення № 637 кожне підприємство визначає ліміт каси з урахуванням режиму і специфіки його роботи, віддаленості від банку, обсягу касових оборотів (надходжень і витрат) по всіх рахунках, встановлених строків здачі готівки, тривалості операційного часу банку, наявності домовленості підприємства з банком на інкасацію тощо. А тому можливі ситуації, коли, наприклад, вся сума перевищення ліміту каси здається підприємством тільки на наступний робочий день, і в такій ситуації, відповідно до п. 5.10 Положення № 637, ця сума не буде вважатися понадлімітною.

Або якщо таке перевищення коштів було використане підприємством наступного дня на господарські потреби (без попередньої здачі їх до банку та одночасного одержання з каси банку на зазначені потреби).

Приклад 2 (продовження)

Розглянемо варіант, коли сума, що перевищує ліміт каси, наступного дня здається до банку. Оскільки на кінець 04.07.05 р. у підприємства в касі фактично було 5000,00 грн., то тільки цю суму воно і може здати до банку 05.07.05 р. З огляду на це, сума перевищення (понадлімітна сума) буде складати 2000,00 грн. ((13000,00 - 6000,00) - 5000,00). Звідси висновок, що штраф, який може накласти ДПАУ за перевищення ліміту, дорівнюватиме 4000,00 грн. (2000,00 х 2). Оскільки сума перевищення 2000,00 грн. - це "віртуальна" сума, тобто її в реальності немає, то бухгалтеру необхідно пам’ятати, що вона використовується тільки раз для визначення понадлімітної суми. В нашому випадку тільки за день, в якому здійснювалися розрахунки між підприємством "Альтарес" і "Вегас", на кінець 04.07.2005 р. Крім цього будуть застосовані адмінштрафи до відповідальних осіб за порушення граничної суми при розрахунках готівкою (див. вище).

Відносно варіанту, коли сума, що перевищує ліміт каси, використовується підприємством на госппотреби, або частково на госппотреби, а частково повертається до банку, можна сказати, що ситуація буде подібна тій, що і при поверненні надлишку коштів до банку наступного дня. Оскільки фактично підприємство зможе використовувати тільки ту суму, що є в наявності в касі (5000,00 грн.).

Приклад 3

Припустимо, що підприємство "Альтарес" оплатило 04.07.2005 р. за товари підприємству "Вегас" готівкою в розмірі 15000,00 грн. (у т.ч. ПДВ - 2500,00 грн.). Ліміт каси для підприємства "Альтарес" був установлений на рівні 5000,00 грн. На кінець дня здійснення розрахунків між підприємством "Альтарес" і "Вегас" (04.07.2005 р.) в касі підприємства було 15000,00 грн., а саме: 2500,00 грн. - кошти, що надійшли від продажу продукції, і 12500,00 грн. - кошти, які перебувають у касі для видачі зарплати 05.07.05 р.

З огляду на це, а також на вимоги Положення № 637, виходить, що контролюючі органи будуть розрахунково збільшувати ліміт каси на кінець робочого дня, в якому здійснювалися розрахунки між підприємством "Альтарес" і "Вегас" (на кінець 04.07.2005 р.). В нашому випадку "розрахунковий" залишок на цей день дорівнюватиме 7500,00 грн. ((15000,00 - 12500,00) + (15000,00 - 10000,00)). Як бачимо, при розрахунку залишку на кінець дня не враховуються кошти, призначені для виплати зарплати.

З огляду на зроблений розрахунок, одержуємо, що ліміт каси перевищений на 2500,00 грн. Якщо припустити, що наступного дня (05.07.05 р.) бухгалтер віднесе до банку 2500,00 грн., то перевищення ліміту каси не буде, а виходить, за це порушення не буде штрафних санкцій. Але в той же час будуть застосовані адмінштрафи до відповідальних осіб за порушення граничної суми при розрахунках готівкою (див. вище).

Одним з варіантів несплати штрафів за перевищення ліміту каси може бути зміна убік збільшення ліміту каси.

Це можливо, оскільки відповідно до п. 5.2 Положення № 637 встановлення ³ ліміту каси здійснюється підприємствами самостійно на підставі розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним бухгалтером і керівником підприємства (або вповноваженою ним особою).

Для зміни ліміту каси необхідна наявність одного з факторів, передбачених п. 5.12 Положення № 637 (зміни законодавства України; зміни в надходженнях/витратах готівки; зміни внутрішнього трудового розпорядку/графіків тощо).

Наявність змін має підтверджуватися документами (правовими нормативними актами, внутрішніми документами (розрахунками) підприємства, які затверджені (підписані) керівником або уповноваженою ним особою).

Цей варіант ми не розглядаємо, оскільки він повністю залежить від самого підприємства і його окремих показників (таких, наприклад, як оборотів готівки за останні 12 календарних місяців).

Крім цього при зміні ліміту каси необхідно пам’ятати, що керівники підприємств відповідають за дотримання вимог Положення № 637 щодо встановлення ліміту каси і за вірогідність відповідних показників, які зазначені в розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі.