Составная форма с вычисляемым полем в главной форме

Создадим составную форму, которая будет содержать сведения о клиентах и сделанных ими заказах, а также содержать общую сумму всех заказов конкретного клиента.

Итак, сначала следует создать составную форму, основанную на таблице и запросе. В качестве базовой таблицы для главной формы будет выступать таблица Клиенты, а для подчиненной следует создать специальный запрос, объединяющий поля из таблиц Заказы и Заказано, а также специальное поле, которое вычисляет сумму. Создайте самостоятельно составную форму. В итоге вы должны получить форму, представленную на рисунке 6.15.

 

 

Рис. 6.15. Составная форма Суммы заказов клиентов

 

Теперь необходимо в главную форму добавить вычисляемое поле, показывающее общую сумму всех заказов конкретного клиента. Создание такого поля – процедура, состоящая из двух шагов: создание в подчиненной форме ДляКлиентов текстового поля, вычисляющего общую сумму заказов данного клиента, и создание в форме Суммы заказов клиентов поля, отображающего вычисленное значение.

Сначала создайте свободное текстовое поле и вычисляемый элемент управления, поле ИТОГО в примечании формы ДляКлиентов подчиненная форма.

Откройте форму ДляКлиентов подчиненная форма в режиме конструктора и наведите указатель на нижнюю границу полосы Примечание формы, и, когда он превратится в двунаправленную стрелку, перетащите границу вниз примерно на 1,5 см (рис. 6.16).

 

 

Рис. 6.16. Задание свойств для вычисляемого поля

 

На панели инструментов нажмите кнопку Поле и щелкните в области примечания формы – появится новое текстовое поле и его надпись.

Щелкните правой кнопкой в текстовом поле и выберите Свойства в появившемся меню. На вкладке Все в поле Имя введите Итого, а в поле Данные – выражение =Sum([ОтпускнаяЦена]).

Закройте окно свойств, сохраните и закройте форму ДляКлиентов подчиненная форма.

Поскольку примечание формы скрыто, вы не увидите результатов вычислений, пока не выведите их в текстовом поле в главной форме. Поэтому теперь необходимо создать свободное текстовое поле в главной форме Суммы заказов клиентов, которое будет отображать общую сумму всех заказов клиента, подсчитанную в примечании подчиненной формы.

Откройте форму Суммы заказов клиентов в режиме конструктора. На панели инструментов нажмите кнопку Поле и щелкните рядом с полем Телефон – появится новое текстовое поле и его надпись. Измените надпись нового поля на «Заказано всего на сумму».

Щелкните правой кнопкой в текстовом поле и выберите Свойства в появившемся меню (рис. 6.17).

 

 

Рис. 6.17. Задание свойств свободного поля

для отображения результатов из подчиненной формы в главную

 

На вкладке Все в поле Имя введите КлиентИтого, а в поле Данные введите выражение

=[ДляКлиентов подчиненная форма].[Form]![Итого]

Это выражение определяет элемент управления, значение которого необходимо отобразить в текстовом поле. Выражение использует синтаксис скрытого языка программирования.

В поле Формат щелкните на стрелке вниз и выберите формат Денежный.

Закройте окно свойств и сохраните форму Суммы заказов клиентов. Переключитесь в режим формы. Ваша форма будет выглядеть так, как показано на рисунке 6.18. Новое поле Заказано всего на сумму показывает общую стоимость всех заказов, сделанных клиентом.

 

 

Рис. 6.18. Составная форма с вычисляемым полем

 

Редактирование формы

Иногда требуется изменить макет формы, созданной с помощью мастера. Например, по умолчанию все созданные мастером текстовые поля могут быть одинаковой длины, которая бывает как избыточной, так и недостаточной для отображаемых полями данных. В таких случаях следует воспользоваться режимом конструктора форм. Отредактируем форму, представленную на рисунке 6.11: расположим поле Телефон рядом с полем Название.

Откройте форму Поставщики товаров в режиме конструктора. Фрагмент формы в режиме конструктора приведен на рисунке 6.19.

 

 

Рис. 6.19. Фрагмент окна конструктора форм

 

Щелкните на надписи поля Телефон, чтобы выбрать его. Наведите указатель на правую границу надписи так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку и перетащите правую границу поля так, чтобы уменьшить длину надписи (рис. 6.20).

 

 

Рис. 6.20. Выделение элемента формы

 

Теперь наведите указатель на черный квадратик в левом верхнем углу поля Телефон. Указатель превратится в изображение указательного пальца (L). Перетащите поле вплотную к соответствующей ему надписи (рис. 6.22).

 

L

 

Рис. 6.21. Перемещение только поля у элемента формы

 

Для того чтобы расположить поле Телефон рядом с полем Название, наведите указатель на границу поля Телефон так, чтобы указатель превратился в стилизованное изображение руки (). Переместите поле, чтобы форма выглядела, как показано на рисунке 6.22.

 

 

Рис. 6.22. Перемещение элемента целиком (надпись и поле)

 

Теперь на освободившееся место вы можете переместить подчиненную форму, увеличив тем самым область данных.

Вы можете ускорять процесс редактирования, изменяя сразу несколько элементов управления. Для этого следует, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделить все поля, размер которых требуется изменить. Теперь при редактировании одного поля остальные изменят размер точно также.

Для редактирования нескольких полей можно воспользоваться командой меню Формат: Выровнять, Размер, Интервал по вертикали, Интервал по горизонтали.

Отчет должен содержать: тему и цель работы, задание к работе с подробным описанием действий, необходимых для выполнения каждого пункта задания и распечатку созданных форм.

 

Контрольные вопросы

1. Какие разновидности экранных форм вы знаете и каково их назначение?

2. Как можно включать поля таблицы/запроса в форму при ее создании с помощью мастера?

3. Как можно откорректировать созданную ранее форму?

4. Каким образом можно менять размещение элементов на экране; изменять размер элементов?

5. Как можно включить в форму вычисляемое поле?

6. Как можно преобразовать один тип элемента в другой? Какие преобразования допустимы, а какие нет?

7. Как можно включить в форму рисунок?

8. Какие разновидности многостраничных форм можно создавать в Access? Как можно создавать многостраничные формы?

9. Какие разновидности многотабличных форм можно создавать в Access? Как можно создавать многотабличные формы?

10. Как можно создать форму для ввода данных?

11. К каким последствиям может привести корректировка таблиц (запросов), на которых базируется форма? Какие меры надо применять для устранения этих последствий?

12. Как связать главную и подчиненную форму? Какие способы вы знаете?

13. Зачем добавлять вычисляемое поле в примечание формы?

14. Как можно увидеть результат, полученный в вычисляемом поле, расположенном в примечании подчиненной формы?

15. Как можно запретить корректировку таблицы при ее просмотре при помощи формы?

 

Тестовые задания

1. С помощью каких инструментов создаются интерфейсы пользователей?

а) форм.

б) отчетов.

в) страниц доступа.

г) таблиц.

2. Что может быть источником для создания форм?

а) таблица базы данных или запрос.

б) несколько связанных таблиц базы данных.

в) таблица базы данных и запрос одновременно.

г) источник может отсутствовать.

3. Экранные формы могут использоваться...

а) для ввода данных в таблицу базы данных;

б) ввода данных в несколько взаимосвязанных таблиц базы данных;

в) просмотра базы данных;

г) создания заставок.

4. В каком режиме форм работают конечные пользователи?

а) в режиме таблицы.

б) Режиме сводной таблицы.

в) Режиме формы.

г) Режиме конструктора.

5. В каком режиме можно изменить структуру формы?

а) в режиме таблицы.

б) режиме сводной таблицы.

в) режиме формы.

г) режиме конструктора.

6. Какой раздел обязательно присутствует в форме?

а) заголовок.

б) область данных.

в) область формы.

г) колонтитул.

7. В каком разделе формы следует располагать вычисляемое поле для получения итоговых данных, например общего количества или суммы?

а) в заголовке.

б) Примечании.

в) Области данных.

г) Области колонтитулов.

8. Какие типы элементов присутствуют в форме?

а) Присоединенные.

б) Внедренные.

в) Свободные.

г) Вычисляемые.

9. Как осуществляется связь между главной и подчиненной формой?

а) На основе внешнего ключа в главной форме и первичного ключа в подчиненной форме.

б) Первичных ключей в обеих формах.

в) Первичного ключа в главной форме и внешнего ключа в подчиненной форме.

г) Внешних ключей в обеих формах.

10. Какой символ в запросе позволяет выбрать все поля?

а)?

б) &

в) #

г) *

Отчеты

Цель: знакомство с отчетами как средством создания документов, освоение возможностей и порядка построения отчетов в режимах Мастера и Конструктора.

 

7.1. Общая характеристика отчетов [9]

 

Отчеты – это объекты Access, предназначенные для вывода данных в виде печатных форм на бумагу, например, счета, накладные, ордера, сводки и т.д. Непосредственно перед печатью отчет всегда можно предварительно просмотреть на экране.

Общий принцип создания отчетов во многом схож с принципом создания форм: определяется источник данных для отчета, поля источника данных перетаскиваются в отчет, имеется возможность определить подотчет, т.е. подчиненный отчет. Отчет, также как и форма, может состоять из нескольких частей: заголовка и примечания отчета (выводятся только на первой и последней странице многостраничного документа), верхнего и нижнего колонтитулов (выводятся на каждой странице многостраничного документа), области данных. Заголовок, примечание и колонтитулы могут включаться (исключаться) в отчет (режим конструктора, меню Вид). Отчеты создаются в закладке Отчеты главного окна базы данных Access. При этом в оперативной системе Windows должен быть установлен драйвер принтера (любого) – в противном случае попытка создания отчета приведет к выводу на экран сообщения о необходимости установки принтера.

Конечно, можно просто напечатать таблицу или запрос в режиме таблицы, но такая информация плохо воспринимается. Когда же вы создаете отчет, то сможете включить в него только те поля, которые вам нужны, объединить их в логически связанные группы, отсортировать, подсчитать итоги по каждой группе и по всему отчету. Кроме того, можно изменить оформление отчета (шрифты, цвет, расположение данных на листе, дополнительные элементы) для более легкого восприятия и придания профессионального вида.

Отчеты, как правило, строятся на основе запросов, так как обычно требуется выводить информацию из нескольких таблиц. Отчет можно создать тремя различными способами.

При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовый отчет, который затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора

 

7.2. Задание для самостоятельной работы

 

1. Построить отчеты, рассмотренные в примере.

2. Самостоятельно построить:

- Автоотчет ленточный и в столбец.

- Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные.

- Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов.

- Отчет, содержащий подотчет.

 

Варианты заданий

Вариант 1

1) Автоотчет ленточный о поставках товаров и в столбец о сотрудниках фирмы.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о поставляемых товарах.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов по поставкам каждым поставщиком.

4) Отчет доставки, содержащий подотчет перечень поставляемых товаров.

Вариант 2

1) Автоотчет ленточный, показывающий товары, которых на складе осталось меньше 5 штук и в столбец о сотрудниках фирмы.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о наличии товара на складе.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов о выручке по месяцам.

4) Отчет о типах товаров, содержащий подотчет перечень товаров каждого типа.

Вариант 3

1) Автоотчет ленточный, содержащий сведения о квартирах одного района не на первом и не на последнем этаже, и в столбец, содержащий сведения о покупателях.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о квартирах, стоимость которых не превышает некоторого числа.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов о выручке агентства по месяцам.

4) Отчет о ходе продаж квартиры, содержащий подотчет о посещениях квартиры покупателями и их мнений.

Вариант 4

1) Автоотчет ленточный, содержащий перечень печатных изданий, в которых необходимо поместить рекламу в определенный промежуток времени, и в столбец о клиентах-рекламодателях.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о расценках на рекламу.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов выручки по месяцам.

4) Отчет о клиентах-рекламодателях, содержащий подотчет о сделанных ими заказах.

Вариант 5

1) Автоотчет ленточный, выводящий перечень вакансий, поступивших за определенный промежуток времени, и в столбец, содержащий сведения о претендентах.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные для конкурсного отбора на вакантную должность.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов средней заработной платы для каждого работодателя.

4) Отчет о сотрудниках, содержащий подотчет о «курируемых» им претендентах.

Вариант 6

1) Автоотчет ленточный, выводящий список мастеров, свободных в определенный промежуток времени, и в столбец сведения о клиентах.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о перечне услуг.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов выручки за каждый день работы салона.

4) Отчет о мастерах, содержащий подотчет о выполненных ими заказах.

Вариант 7

1) Автоотчет ленточный о расценках и в столбец о сотрудниках.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные об очередности работ за промежуток времени.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов о выручки по месяцам.

4) Отчет о заказе клиента, содержащий подотчет о заказанных им работах.

Вариант 8

1) Автоотчет ленточный о должностях и в столбец об отделах.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о сотрудниках.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет суммы затрат на повышение квалификации за каждый месяц.

4) Отчет о сотруднике, содержащий подотчет о проходимых им повышениях квалификации.

Вариант 9

1) Автоотчет ленточный о расценках на арендуемые помещения и в столбец об арендаторах.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные об арендованных помещениях с указанием сроков аренды.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов поступления арендной платы.

4) Отчет о договорах, содержащий подотчет об арендуемых помещениях.

Вариант 10

1) Автоотчет ленточный о товарах и в столбец о сотрудниках.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные об отгрузке товаров.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов поступления оплаты отгруженной продукции.

4) Отчет о отгрузке товаров, содержащий подотчет о его оплате.

Вариант 11

1) Автоотчет ленточный о изделиях и в столбец о поставщиках.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о материалах для выпуска готовой продукции.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов стоимости выпуска одного изделия.

4) Отчет об изделии, содержащий подотчет о его комплектующих материалах.

Вариант 12

1) Автоотчет ленточный о видах брака и в столбец о выпускаемых изделиях.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о выпуске партий готовой продукции.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет количества и суммы выбракованных изделий в партии за каждый день работы.

4) Отчет, содержащий подотчет о количестве выбракованной продукции, обнаруженной каждым сотрудником.

Вариант 13

1) Автоотчет ленточный, выводящий список маршрутов, и в столбец сведения о клиентах.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о перевозимых грузах каждым автотранспортным средством.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет общей суммы доставки для каждого заказа клиента на перевозку.

4) Отчет – Маршрутный лист, содержащий подотчет «Перечень перевозимых грузов».

Вариант 14

1) Автоотчет ленточный список рекламных акций и в столбец личная карточка клиента.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку ответы на вопросы анкеты каждого клиента.

3) Отчет, содержащий уровни группировки и подсчет итогов количества присланных анкет за каждый период времени.

4) Отчет о клиентах, содержащий подотчет о полученных ими вознаграждениях.

Вариант 15

1) Автоотчет ленточный список претендентов, получивших на собеседовании допустимое число баллов, и в столбец анкетные данные претендентов.

2) Отчет, выводящий отсортированные и пронумерованные по порядку данные о претендентах, подавших заявление на запрашиваемую вакантную должность за запрашиваемый промежуток времени.

3) Отчет, содержащий уровни группировки, и подсчет суммы баллов, набранных претендентами на каждой ступени конкурсного отбора.

4) Отчет о претендентах, прошедших конкурсный отбор, содержащий подотчет о результатах, полученных на каждом этапе.

7.3. Пример выполнения задания

 

Создание автоотчета

Для создания автоотчета, для вывода данных на печать справочной информации о способах доставки товара нажмите на вкладке Формы кнопку . В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров .

Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля. На рисунке 7.1 приведен автоотчет: в столбец, построенный на основе таблицы Доставка.

 

Рис. 7.1. Автоотчет: в столбец

 

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы. На рисунке 7.2 приведен ленточный автоотчет, построенный на основе таблицы Доставка.

 

 

Рис. 7.2. Автоотчет ленточный

 

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет и нажмите кнопку .

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался (или использовалась команда Формат„Автоформат), то будет применен стандартный автоформат.