Знакомство с информационной средой

1. Загрузить Access.

2. Открыть учебную базу Борей, которая входит в стандартную поставку Access и располагается

C:\Programs Files\Microsoft Office\Office\Samples\Борей.mdb

3. Изучить основные элементы интегрированной среды:

- система меню;

- панели инструментов;

- окно базы данных;

- окно конструктора объектов базы данных;

- окно свойств;

- окно редактора кода.

4. Знакомство с объектами базы данных.

Таблицы

В этом упражнении откройте таблицу базы данных Борей и ознакомьтесь с ее основными элементами. Для этого в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы и дважды щелкните на имени таблицы Поставщики. Таблица Поставщики откроется в режиме таблицы, как показано на рисунке 2.3.

 

Рис. 2.3. Окно таблицы Поставщики в режиме «таблица»

 

Обозначения:

1. Поля.

2. Поле кода (поле первичного ключа).

3. Записи.

4. Текущая запись.

5. Элемент развертывания, чтобы развернуть или свернуть подтаблицу.

6. Подтаблица, в которой можно просматривать и редактировать связанные или объединенные данные таблицы, запроса, формы или подчиненной формы. Например, в базе данных Борей таблица Поставщики связана отношением «один-ко-многим» с таблицей Товары; поэтому для каждой строки таблицы Поставщики в режиме таблицы можно просматривать и редактировать в подтаблице связанную строку таблицы Товары.

7. Первая запись.

8. Предыдущая запись.

9. Выбранная (текущая) запись.

10. Следующая запись.

11. Последняя запись.

12. Новая запись.

13. Общее число записей.

Далее выполните следующую последовательность действий.

В поле кода щелкните на сером квадратике слева от номера 5. Теперь запись с номером 5 выбрана.

Нажмите на элементе развертывания , чтобы развернуть подтаблицу Товары (сведения о товарах, которые поставляет данный поставщик). Обратите внимание, что таблица Товары также имеет свою подтаблицу – Заказы (сведения о всех заказах данного товара). Разверните подтаблицу таблицы Товары. Затем последовательно сверните все развернутые подтаблицы .

В области управления таблицей нажмите кнопку (Последняя запись). Будет выбрана последняя запись таблицы. По аналогии нажмите кнопку (Первая запись).

Нажмите кнопку (Новая запись). Новая запись будет выбрана и готова к вводу данных.

На панели инструментов нажмите кнопку Вид. Установится режим конструктора таблицы, приведенный на рисунке 2.4.

 

 

Рис. 2.4. Таблица Поставщики в режиме конструктора

Обратите внимание, что каждый раз при смене режима изменяется изображение на кнопке Вид, отображая следующий доступный для выбора режим. Например, при работе в режиме конструктора кнопка Вид содержит условное изображение режима таблица, сообщая тем самым о возможности переключения в этот режим.

Нажмите снова кнопку Вид и таблица переключится обратно в режим таблицы.

Нажмите кнопку закрытия таблицы. Таблица Поставщики закрыта.

Самостоятельно откройте и просмотрите таблицы Клиенты, Заказы, Заказано.

Запросы

В этом упражнении в окне базы данных перейдите на вкладку Запросы и дважды щелкните на имени запроса Товары по типам.

Запрос откроется в режиме таблицы. Он выглядит в точности как таблица, но заголовок окна напоминает вам о том, что это запрос.

На панели инструментов нажмите кнопку Вид, после чего установится режим конструктора, приведенный на рисунке 2.5.

Рис. 2.5. Запрос Товары по типам в режиме конструктора

 

Запрос в режиме конструктора показывает таблицы, на которых он основан, и поля из этих таблиц, выбранные для последующего отображения в выборке.

Таблицы могут быть связаны между собой, и это основная причина для использования реляционной базы данных вместо таблицы или простого текстового списка. В данном примере таблицы Типы и Товары могут быть связаны путем присваивания каждому типу товара своего кода (Код товара) в таблице Типы и указания его для каждого товара в таблице Товары. Возможность связывать таблицы избавляет нас от хранения излишней информации, поскольку не нужно будет в каждом товаре указывать его категорию и описание – мы вводим только его код. Если же необходимо найти полную информацию о типе товара, следует использовать запрос.

Результат запроса называется выборкой и состоит в точности из той информации, которую созданный вами запрос отобрал (в нашем случае типы товаров, по которым прекращены поставки). Выборка, полученная в результате выполнения запроса, может быть представлена в виде таблицы, формы либо отчета. Нажмите кнопку закрытия окна запроса.

Самостоятельно откройте и просмотрите запросы Промежуточная сумма заказа, Продажи по типам, Продажи по сотрудникам и странам.

Формы

В этом упражнении в окне базы данных перейдите на вкладку Формы и дважды щелкните на имени формы Поставщики. Форма, показанная на рисунке 2.6 (Поставщики), базируется на таблице Поставщики, с которой мы работали в предыдущем упражнении. Можно использовать эту форму для ввода данных в таблицу Поставщики.

 

 

Рис. 2.6. Окно формы Поставщики

 

Для последовательного выбора полей в форме нажмите клавишу ТАВ. Чтобы вернуться к предыдущему полю, нажмите клавиши SHIFT+TAB. Обратите внимание, что область управления формой соответствует области управления таблицей.

На панели инструментов нажмите кнопку Вид, после чего произойдет переключение в режим конструктора, и панель инструментов режима конструктора заменит панель инструментов режима формы. Перетащите правый нижний угол окна формы вниз и вправо, чтобы увидеть всю форму целиком. На панели инструментов нажмите кнопку Вид , после чего снова установится режим формы. Выберите в меню Окно команду По размеру формы. Окно изменится в соответствии с размером формы. Нажмите кнопку закрытия окна формы.

Самостоятельно откройте и просмотрите формы Сотрудники, Типы, Заказы.

Отчеты

В этом упражнении в окне базы данных перейдите на вкладку Отчеты и дважды щелкните на имени отчета Каталог. Отчет Каталог откроется в режиме предварительного просмотра. На рисунке 2.7 вы видите отчет в том виде, в котором он будет после печати.

 

 

Рис. 2.7. Окно отчета Каталог

 

Переместите указатель мыши на отчет (указатель приобретет вид увеличительного стекла) и щелкните в поле отчета. Масштаб изменится, и вы увидите всю печатную страницу. Для одновременного просмотра нескольких страниц нажмите на панели инструментов кнопку Несколько страниц и выделите требуемое количество.

Щелкните еще раз на одной из страниц. Масштаб снова изменится: в увеличенном виде отобразится то место, на котором вы щелкнули.

Нажмите кнопку закрытия окна, чтобы закрыть отчет.

Страницы

Чтобы увидеть страницы доступа к данным, надо в окне базы данных щелкнуть кнопку Страницы; откроется список страниц доступа к данным в базе данных. Страницы доступа к данным (рис. 2.8) есть способ разработки приложений и их распространение.

Рис. 2.8. Окно страницы Сотрудники

Данные в Access публикуются в Web-страницах только в виде статистических страниц. Обновить страницу можно только повторением процедуры ее экспорта после каждого изменения базы данных.

Макросы

Для запуска макроса нужно обратиться к его имени. Макросы разделяются на простые (состоящие из последовательности макрокоманд) и групповые (набор логически связанных макросов). По способу выполнения макросы делятся на линейные и макросы с условием.

Некоторые задачи нельзя решить путем создания макросов – в таком случае необходимо программировать задачи на языке Visual Basic for Application (модули).

Модули

Модуль состоит из процедур – совокупностей команд языка Visual Basic. База данных содержит два вида модулей: стандартные модули, которые являются объектами базы данных и модули форм или отчетов, которые являются частями объектов форм или отчетов. В Access форма или отчет могут быть связаны с соответствующими модулями обработки событий.

 

5. Разработка структуры базы данных на примере учебной базы «Борей»

- определение цели создания базы данных;

- определение таблиц, которые должна содержать база данных;

- конкретизация полей таблиц;

- определение связей между таблицами;

- просмотр связей в окне «Схема данных».

5. Разработать структуру базы данных по индивидуальному заданию.

 

2.2. Задание для самостоятельной работы

 

Разработать на бумаге проект базы данных в соответствии с вариантом, выданным преподавателем. Проект должен включать в себя:

- цель и словесное описание информационных объектов предметной области;

- инфологическую модель;

- реляционную модель предметной области в виде нормализованных отношений;

- физическую модель, то есть выбор эффективного размещения базы данных на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения. На данном этапе необходимо ограничиться предварительным (на бумаге) составлением содержимого (не менее 10 строк) каждой таблицы базы данных.

Варианты заданий

1. Предметная область – специализированный магазин по продаже аудио-, видеотехники и деталей к ним. Решаемые задачи: учет товаров и их поставщиков. Вам потребуются таблицы с информацией о сотрудниках, поставщиках, товарах, их поставках, а также способах доставки.

2. Предметная область – отдел компьютерной техники в магазине. Решаемые задачи: выдача сведений о товарах (описание, цена в руб. и у.е., количество на складе, марка и т.п.) и о их реализации (марка товара, продавец, дата продажи). Вам потребуются таблицы с информацией о сотрудниках, типе товара, наличии товара на складе и его продаже.

3. Предметная область – агентство по обмену и продаже недвижимости. Решаемые задачи – выдача справок о характеристиках недвижимости (например, район, площадь квартиры, количество комнат, этажность, цена, адрес и т.п.) и заявках клиентов (обмен, купля или продажа, адрес и телефон, дата заявки). Вам потребуются таблицы с информацией о покупателях с их пожеланиями, о клиентах – продавцах и характеристики выставленных на продажу квартир, информация о сделках и служащих фирмы.

4. Предметная область – рекламное агентство. Решаемые задачи – сбор заявок от рекламодателей и публикация их в печатных изданиях. Вам потребуются таблицы с информацией о печатных изданиях с их расценками на рекламу, список рекламодателей и их заявок.

5. Предметная область – агентство по трудоустройству. Решаемые задачи – учет вакансий и претендентов. Вам потребуются таблицы с информацией о работодателях, вакансиях, претендентах с указанием желаемых должностей и окладов. Выбор конкретного претендента осуществляется работодателем.

6. Предметная область – косметический салон. Решаемые задачи – предварительная запись клиентов к определенному мастеру и расчет стоимости обслуживания. Вам потребуются таблицы с информацией о мастерах, их рабочих сменах, картотека клиентов, перечень услуг и их расценки.

7. Предметная область – ремонтно-строительная фирма. Решаемые задачи – оказание услуг профессионального характера. Вам потребуются таблицы с информацией о расценках на ремонтно-строительные работы и сотрудниках, их выполняющих, клиентах фирмы, заказанных работах и сроках их выполнения.

8. Предметная область – отдел кадров фирмы. Решаемые задачи – учет сотрудников и их распределения по отделам фирмы. Вам потребуются таблицы с информацией об отделах фирмы, должностях, сотрудниках и их назначениях и проходимые ими повышения квалификации.

9. Предметная область – управление недвижимостью. Решаемые задачи – учет договоров на арендуемые помещения труда и поступление арендной платы. Вам потребуются таблицы с информацией о сотрудниках, арендаторах, арендуемых помещениях, расценках за квадратный метр и арендной плате.

10. Предметная область – отдел сбыта предприятия. Решаемые задачи – учет товаров (название, цена и др.), их реализации (дата отгрузки, кому, сумма) и оплаты (дата оплаты, от кого, сумма); используется справочник клиентов фирмы. Вам потребуются таблицы с информацией о сотрудниках предприятия, товарах, клиентах, отгрузке и оплате.

11. Предметная область – выпуск готовой продукции. Решаемые задачи – учет наличия материалов для выпуска готовой продукции. Вам потребуются таблицы с информацией об изделиях, которые выпускает предприятие, их комплектующих материалах, спецификации изделия, поставщиках и поставках комплектующих материалов.

12. Предметная область – качество выпускаемой продукции. Решаемые задачи – менеджмент качества. Вам потребуются таблицы с информацией об изделиях, которые выпускает предприятие, выпускаемые партии, выбракованные изделия и виды брака: например, если выбраковываются брюки из-за несоответствия длины, то для каждого изделия указать его длину.

13. Предметная область – логистика. Решаемые задачи: составление графиков грузоперевозок. Вам потребуются таблицы с информацией о сотрудниках, автопарке, клиентах, перевозимых грузов и маршрутах перевозки, маршрутных листах.

14. Предметная область – рекламная акция. Решаемые задачи – стимулирование продаж на основе поощрения постоянных клиентов: проведение дополнительной лотереи среди постоянных клиентов по продолжительности: от 2 до 5 лет, от 5 до 10 лет и свыше 10 лет. Вам потребуются таблицы с информацией о клиентах и анкетных данных, сотрудниках и опросном листе, вознаграждениях.

15. Предметная область – конкурсный прием на работу. Решаемые задачи – учет кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией. Вам потребуются таблицы с информацией о претенденте (анкетные данные), этапах конкурсного отбора, их результатах (оценка претендента ответственным сотрудником на каждом этапе).

 

2.3. Пример выполнения задания [2]

 

Требуется разработать базу данных для фирмы «Борей», которая занимается оптовой продажей продуктов питания. Процесс продажи проистекает следующим образом. Покупатель производит заказ на покупку продуктов, пользуясь предоставленным ему фирмой каталогом. Представитель фирмы выписывает счет на выбранные продукты и одновременно с этим отправляет запрос о приобретении данных продуктов фирме-произ-водителю (поставщику). Фирма «Борей» заключила юридические соглашения о поставках с рядом фирм-изготовителей продуктов и крупных дистрибьюторов. После оплаты по соответствующему счету фирма «Борей» подтверждает запрос о приобретении и обязуется в течение четырехнедельного периода предоставить покупку соответствующему покупателю.

На основании исследований рынка потенциальных покупателей и предложений служба или отдельный специалист разрабатывает каталог предлагаемых к продаже продуктов; в большой фирме такую службу назвали бы отделом маркетинга. Каталог распространяется на рынке потенциальных покупателей. С клиентом, решившим совершить оптовую закупку, работает служба оформления заказов. Специалисты, входящие в эту службу, принимают заказ, уточняют состав заказа (количество и т.д.), отправляют счета, следят за их оплатой и, наконец, вручают клиенту поступивший заказ.

Начнем разработку инфологической модели с выявления основных сущностей. Исходя из описанной выше задачи, выделим следующие сущности:

1) ТИП;

2) ТОВАР;

3) ПОСТАВЩИК;

4) КЛИЕНТ;

5) Сотрудники;

6) ЗАКАЗ;

7) ЗАКАЗАНО;

8) ДОСТАВКА.

Определим взаимосвязи для включенных в модель сущностей.

Основным объектом учета в нашей информационной системе будет товар, вот почему прежде всего нам необходимо ввести сущность «Товар», который будет характеризоваться уникальным кодом товара, а также набором атрибутов: наименование товара, цена, единица измерения и сведения о поставщике и о категории товара.

Чтобы упорядочить учет товаров, а также наладить работу с поставщиками товара, нам необходимо ввести сущности «Типы» и «Поставщики», которые будут связаны с сущностью «Товары» отношением «один-ко-многим». В одной категории товаров, например, кондитерские изделия, могут присутствовать множество товаров. Один поставщик может поставлять множество товаров.

Теперь нам необходимо определить, как в нашей системе будут представлены продавцы. Естественно предположить ввести для этого сущность «Сотрудники», каждый экземпляр которой будет соответствовать конкретному сотруднику фирмы. Каждому сотруднику присваивается уникальный номер, который будет однозначно его идентифицировать и являться ключевым атрибутом. Кроме того, в сущности Сотрудники должны присутствовать дополнительные атрибуты, которые требуются для решения поставленных задач: Фамилия, Имя, должность и т.д.

Сотрудники оформляют продажу товаров клиентам, обратившимся в фирму «Борей». Поэтому нам необходимо обеспечить ведение клиентской базы, которая впоследствии может послужить основой для разработок маркетинговых стратегий. Итак, мы вводим в проект сущность «Клиент». Информация о каждом Клиенте включает: наименование клиента, адрес, телефон и др. Таким образом, атрибутами сущности КЛИЕНТ являются «УНИКАЛЬНЫЙ КЛЮЧ КЛИЕНТА», «НАИМЕНОВАНИЕ КЛИЕНТА», «АДРЕС КЛИЕНТА» и т.д.

Каждый сотрудник может оформлять продажи множеству клиентов; с другой стороны, каждый клиент может быть обслужен множеством сотрудников. Таким образом, между сущностями «Сотрудники» и «Клиенты» существует связь «многие-ко-многим» (М:М), для реализации которой вводим связующую сущность «Заказ». Сущности «Клиенты» и «Заказ» связаны отношением «один-ко-многим» (1:М), так как один клиент может множество раз обращаться в фирму «Борей», делая заказы. Также отношением «один-ко-многим» (1:М) связаны сущности «Сотрудники» и «Заказ», так как один и тот же сотрудник может оформлять множество заказов.

Теперь рассмотрим атрибуты сущности «Заказ», содержащие сведения о дате заказа, клиенте, продавце, способе доставки заказа и т.д. Каждому заказу присваивается уникальный код заказа.

В каждый заказ может входить определенный перечень заказанных товаров и их количество, между сущностями «Товар» и «Заказ» также присутствует связь «многие-ко-многим» (М:М), так как один заказ может включать в себя множество товаров, но и один и тот же товар может присутствовать во множестве заказов. Для реализации связи «многие-ко-многим» вводим дополнительную сущность «Заказано», в которой будут присутствовать сведения о заказе, товаре и количестве заказанных товаров. Сущности «Заказ» и «Заказано» связаны отношением «один-ко-многим» (1:М), так как в один заказ может входить несколько товаров, например, молоко, колбаса, хлеб. Также отношением «один-ко-многим» (1:М)связаны сущности «Товар» и «Заказано», так как один и тот же товар, например хлеб, может заказываться многократно.

Из описания предметной области мы знаем, что фирма «Борей» обеспечивает доставку сделанного клиентом заказа. Следовательно, нам следует ввести еще сущность «Доставка», каждый экземпляр которой будет однозначно идентифицироваться кодом доставки – ключевым атрибутом сущности. Кроме того, в сущности «Доставка» должны присутствовать дополнительные атрибуты: Наименование и Стоимость. Между сущностями «Заказ» и «Доставка» установлена связь «один-ко-многим» (1:М), так как один и тот же способ доставки, например автотранспортом, может присутствовать во множестве заказов.

Инфологическая модель представлена на рисунке 2.9.

 

Рис. 2.9. Инфологическая модель предметной области

 

Теперь мы можем получить нормализованные таблицы на основе ER-диаграммы предметной области [2, с. 129–134]: каждая сущность и каждая связь выделяется в отдельную таблицу; таблица, отражающая сущность, хранит экземпляры сущности, т.е. записи; свойства сущности, называемые атрибутами, хранятся в полях (столбцах) таблицы (сущность); таблица, отражающая связь, хранит связи между конкретными экземплярами сущностей.

Таким образом, мы можем сразу получить «хорошую» структуру данных, которая характеризуется непротиворечивостью и неизбыточностью информации и очевидностью операций удаления, добавления и изменения. В итоге мы получили логическую модель, представленную на рисунке 2.10.

Теперь нам осталось подготовить содержимое каждой таблицы без указания ее структуры. Например, содержимое таблицы Товары будет выглядеть так, как показано в таблице 2.1, а таблицы Типы – в таблице 2.2.

Отчет должен содержать: тему и цель работы, задание к работе, инфологическую и логическую модели предметной области и содержимое таблиц.

Рис. 2.10. Логическая модель

 

Таблица 2.1

Товары

Код Товара	Марка	Код Поставщика	Единица измерения	Цена, руб.
	Genen Shouyu		24 бутылок по 250 мл	697,50
	Pavlova		32 коробок по 500 г	785,25
	Alice Mutton		20 банок по 1 кг	1 755,00
	Carnarvon Tigers		16 кг упаковка	2 812,50
	Teatime Chocolate Biscuits		10 коробок по 12 шт.	414,00

 

Таблица 2.2

Поставщики

КодПоставщика	Название	Телефон
	ООО «Экзотика»	[phone]
	New Orleans Cajun Delights	[phone]
	Grandma Kelly's Homestead	[phone]
	Tokyo Traders	[phone]
	Cooperativa de Quesos 'Las Cabras'	(98) 598 76 54

Контрольные вопросы

1. Что в Access понимается под базой данных?

2. Что означает текущая запись?

3. Как узнать номер текущей записи?

4. Как в открытой таблице просмотреть данные, подчиненные текущей записи?

5. Как создать новую запись в таблице и в форме?

6. Как переключиться в режим конструктора?

7. Как изменить размер окна, чтобы оно соответствовало размеру формы?

8. Для чего предназначены кнопки внизу окна формы?

9. Как определить имя источника данных, на котором основан запрос?

10. Что такое бланк запроса?

11. Как в отчете увидеть всю страницу целиком?

12. Как просмотреть следующую или предыдущую страницу?

13. В каком виде публикуются данные в Access в Web-страницах?

14. В чем отличие макросов от модулей?

15. В каких случаях применяют макросы, а в каких – модули?

 

Тестовые задания

1. Где реляционные базы данных хранят информацию?

а) В массивах.

б) Таблицах.

в) Файлах.

г) Списках.

2. Какая система позволяет описывать структуру и процессы информационной модели?

а) Информационная система управления.

б) Система управления базами данных.

в) Система автоматизированного проектирования.

г) Система управления потоками данных.

3. Что представляет собой запись базы данных?

а) Таблица.

б) Строка.

в) Столбец.

г) Ячейка.

4. Что представляет собой поле базы данных?

а) Таблица.

б) Строка.

в) Столбец.

г) Ячейка.

5. Для чего в реляционных базах данных добавляют первичные ключи?

а) Для упорядочения информации в таблице.

б) Ускорения поиска информации.

в) Однозначного определения записи.

г) Связи с другими таблицами.

6. Значения в первичных ключах должны быть?

а) Составные.

б) Повторяющиеся.

в) Уникальные.

г) Произвольные.

7. Для чего в реляционных базах данных используются внешние ключи?

а) Для упорядочения информации в таблице.

б) Ускорения поиска информации.

в) Однозначного определения записи.

г) Связи с другими таблицами.

8. Проектирование базы данных начинается:

а) с определения основных отчетов;

б) определения основных объектов учета;

в) определения основных характеристик объектов;

г) определения основных документов.

9. Какое отношение невозможно напрямую реализовать в реляционной базе данных?

а) «Один-ко-многим».

б) «Многие-к-одному».

в) «Многие-ко-многим».

г) «Один-к-одному».

10. Какие понятия в реляционных базах данных являются основными?

а) Таблица.

б) Строка и столбец.

в) Отношение.

г) Первичный и внешние ключи.