И их реализация в СУБД Access

Учебное пособие для вузов

 

 

Рекомендовано редакционно-издательским советом

в качестве учебного пособия для экономических специальностей ЮРГУЭС

 

 

Шахты

Издательство ЮРГУЭС

УДК 004.6 (075.8)

ББК 32.973-081.2я73

К964

 

Рецензенты:

д.э.н., профессор кафедры «Экономическая информатика и автоматизация управления» РГЭУ «РИНХ»

И.Ю. Шполянская

д.т.н., профессор, зав. кафедрой «Математика, информационные системы и технологии» ШИ ЮРГТУ (НПИ)

А.М. Безуглов

 

Кушнир, И.Б.

К964 Разработка информационных систем управления оперативного уровня и их реализация в СУБД Access: учеб. пособие для вузов / И.Б. Кушнир; Южно-Рос. гос. ун-т экономики и сервиса. – Шахты: Изд-во ЮРГУЭС, 2008. – 167 с.

ISBN 978-5-93834-350-4

 

Учебное пособие призвано сообщить сведения будущим специа-листам об основных инструментах СУБД Microsoft Access, сформировать мышление категориями баз данных, таблиц, запросов и навыками их практического применения при выполнении различных менеджерских функций.

 

УДК 004.6 (075.8)

ББК 32.973-081.2я73

 

 

ISBN 978-5-93834-350-4 Ó Южно-Российский государственный

университет экономики и сервиса, 2008

Оглавление

Введение. 5

1. Основы информационных систем и баз данных. 7

1.1. Информационные системы.. 7

1.2. Базы данных. 10

Контрольные вопросы.. 16

Тестовые задания. 17

2. Общие вопросы разработки баз данных СУБД Access. 19

2.1. Рабочая среда Access. 19

2.2. Задание для самостоятельной работы.. 26

2.3. Пример выполнения задания. 28

Контрольные вопросы.. 32

Тестовые задания. 33

3. Создание и корректировка базы данных в СУБД.. 35

3.1. Типы данных и задание связей в базе данных. 35

3.2. Задание для самостоятельной работы.. 37

3.3. Пример выполнения работы.. 38

3.3.1. Создание базы данных. 38

3.3.2. Создание структуры таблиц в режиме конструктора. 39

3.3.3. Связывание таблиц. 46

3.3.4. Ввод данных. 47

3.3.5. Редактирование записи. 49

3.3.6. Удаление записи. 49

3.3.7. Поиск и сортировка данных. 50

3.3.8. Печать в режиме таблицы.. 52

Контрольные вопросы.. 52

Тестовые задания. 53

4. Запросы на выборку. 55

4.1. Способы создания запроса. 55

4.2. Задание для самостоятельной работы.. 57

4.3. Пример выполнения задания. 60

4.3.1. Создание запроса. 60

4.3.2. Редактирование запроса. 62

Контрольные вопросы.. 65

Тестовые задания. 65

5. Вычисления в запросах: простые, групповые и сводные. 67

5.1. Общие сведения о расчетах в запросах. 67

5.2. Задание для самостоятельной работы.. 70

5.3. Пример выполнения задания. 74

5.3.1. Вычисления в запросе. 74

5.3.2. Итоговые запросы.. 76

5.3.3. Сводные таблицы.. 78

Контрольные вопросы.. 86

Тестовые задания. 87

6. Формы.. 89

6.1. Общая характеристика экранных форм.. 89

6.2. Задание для самостоятельной работы.. 90

6.3. Пример выполнения задания. 94

6.3.1. Простая форма. 94

6.3.2. Составная форма, основанная на двух таблицах. 94

6.3.3. Составная форма, основанная на таблице и запросе. 99

6.3.4. Составная форма с вычисляемым полем в главной форме. 101

6.3.5. Редактирование формы.. 103

Контрольные вопросы.. 105

Тестовые задания. 105

7. Отчеты.. 107

7.1. Общая характеристика отчетов. 107

7.2. Задание для самостоятельной работы.. 108

7.3. Пример выполнения задания. 111

7.3.1. Создание автоотчета. 111

7.3.2. Нумерация и сортировка данных в отчете. 112

7.3.3. Группировка и подсчет итогов в отчете. 117

7.3.4. Подотчет в отчете. 120

Контрольные вопросы.. 124

Тестовые задания. 125

8. Web-интерфейс к базам данных Access. 127

8.1. Общая характеристика страниц доступа к данным.. 127

8.2. Задание для самостоятельной работы.. 130

8.3. Пример выполнения задания. 134

8.3.1. Создание автостраницы.. 134

8.3.2. Создание страницы с помощью Мастера. 135

8.3.3. Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме Конструктора 138

Контрольные вопросы.. 144

Тестовые задания. 144

9. Настройка пользовательского интерфейса. 146

9.1. Общая характеристика элементов управления и их свойств. 146

9.2. Задание для самостоятельной работы.. 147

9.3. Пример выполнения задания. 148

9.3.1. Создание кнопочной формы.. 148

9.3.2. Добавление кнопок в форму. 152

9.3.3. Макрос для открытия запроса. 155

9.3.4. Задание условий отбора в макросе. 157

9.3.5. Настройка параметров запуска. 158

Контрольные вопросы.. 160

Тестовые задания. 160

Заключение. 162

Библиографический список. 163

Приложение 1. Типы связи. 164

Приложение 2. Синтаксис масок ввода. 165

 

Введение

 

 

В жизнедеятельности любой организации, предприятия, специалиста роль информации, а вместе с ней и технологии по ее обработке постоянно возрастает. Информационные технологии в экономических и управлен-ческих дисциплинах – обязательная составляющая учебных программ подготовки специалистов.

В соответствии с Государственным образовательным стандартом дисциплина «Информационные технологии управления» предусматривает изучение, организацию и описание средств информационных технологий обеспечения управленческой деятельности; использование систем управ-ления базами данных (СУБД), организацию компьютерных информаци-онных систем.

Одной из фундаментальных идей современных информационных технологий является концепция баз данных: данные должны быть органи-зованы в базы данных с целью адекватного отражения реального объекта и обеспечения информационных нужд пользователя.

В учебном плане по изучению дисциплины «Информационные тех-нологии управления» по направлению 080500 «Менеджмент» и специ-альности 080507 «Менеджмент организации» в осеннем семестре на лабораторные работы отводится 16 часов.

Представляется необходимым отвести все эти занятия на изучение, понимание и осмысление взаимосвязей информационных массивов и технологии их обработки в системе управления базами данных (СУБД).

Разумеется, менеджеру совершенно не нужно разбираться в деталях модели, методах и алгоритмах решения той или иной задачи, поскольку в компаниях, использующих информационные системы, на постоянной основе должны работать профессионально подготовленные специалисты в этой области. Однако отстранение менеджера от процесса использования информационных технологий в управлении приводит, как правило, к следующим негативным последствиям:

- с одной стороны, специалист-аналитик не владеет ситуацией в организации в той мере, в какой ею владеет менеджер, практически в ней работающий. Аналитик не точно видит цели организации, плохо представляет себе деятельность, потребности и трудности основных действующих лиц бизнес-процесса (клиента, менеджера, рабочего и т.п.). Он не в состоянии правильно определить необходимые входные и выходные параметры модели;

- с другой стороны, менеджеры, не будучи вовлеченными в процесс построения модели, не понимают ее существа и саботируют все рекомендации, выдаваемые компьютером.

Таким образом, именно менеджер должен увидеть в реальной ситу-ации возможность применения информационных и компьютерных техно-логий для повышения эффективности управления, распознать, какую именно из известных моделей использовать в данной ситуации и где ее применить. И, наконец, после решения задачи (стандартными методами и с помощью общедоступного программного обеспечения или аналитика, использовавшего более изощренные ме­тоды и специализированные компь-ютерные программы) именно менеджер должен понять, что, собственно, означает полученный результат и как его использовать для принятия ра-зумного управленческого решения.

Таким образом, целью настоящего пособия является не только осво-ение современных информационных технологий, но и развитие навыков работы с экономической (управленческой) информацией, ее сбор, обра-ботка, структуризация, умение делать на ее основе аналитические выводы.

В качестве учебного объекта была выбрана СУБД Microsoft Access, входящая в пакет Microsoft Office наряду с Microsoft Word и Microsoft Excel.

В первых двух главах приводятся основные понятия информаци-онных систем и баз данных, этапы проектирования и разработки. Для зак-репления ключевых моментов (без знаний и пониманий которых невоз-можно осознанное выполнение задания) каждый раздел содержит конт-рольные вопросы и тесты.

Начиная со второй главы, даны варианты заданий для самостоя-тельной работы. Предлагается сначала создать проект базы данных исходя из общего описания предметной области. Все последующие задания будут также связаны с полученным вариантом предметной области. Инди-видуальные задания в следующих главах (например, запросы на выборку) могут потребовать возврата к этапу уточнения проекта базы данных: добавления новой таблицы или добавления поля в уже существующую таблицу базы и заполнение ее данными. Такой подход, когда требуется все время возвращаться на начальный этап и вносить изменения в проект, дает возможность студентам на своем опыте оценить степень важности этапа проектирования базы данных – определения всех требований к системе, необходимых входных и выходных параметров.

При работе над собственной системой достигается овладение инструментом и способность его практического применения. Здесь нет «готовой учебной информационной системы» – приходится самостоя-тельно принимать решения по поводу дальнейших действий.

Учебное пособие призвано свести воедино разрозненные знания, сформировать систему применения тех или иных инструментальных средств для различных ситуаций, возникающих при реализации частей приложения.