Регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

•Законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

•государственные стандарты на управленческую документацию.

Стандарты регламентируют форму и содержание большинства

Документов, циркулирующих на предприятии. Документы,

Разработанные в соответствии с этими стандартами,

Называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться

на различных уровнях:

•межотраслевом (государственном);

•отраслевом;

•уровне предприятий.

На межотраслевом уровне создается унифицированная

система документации (УСД), в которую входят [19]:

•единая система конструкторской документации (ЕСКД);

•единая система технологической документации (ЕСТД);

•унифицированная система форм статистической информации;

•унифицированная система документации бухгалтерского

Учета и отчетности и др.

В соответствии со стандартами в Российской Федерации

создано восемь унифицированных систем документации:

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной

бухгалтерской документации бюджетных учреждений и

Организаций.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгал￢

Терской документации предприятий.

3. Унифицированные системы организационно-распоря￢

Дительной документации.

Унифицированные системы отчетно-статистической

Документации.

5. Унифицированные системы банковской документа￢

Ции.

Унифицированные системы документации Пенсионного

Фонда РФ.

Унифицированные системы документации по труду.

8. Унифицированные системы внешнеторговой докумен￢

Тации.

В соответствии с принципами создания унифицированных

Систем документации, реально действующие управленческие

Документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного

для той или иной системы документации (напр., см. рис. 3.2).

рис. 3.2. Структура документа

Расположение основных реквизитов в документе осуществляется

По трем частям: заголовочной, содержательной и

Оформительской, в которых выделяют 6 зон. В зонах размещаются

Следующие реквизиты: зона 1 —наименование

предприятия, его почтовый адрес, банковские реквизиты;

Зона 2 —код формы и гриф ее утверждения; зона 3 —наименование

И коды постоянных для документа реквизитов-

признаков; зона 4 —название документа, дата составления;

Зона 5 —табличная часть документа, содержащая наименования

Строк, граф и их значения (в таблице выделяют утолщенными

Линиями реквизиты, вводимые в ПК); зона 6 — подписи юридических лиц, отвечающих за правильность

Составления документов, дата заполнения документов.

Юридическую силу документу придает оформительская

Часть.

Классификаторы и коды,

Технология их применения

Автоматизированная __________обработка информации на ПК позволяет

Получать различные сводки, таблицы, ведомости, где

Информация расположена по каким-либо группировочным

реквизитам-признакам, например, по счетам бухгалтер￢

Ского учета, клиентам, работникам и т. п. Для выполнения

Группировок появляется необходимость кодирования этих

Группировочньх реквизитов условными обозначениями, для

Чего используются различные классификаторы.

К л а с с и ф и к а т о р —это с и с т е м а т и з и р о в а н н ы й свод однородных

Объектов, предметов, я в л е н и й по классификационным

п р и з н а к а м (номенклатура) и их кодовых обозначений.

Код —условное обозначение объекта ц и ф р о в ы м и и л и алфавитно-

Цифровыми, по о п р е д е л е н н ы м п р а в и л а м установленными,

С и с т е м а м и к о д и р о в а н и я.

К о д и р о в а н и е —процесс п р и с в о е н и й условных обознач

е н и й (кодов) п о з и ц и я м н о м е н к л а т у р ы. Коды могут быть

цифровыми, буквенными, комбинированными (примеры: