Подготовительные мероприятия для организации встречи

Деловой этикет - это система правил делового общения и поведения.

Устойчивый и безопасный бизнес ведется по четким правилам.

Деловой протокол - это высший уровень делового этикета.

Современные нормы делового протокола и этикета основываются на теории и практике дипломатического общения, а вот к предпринимательской деятельности они менее обязательны: допускаются больше возможностей маневрирования с учётом конкретных деловых ситуаций.

Современный деловой этикет основан на 4 принципах: вежливость, простота, достоинство, хорошее воспитание

Деловой протокол в бизнесе включает: выработку собственного стиля делового общения, создание определенного внешнего имиджа компании, оформление рабочего места, организации приемов и особенности общения с зарубежными партнерами, умение провести деловой прием, застольный этикет, телефонные переговоры.

Далее, рассмотрим более подробно организацию протокольного приема, искусство делового общения, характеристику внешности делового человека.

Деловые протокольные мероприятия состоят из 4 этапов:

- официальная встреча,

- деловая часть программы (переговоры, беседа, подписание документов, пресс-конференция),

- представительские мероприятия (завтрак, обед или ужин),

- официальные проводы.

Участие в протокольных мероприятиях осуществляется на основании приглашения, которое направляется не позднее чем за 10-15 дней до его начала.

При первой встрече сначала представляется главное встречающее лицо, затем глава прибывшей делегации. После этого главы встречающихся сторон в первую очередь представляют тех, кто занимает более высокие должности.

Затем члены делегации и встречающие проходят в зал, где предусматривается беседа, в ходе которой стороны обмениваются приветственными выступлениями и обсуждается программа визита. Гостям предлагаются кофе, прохладительные напитки.

Если необходимо произвести магнитофонную или диктофонную запись хода переговоров, то необходимо заранее уточнить у партнеров, не возражают ли они против этого.

Гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Места за столом делятся на более и менее почетные. Самое почетное место - справа от главы компании. По мере удаления от главы компании места становятся менее почетными. При трех и более сторон встречи гостей рассаживают по алфавиту (латинице или кириллице), по часовой стрелке.

При церемонии подписания по желанию могут присутствовать СМИ. Затем возможно проведение приема типа “бокал шампанского”.

В программу визита могут быть включены другие мероприятия: вручение памятных подарков и сувениров и т. д.

Искусство делового общения

Искусство общения - важнейший навык, которому стоит обучиться каждому. Чтобы стать мастером общения, важно развивать самые разнообразные навыки: это и умение управлять конфликтом, и навыки ведения переговоров, и подстройка к собеседнику, владение мимикой, голосом и жестикуляцией.

Например, высокий тембр голоса очень раздражает и утомляет. Но не стоит говорить слишком тихо и неуверенно. Поэтому необходимо сделать свой голос грудным и приятным.

Лучше всего воспринимается размеренный темп речи, когда вы позволяете себе делать небольшие паузы, показывая, что прежде чем что-то ответить, обдумываете услышанное. Сразу появляется ощущение, что вы “человек разумный”.

Никогда не суетитесь - это производит плохое впечатление в любом случае

Жестикуляция должна быть соразмерна ритму речи и примерно соответствовать тому, о чем вы говорите. Чем более формально общение, тем более сдержанной должна быть жестикуляция.

Что касается дистанции, то каждый человек в зависимости от личной эмоциональности сам определяет подходящую для данного случая дистанцию.

В протоколе существует всего три цвета для костюмов: черный, темно-синий и серый. Ни в коем случае не коричневый. Это популярный цвет, но к нему сложно подобрать блузки и аксессуары. Деловой костюм характеризует статус человека. Он должен быть нейтральным.

Деловая женщина более вольна в выборе одежды, чем мужчина. Это может быть платье, костюм, юбка с блузой. Лучше иметь несколько костюмов классического стиля с набором блуз.

На дневные деловые приемы следует одевать одежду скромных строгих линий, спокойных цветов.

На вечерних деловых приемах, которые начинаются после 19 часов, одежда может быть более праздничной, но не экстравагантной.

Если на дневной прием женщина может одеть шляпку, то вечером этого делать не следует. Другими словами, главное правило, которого следует придерживаться при выборе одежды, - это соответствие его времени и обстоятельствам по принципу: "лучше не преувеличить".

Обувь деловой женщины: это должны быть туфли на каблуке до 7 сантиметров, но ни в коем случае не спортивная обувь и не босоножки в открытым мысом и пяткой.

Соблюдение правил делового этикета - самый необходимый элемент профессионализма. Грамотность в письменной и устной речи - показатель высокого делового имиджа.

Один из основных принципов повседневной жизни - поддержание нормальных отношений между людьми и стремление избегать конфликтов. Этот принцип еще более важен в деловых отношениях, так как речь идет о должном уважении и внимании к партнерам по бизнесу. Именно протокол способствует успешному решению больших и малых деловых вопросов.