Снабжение, основные функции и принципы

Процесс снабжения – это совокупность операций, обеспечивающих предприятие необходимыми предметами и средствами труда. Основная задача предприятия по организации снабжения – своевременное бесперебойное и комплексное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами при минимальных издержках управления запасами.

Обеспечение производств сырьем, материалами, покупными полуфабрикатами и готовыми изделиями связано с выполнением таких функций, как закупка, транспортировка, складская переработка и другими. Все эти операции планируются, осуществляются, контролируются и регулируются специализированными службами, подразделениями снабжения или специальными сотрудниками (в зависимости от размера предприятия).

В снабженческой деятельности предприятия можно выделить два основных вида функций: внешние и внутренние.

Функции снабжения:

- выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;

- определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;

- решение о заказе;

- установление количества и сроков поставок и наблюдение за ними;

- управление запасами;

- учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Внешние функции снабжения определяют взаимоотношения предприятия с другими предприятиями-поставщиками, оптовыми и розничными торговыми фирмами, транспортными организациями:

- поиск возможных поставщиков материальных ресурсов, анализ и выбор наиболее подходящих из них; заключение договоров с поставщиками;

- установление рациональных хозяйственных связей по поставкам продукции на предприятие, заключение договоров с потребителями;

- выбор средств доставки материальных ресурсов от поставщиков и к потребителям, заключение договоров с транспортными фирмами.

Внутренние функции снабжения характеризуют взаимодействие службы снабжения с административными и производственными подразделениями данного предприятия:

- планирование материально-технического снабжение на основе баланса материальных ресурсов (плана снабжения);

- организация и планирование снабжения средствами и предметами труда производственных подразделений;

- лимитирование отпуска материалов со склада;

- подготовка материальных ресурсов к производственному потреблению, отпуск и доставка материальных ресурсов со склада на место их потребления; - оперативное регулирование движения материальных ресурсов, контроль над их использованием на предприятии.

Различают две формы снабжения:

- транзитная форма снабжения – предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, обрабатывающих или производящих;

- складская форма снабжения– материальныересурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, оптовых и розничных торговых фирм.

В настоящее время обеспечение предприятия материальными ресурсами осуществляется через: товарно-сырьевые биржи, аукционы, конкурсы, оптовые закупки, регулярные закупки мелкими партиями, закупки по мере необходимости, снабжение производства по запросам и так далее, а также собственное производство.

Принципы снабжения:

1) Планомерность - завоз продукции на основе плановых графиков завоза;

2) Ритмичность - завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;

3) Оперативность - осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;

4) Экономичность - минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;

5) Централизация - снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;

6) Технологичность - использование современных технологий закупок и поставок.

Разработка программы снабжения - определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Задача системы снабжения - обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.

Требования к системе снабжения:

1) Обеспечение непрерывного потока продукции: обеспечение непрерывного потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия;

2) Управление запасами: сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание;

3) Поддержание уровня качества обслуживания потребителей;

4) Работа с поставщиками: поиск компетентных поставщиков;

5) Стандартизация: покупка стандартной продукции там, где это возможно;

6) Достижение минимальной общей стоимости обслуживания, процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости;

7) Обеспечение конкурентного преимущества предприятия;

8) Развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;

9) Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Немаловажным критерием снабжения является надёжность. Надежность снабжения - гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени. Задержка поставки может привести к простою производства, что в свою очередь принесёт значительные убытки.

 

Процесс закупок

 

Закупочная логистика - это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство. Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.

Этапы процесса закупок на предприятии:

1) Определение масштаба проекта (определение объема производства и продаж, оценка величины затрат, параметров бюджета);

2) Формирование плана закупок, предварительная оценка поставщиков. Составляется список всех будущих закупок для проекта, а также график закупок каждого вида продукции;

3) Размещение объявлений о подаче предложений;

4) Оценка предложения;

5) Окончательные переговоры;

6) Составление документации;

7) Поставка и контроль качества;

8) Обсуждение спорных вопросов и гарантийных обязательств.

Операции, осуществляемые в рамках функции закупок:

1) Анализ рынка;

2) Изучение тенденций цен и анализ стоимости производства поставщика. Позволяет сделать вывод о том, что покупка совершается при наиболее благоприятных условиях и в самое лучшее время;

3) Получение и оценка предложения поставщика;

4) Выбор поставщика;

5) Согласование стоимости обслуживания и заключение договора;

6) Проверка соответствия закупаемой продукции определенным требованиям или спецификации покупателя;

7) Проведение предварительных переговоров между поставщиком и покупателем;

8) Размещение заказа;

9) Делегирование полномочий и оценка последствий закупочной политики;

10) Установление единой политики в отношениях с поставщиками;

11) Выработка методов учета продукции;

12) Сокращение времени проверки и одобрения специификации продукции;

13) Ускорение оплаты продукции;

14) Экономия ресурсов предприятия, например, путем консолидации заказов и установления стандартов запаса;

15) Поиск более дешевых заменителей продукции без ущерба для ее потребительских свойств;

16) Отбор, классификация и анализ данных, необходимых для поиска альтернативного вида продукции;

17) Прогноз снабжения, спроса и цен на основные виды закупаемой продукции;

18) Анализ ценности и возможностей поставщика;

19) Разработка новых методов для обработки необходимых данных в целях эффективного функционирования системы закупок.

Факторы, влияющие на уровень качества обслуживания в системе закупок предприятия:

1) Скорость выполнения заказа (время от момента отправки заказа до получения продукции);

2) Возможность срочной доставки продукции по специальному заказу;

3) Готовность поставщика принять обратно поставленную продукцию, если в ней обнаружен дефект, и заменить в кратчайший срок качественной продукцией;

4) Обеспечение различных объемов партий отгрузок продукции;

5) Умение выбрать наиболее подходящий вид транспортировки;

6) Наличие эффективно функционирующей службы обслуживания потребителей;

7) Наличие надежно функционирующей распределительно-складской сети;

8) Достаточный уровень запасов продукции;

9) Уровень цен, по которым предоставляется обслуживание потребителям.

Методы закупок:

1) Прямые закупки - закупки продукции непосредственно у производителей;

2) Встречные закупки - закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями;

3) Лизинг - аренда, например, складского оборудования;

4) Новая закупка - ситуация осуществления закупки предприятием, при которой покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований;

5) Обычная повторная закупка;

6) Измененная повторная закупка - ситуация осуществления закупки, при которой предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;

7) Комплексная закупка - осуществляется на основе комплексного решения и не требует Принятия каких-либо отдельных решений.

В итоге система управления закупками на предприятии позволяет: расширить номенклатуру продукции, снизить общие затраты ресурсов и исключить убытки, избавиться от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции, увеличить доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.