Тема: «Разработка запросов в Access»

 

Цель занятия: создать запросы в СУБД Access.

Задание:

1. Загрузить ранее созданную базу данных

2. Активизировать работу Конструктора запросов и определить поля, включаемые в запрос

3. Установить порядок сортировки данных для выбранных полей

4. Задать условия отбора для запроса

5. Сохранение созданного запроса

6. Создать запрос с помощью Мастера запросов

7. Составить отчет

 

Теоретические сведения

Когда требуется просмотреть, добавить, изменить или удалить данные из базы данных, удобно использовать запросы.

С помощью запросов можно получить ответы на очень специфические вопросы о данных, ответить на которые, просто посмотрев на данные в таблице, было бы непросто. Запросы можно использовать для фильтрации данных, выполнения расчетов на основе данных и отображения сводных данных. Кроме того, запросы позволяют автоматизировать выполнение многих задач управления данными и просматривать изменения в данных перед их использованием.

Запрос представляет собой обращение к данным для получения информации и выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц или даже добавления, изменения или удаления данных в таблице. Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных, называются запросами на изменение.

Запросы можно также использовать для включения данных в форму или отчет. В хорошо структурированной базе данных сведения, которые требуется представить с использованием формы или отчета, зачастую хранятся в разных таблицах. С помощью запроса можно собрать необходимые данные перед проектированием формы или отчета.

MS Access 2007 предоставляет два варианта создания запросов: с помощью Мастера или с помощью Конструктора. Оба способа представлены во вкладке Создание.

Рассмотримподробнее Конструктор запросов (рисунок 22.1).

 

 

Рисунок 22.1. Конструктор запросов

 

В верхней части окна Конструктора отображается таблица (или несколько таблиц, если запрос многотабличный) в том виде, в каком таблицы отображаются в окне Схема данных (Relationship). Таблицы — источники данных для запроса, мы будем называть базовыми таблицами запроса. В нижней части окна находится бланк запроса — таблица, ячейки которой используются для определения запроса. В бланке отображаются все столбцы, включенные в результирующее множество запроса.

Иногда необходимо выполнить запрос, который лишь немногим отличается от существующего запроса. Можно изменить исходный запрос для использования новых условий, но если часто требуется запускать различные варианты одного запроса, стоит воспользоваться запросом с параметрами. При выполнении запроса с параметрами у пользователя запрашиваются значения полей, которые затем используются для создания условий для запроса.

Задания для самостоятельного выполнения

Разработать запросы для таблиц, созданных в лабораторной работе №21.

Лабораторное занятие № 23 (1 час)

Тема: «Разработка форм и отчетов в Access»

 

Цель занятия: создать экранную форму, используя элементы управления, ознакомиться с их свойствами и методами, создать отчет.

Задание:

1. Загрузить ранее созданную в Access базу данных

2. Создать форму, используя Конструктор формы

3. Расположите на экранной форме элементы управления. Задайте свойства элементам управления

4. Сохраните экранную форму

5. Сформировать отчет с помощью Конструктора отчетов

6. Спроектировать отчет, используя Мастер отчетов

7. Составить отчет по работе

 

Теоретические сведения

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте Создание. Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

 

 

Для того чтобы иметь возможность распечатать данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. На первом этапе освоения программы Access целесообразно воспользоваться командой Мастер отчетов расположенной на ленте Создать.

 

В процессе работы «Мастер отчетов» предложит выбрать из списка доступные поля (рисунок 23.1), для чего можно воспользоваться стрелками влево и вправо, выделяя нужную строку из списка курсором.

 

 

Рисунок 23.1. Первый шаг Мастера отчетов

 

На следующем шаге мы можем выбрать способ сортировки информации в будущем отчете.

 

 

Рисунок 23.2. Второй шаг Мастера отчетов

 

 

Рисунок 23.3. Третий шаг Мастера отчетов

 

Далее выбираем макет и книжную ориентацию бумаги.

 

 

Рисунок 23.4. Четвертый шаг Мастера отчетов

 

Следующий шаг «Мастера отчетов» предполагает выбор стиля (т.е. внешнего вида будущего отчета).

 

Рисунок 23.5. Пятый шаг Мастера отчетов

 

На завершающем этапе вы должны выбрать удобное для вас имя отчета и, либо просмотреть готовый отчет, либо перейти к редактированию, выбрав команду «Изменить макет отчета».

 

 

Рисунок 23.6. Шестой шаг Мастера отчетов

 

Задания для самостоятельного выполнения

Разработать формы и отчеты для таблиц, созданных в лабораторной работе №21.