Реєстрація та облік зобов'язань розпорядників бюджетних коштів

 

Бюджетне фінансове зобов'язання це зобов'язання розпорядника або одержувача бюджетних коштів сплатити кошти за будь-яке здійснене відповідно до бюджетного асигнування розміщення замовлення, укладення договору, придбання товару, послуги чи здійснення інших аналогічних операцій протягом бюджетного періоду, тобто - кредиторська заборгованість та/або попередня оплата, яка передбачена законодавством. До небюджетного зобов'язання відноситься будь-яке зобов'язання за коштами державного та/або місцевих бюджетів, узяте розпорядниками або одержувачами бюджетних коштів без відповідних бюджетних асигнувань або ж з перевищенням повноважень, установлених Бюджетним кодексом України, законом України про Державний бюджет України та рішенням про місцевий бюджет на відповідний рік.

Розпорядники бюджетних коштів мають право брати бюджетні зобов'язання за загальним фондом бюджету в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисом (планом використання бюджетних коштів), за спеціальним фондом бюджету в межах відповідних фактичних надходжень до цього фонду та бюджетних асигнувань установлених кошторисом (планом використання бюджетних коштів) для забезпечення діяльності у поточному бюджетному році та погашення зобов'язань минулих періодів.

Обсяг зобов'язань, узятих установою протягом року, повинен зменшити рівень заборгованості за бюджетними зобов'язаннями минулих періодів та недопустити виникнення заборгованості за бюджетними зобов'язаннями в поточному році.

Розпорядники протягом 7 робочих днів після взяття зобов'язання подають до відповідного органу ДКСУ Реєстр зобов'язань розпорядників (одержувачів) коштів (далі - реєстр) на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях і оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття зобов'язання.

При взятті зобов'язання шляхом закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти, розпорядник коштів протягом 7 робочих днів з дати його виникнення подає до ДКСУ додатково оригінали (засвідчені копії) документів, що підтверджують проведення закупівлі. Якщо зобов'язання виникли на виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів), розпорядник проставляє в реєстрі розрахункову суму, використовуючи курс НБУ на день подання реєстру, або курс міжбанківського валютного ринку України у разі закупівлі валюти на ньому.

За окремими напрямами видатків (наприклад, заробітна плата, стипендії, нарахування на заробітну плату, різні види допомоги, міжбюджетні трансферти, витрати на службові відрядження), у тому числі за зобов'язаннями де не зазначаються суми (договір про надання послуг зв'язку), у реєстрі проставляються розрахункові суми, але в межах планових показників.

За довгостроковими зобов'язаннями, строк дії яких перевищує один бюджетний рік (довгострокові договори, більше одного року), суми в реєстрі проставляються в межах планових показників поточного бюджетного року на підставі даних календарного плану до довгострокового договору.

Органи ДКСУ звіряють відповідність даних поданого розпорядником реєстру даним підтвердних документів та опрацьовують підтвердні документи протягом:

- 1 операційного дня - за захищеними статтями, які не потребують проведення процедур закупівель;

- до 3 операційних днів - за захищеними статтями, які потребують проведення процедур закупівель (крім капітальних видатків;

- до 3 операційних днів за іншими поточними видатками, крім захищених;

- до 5 операційних днів - за капітальними видатками.

За фінансовими зобов'язаннями, які виникають у процесі виконання кошторису, розпорядники протягом 7 робочих днів з дати виникнення зобов'язання, але не пізніше останнього робочого дня місяця подають до органу ДКСУ реєстр бюджетних (додаток 47) та реєстр бюджетних фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (додаток 48) на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях, а також оригінали документів та/або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт узяття зобов'язання та фінансового зобов'язання.

У виняткових випадках, коли документи розкривають діяльність органів державної влади щодо оборону або безпеки України, розпорядники подають тільки реєстри. На одному примірнику реєстру при поверненні проставляється відмітка «зареєстровано та взято на облік». За цільове спрямування коштів, узяття зобов'язань, фінансових зобов'язань та наявність на підтвердних документах грифа секретності відповідає розпорядник бюджетних коштів.

У полі «Одержано органом ДКСУ» реєстру бюджетних (реєстру бюджетних фінансових зобов'язань) на всіх примірниках обов'язково проставляються дата його подання та підпис відповідальної особи органу ДКСУ.

Після перевірки підтвердних документів один примірник реєстру (реєстру фінансових зобов'язань) і заявки на видачу готівки та перерахування коштів на вкладні рахунки (додаток 39) повертаються розпоряднику, другі примірники цих документів залишаються в органі ДКСУ. Документи, що підтверджують факт узяття зобов'язання (фінансового зобов'язання) повертаються розпоряднику з відміткою «зареєстровано та взято на облік».

Розпорядник залишає в органі ДКСУ засвідчені копії:

- договорів, укладених із застосуванням процедур закупівель товарів, робіт та послуг за державні кошти;

- документів, визначених постановою Кабінету Міністрів України від 27.12.2001р. №1764 «Про затвердження Порядку державного фінансування капітального будівництва».

У разі змін умов зобов'язань (додаткові договори, розірвання договору) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 3 робочих днів з дати їх виникнення подати до органів ДКСУ відповідний реєстр і підтвердні документи. При зміні курсу валют на дату здійснення операції розпорядник знову вносить відповідні зміни до реєстрів.

При знятті з обліку зобов'язань суми зобов'язання (фінансового зобов'язання) проставляються у реєстрах з мінусом.

Органи ДКСУ не реєструють зобов'язання при:

- відсутності документів, які підтверджують факт узяття зобов'язання;

- невідповідності напрямів витрачання бюджетних коштів зобов'язанню;

- неподанні або поданні неповного пакета підтвердних документів щодо проведення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти;

- недотриманні розпорядниками бюджетних коштів бюджетних повноважень та обмежень, які вводяться законодавчими та іншими нормативно-правовими актами;

- недотриманні вимог щодо оформлення поданих документів.

Фінансові зобов'язання також не реєструються у випадку:

- відсутності відповідного бюджетного зобов'язання у бухгалтерському обліку виконання державного та місцевих бюджетів;

- відсутності документів, які підтверджують факт узяття фінансового зобов'язання;

- недотриманні вимог щодо оформлення поданих документів.

Органи ДКСУ у таких випадках повідомляють відповідних розпорядників про відмову в реєстрації зобов'язань (фінансових зобов'язань у письмовій формі). У реєстрі (реєстрі фінансових зобов'язань) у графі «Примітка» робиться відмітка про відмову в реєстрації (номер та дата відмови). Відмови реєструються органами ДКСУ в журналі реєстрації відмов у взятті зобов'язань (фінансових зобов'язань) (додаток 41).

Після усунення недоліків розпорядник подає виправлені документи знову.

Відповідальність за взяті зобов'язання, їх зміст, правильність оформлення та достовірність інформації, уключеної до реєстрів, своєчасність реєстрації зобов'язань та фінансових зобов'язань несуть розпорядники бюджетних коштів.

У разі скорочення асигнувань розпорядники бюджетних коштів приймають заходи щодо ліквідації або скорочення обсягу зобов'язань (фінансових зобов'язань), які перевищують уточнені плани асигнувань загального фонду, плани спеціального фонду.

При тимчасовому обмеженні асигнувань загального фонду розпорядники коштів повинні привести обсяги зобов'язань у відповідність з тимчасовим обмеженням.

Бюджетні фінансові зобов'язання щодо виплати субсидій, допомоги, пільг за оплатою за спожиті житлово-комунальні послуги та компенсацій громадянам з бюджету обліковуються органами ДКСУ незалежно від визначених на цю мету бюджетних призначень і бюджетних асигнувань.

При списанні коштів з рахунків розпорядників органи ДКСУ відображають в

обліку відповідні бюджетні та фінансові зобов'язання. Після проведення примусового списання коштів з рахунків розпорядники бюджетних коштів повинні привести у відповідність до проведених операцій зобов'язання та фінансові зобов'язання.

Для розпорядників бюджетних коштів бюджетів місцевого самоврядування при взятті бюджетних фінансових зобов'язань за такими кодами економічної класифікації видатків як 1111 «Заробітна плата», 1120 «Нарахування на заробітну плату», 1138 «Послуги зв'язку», 1161 «Оплата теплопостачання», 1162 «Оплата водопостачання і водовідведення», 1163 «Оплата електроенергії», 1164 «Оплата природного газу», 1165 «Оплата інших комунальних послуг» мають місце певні особливості їх обліку. При взятті бюджетних фінансових зобов'язань за іншими кодами економічної класифікації видатків та класифікації кредитування бюджету облік зобов'язань здійснюється за вищеописаною процедурою.

Розпорядники коштів бюджетів місцевого самоврядування за умови взяття бюджетного фінансового зобов'язання подають до органу ДКСУ реєстр-розпорядження на виділення коштів з бюджетів місцевого самоврядування на погашення бюджетних фінансових зобов'язань розпорядників бюджетних коштів на паперових (у двох примірниках) та електронних носіях, оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку, що підтверджують факт взяття бюджетного фінансового зобов'язання, а також платіжні доручення на погашення бюджетних фінансових зобов'язань.

По закінченні бюджетного періоду (31 грудня або інший останній день бюджетного періоду, інший термін закриття рахунків визначений Міністром фінансів України) розпорядники бюджетних коштів проводять інвентаризацію активів та зобов'язань і за даними обліку визначають суми небюджетних фінансових зобов'язань.

Зобов'язання та фінансові зобов'язання розпорядників бюджетних коштів обліковуються органами ДКСУ в бухгалтерському обліку виконання бюджетів.

Для відображення даних про зобов'язання та фінансові зобов'язання розпорядників бюджетних коштів, які виникають у процесі виконання загального та спеціального фондів кошторису розпорядників, органи ДКСУ в автоматизованому режимі заносять дані з реєстру, реєстру фінансового зобов'язання у картку обліку зобов'язань за відповідними кодами програмної (тимчасової класифікації видатків та кредитування місцевих бюджетів) та економічної класифікації видатків і класифікації кредитування бюджетів.

Для складання і надання повної та достовірної звітності про виконання бюджетів органи ДКСУ здійснюють коригування даних бухгалтерського обліку виконання бюджетів в частині обліку зобов'язань та фінансових зобов'язань; за даними бухгалтерського обліку подають інформацію про наявність фінансових зобов'язань розпорядників бюджетних коштів місцевим фінансовим органам.

Дані бухгалтерського обліку органів ДКСУ звіряються з відповідними даними звітів розпорядників бюджетних коштів. На кінець бюджетного періоду сума фінансових зобов'язань повинна відповідати сумі кредиторської заборгованості (за винятком одержувачів бюджетних коштів).

Розпорядники бюджетних коштів протягом року повинні укладати договори (брати зобов'язання) та здійснювати видатки за загальним фондом кошторисів у межах бюджетних асигнувань, установлених законом України про Державний бюджет країни та рішенням відповідної ради про місцевий бюджет на відповідний рік, а за спеціальним фондом - у межах бюджетних асигнувань, установлених законом України про Державний бюджет України або рішенням відповідної ради про місцевий бюджет на відповідний рік, але з урахуванням фактичних надходжень.

Зобов'язання, узяті розпорядниками бюджетних коштів без відповідних бюджетних асигнувань, є небюджетними зобов'язаннями і не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Узяття таких зобов'язань є бюджетним правопорушенням.

Порушення розпорядниками бюджетних коштів вимог щодо прийняття ними бюджетних зобов'язань є підставою для призупинення бюджетних асигнувань.

У разі, якщо за даними річного звіту про виконання державного та місцевих бюджетів у розпорядника бюджетних коштів є небюджетні зобов'язання (небюджетна кредиторська заборгованість),органи ДКСУ надають таку інформацію у розрізі розпорядників бюджетних коштів до органів Державної фінансової інспекції України для вжиття відповідних заходів.