Організація пошуку та закупівля необхідних матеріальних ресурсів відповідної якості й за мінімальними цінами

Успішне здійснення закупівель передбачає наявність вичерпної інформації про стан ринків. Результати досліджень повинні визначити структуру ринку, його організацію (балансування попиту та пропозиції). Інструментом дослідження ринку закупівлі товарів виробничого призначення є запити потенційних споживачів.

Існують оптові та регулярні закупівлі дрібними партіями, закупівлі в міру необхідності та інші комбінації перелічених методів.

Найбільш часто використовується закупівля товарної партії, тобто поставка великою партією за один раз (оптові закупівлі). Для неї характерні простота оформлення документів, гарантія поставки всієї партії, значні торговельні знижки. Однак така закупівля вимагає наявності великих складських приміщень та уповільнює обіг капіталу.

Ресурси, потреба в яких виникає непередбачено і які не вимагають тривалого зберігання, закуповуються, як правило, в терміни, наближені до строків їх реалізації. Ресурси разового і постійного споживання, що потрібні у певний момент, купуються на умовах договірного постачання, що обумовлюють точний час підвезення. Внаслідок такого способу постачання обсяг запасів ресурсів на підприємстві скорочується, а пов’язані з цим витрати зменшуються.

Аналіз закупівельної ціни

Аналіз цін враховує також і додаткові роботи та послуги (проведення консультацій, підготовку документації, пакування, мито, транспортування тощо).

3 Дослідження транспортних витрат

При цьому до уваги береться не тільки відстань перевезень, а й вид транспорту, швидкість доставки, партійність вантажів, спосіб їх пакування.

Організація руху матеріальних ресурсів з ринку закупівель до складів підприємства

Для ефективного функціонування заготівельної логістики необхідно скласти план закупівель, який забезпечував би узгодженість дій усіх відділів і відповідальних осіб підприємства щодо вирішення основних завдань закупівельної логістики.

Вибір постачальника.

Вибір постачальника може здійснюватися шляхом конкурсних торгів чи письмових переговорів між постачальниками та споживачами. Досить поширеною формою пошуку потенційних постачальників є конкурсні торги (тендери). Вони проводяться у тому випадку, якщо передбачається налагоджування довгострокових зв’язків між постачальником і споживачем та вигідні для обох сторін угоди. Постачальник одержує чітке уявлення про умови роботи зі споживачем, споживач, у свою чергу, не тільки вирішує проблему одержання пропозиції, що відповідає його вимогам, а й обирає найкращого постачальника.

Організація конкурсних торгів є складною та багатоплановою роботою. Для цього треба провести відповідну рекламну кампанію, розробити тендерну документацію, прийняти пропозиції, оцінити їх тощо.

Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, який представив найбільш вигідну тендерну пропозицію, що відповідає кваліфікаційним вимогам.

Інший варіант процедури одержання пропозиції від потенційних постачальників - письмові подання. Ініціативу може також узяти на себе споживач. Якщо ініціатором є постачальник, він розсилає потенційним покупцям своєї продукції пропозиції на постачання товару. Пропозиції, або оферти, можуть бути твердими і вільними.

Тверді оферти відсилаються тільки одному покупцеві із зазначенням терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді упродовж цього часу рівноцінне відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції. Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві у межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Продавець може одержати і контрумови покупця. Якщо контрагенти не досягають згоди протягом терміну дії пропозиції, переговори продовжуються без урахування зобов’язань продавця, що були їм узяті за умов твердої оферти.

Вільна оферта не включає жодних зобов’язань продавця стосовно покупця. Вона може відсилатися необмеженій кількості потенційних споживачів. За умов вільної оферти ініціатором переговорів виступає покупець. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист чи запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). Запит містить усі необхідні реквізити (найменування товару, якість, яка вимагається, умови та терміни поставки, платежу тощо), крім ціни, що обумовлюється у відповіді-пропозиції.

Основним критерієм для відбору пропозицій мають бути вища якість і мінімальна ціна. Іншими критеріями, що впливають на вибір постачальника, є його знаходження на тій чи іншій відстані від споживача, час виконання замовлень, наявність у постачальника резервних потужностей, його кредитоспроможність, фінансовий стан тощо.

Для прийняття рішення про вибір постачальника у відповідності з переліченими критеріями необхідно зібрати відповідну інформацію.

Відбираючи джерела інформації, якими можуть бути власні дослідження, консультації юридичних осіб (банків, фінансових інститутів, торговельних асоціацій, інформаційних агентств), слід керуватися такими правилами:

1) не можна обмежуватися одним джерелом інформації;

2) як мінімум одне з використовуваних джерел має бути незалежним, тобто незацікавленим у можливих наслідках використання наданої інформації.

 

У західної комерційній практиці вироблений ряд "правил" або рекомендацій, які не тільки істотно полегшують взаємини з постачальниками та клієнтами, а й усталюють стан виробництва, створюють умови для виживання в конкурентній боротьбі. Це є своєрідним кодексом, що характеризує етичні норми партнерства.

Він може бути сформульований так: в основі успішної підготовки й виробництва продукції за інших рівних умов, лежать гарні відносини між підприємцями, з однієї сторони, та кредиторами, постачальниками й клієнтами - з іншої.

 

Принципи, що покладені в основу кодексу партнерства [9]:

1 Вести себе з постачальниками так само, як із клієнтами фірми.

2 Не забувати демонструвати справами спільність інтересів.

3 Знайомити постачальників і клієнтів зі своїми завданнями й бути в курсі їхніх ділових операцій.

4 Проявляти готовність допомогти у випадку виникнення проблем у партнерів.

5 Дотримуватися взятих зобов'язань.

6 Ураховувати в діловій практиці інтереси партнерів.

7 Підтримувати стабільні контакти в діловому світі.

Механізм збутової логістики

Збутова діяльність - процес просування готової продукції на ринок та організація товарного обміну з метою одержання підприємницького прибутку.

Збутова логістика, або розподільча логістика – невід’ємна частина логістичної діяльності, що пов’язана з організацією ефективного розподілу готової продукції.

Вона охоплює весь ланцюжок системи розподілу: маркетинг, транспортування, складування тощо.

Основні функції збутової логістики можна поєднати у три групи:

1) функції планування;

2) функції організації;

3) функції контролю та регулювання.

Функції планування:

– розробка перспективних та оперативних планів продажів;

– аналіз та оцінка кон’юнктури ринку;

– формування асортиментного плану виробництва на замовлення покупців;

– вибір каналів розподілу та товароруху;

– планування рекламних кампаній і розроблення заходів зі стимулювання збуту;

– складання кошторисів витрат для цілей збуту та їх оптимізації.

Функції організації збуту:

– організація складського і тарного господарства для готової продукції;

– організація продажу і доставки продукції споживачам;

– організація допродажного і післяпродажного обслуговування споживачів;

– організація каналів товароруху і розподільчих мереж;

– організація рекламних кампаній та заходів зі стимулювання збуту;

– організація підготовки торговельного персоналу та управління діяльністю торговельних представництв;

– організація взаємодії всіх підрозділів підприємства для досягнення цілей збуту.

Функції контролю та регулювання:

– оцінка результатів збутової діяльності;

– контроль за виконанням планів збуту;

– оперативне регулювання збутовою діяльністю підприємства з урахуванням впливу зовнішніх та внутрішніх чинників;

– оцінка і стимулювання діяльності збутового апарату;

– статистичний, бухгалтерський та оперативний облік збутової діяльності.

Основними завданнями збутової логістики є наступні:

1) максимізація прибутку підприємства за більш повного задоволення попиту споживачів;

2) ефективне використання виробничого апарату підприємства за рахунок оптимального завантаження виробничих потужностей замовленнями споживачів;

3) раціональна поведінка на ринку з урахуванням його постійно змінної кон'юнктури.

Цілі, завдання та функції збутової логістики вимагають певних форм організації процесу збуту готової продукції.

Організація збутової логістики включає:

1) організацію процесу збуту готової продукції з урахуванням принципів та методів логістики;

2) організацію управління збутом як сукупністю логістичних операцій, логістичних ланцюгів і логістичних систем;

3) організацію взаємодії учасників збутової діяльності, тобто суб’єктів збутової логістики.

Збутова логістика як сукупність взаємопов’язаних логістичних операцій може описуватися у часових межах операційних систем.

Операційна система збутової (розподільчої) логістики складається з трьох підсистем [13]:

1) переробної підсистеми;

2) підсистеми забезпечення;

3) підсистеми планування і контролю.

Задоволення попиту споживачів є результатом взаємодії всіх перелічених підсистем (рис. 5.1).

 

 

 

Рисунок 5.1 - Операційна система збутової (розподільчої) логістики

Переробна підсистема безпосередньо виконує збутову роботу, перетворюючи сигнали ринку про платоспроможний попит споживачів (вхід системи) на необхідні ринку товари та послуги (вихід системи). Збутовий перетворювач (транслятор попиту) виконує операції з асортиментного завантаження виробництва, кількісного та якісного приймання готової продукції, організації її зберігання і підготовки до споживання, просування товарів на ринок каналами розподілу і товароруху, допродажного і післяпродажного обслуговування споживачів.

Підсистема забезпечення створює матеріально-речові і фінансово-трудові умови для нормального функціонування переробної підсистеми. Вона містить: виробниче забезпечення збуту, включаючи виробництво товарів і послуг на замовлення споживачів, матеріально-технічне забезпечення збутової діяльності з урахуванням створення складів, транспортних, торговельних та інших комунікацій; фінансове забезпечення виробництва і реалізації продукції, зокрема фінансування рекламних кампаній; кадрове забезпечення збутових служб підприємств, включаючи професійне навчання торговельного персоналу.

Підсистема планування і контролю може бути класифікована як управлінська підсистема в кібернетичній моделі збутової логістики. Вона формує відповідні управлінські рішення (плани, завдання), одержує інформацію про реакцію на них від виконавців (зворотний зв’язок) і коригує поведінку учасників збутової діяльності відповідно до прийнятих цілей та завдань. Вироблення та ухвалення управлінського рішення у даній підсистемі здійснюються під активним впливом зовнішнього середовища (економічного, правового, політичного) і з урахуванням внутрішньої організації збутової діяльності підприємства (склад служби збуту, склад і розподіл функцій у підрозділах підприємства.

 

Лекція 3. Планування матеріально-технічного забезпечення

ПЛАН

1. Зміст, завдання та послідовність розроблення плану матеріально-технічного забезпечення.

2. Сучасні методи планування потреби в матеріальних ресурсах.

Планування поставок матеріальних ресурсів.

 

1. Зміст, завдання та послідовність розроблення плану матеріально-технічного забезпечення

МТЗ — це вид комерційної діяльності щодо забезпечення матеріально-технічними ресурсами процесу виробництва, здійснюваної, як правило, до початку виробництва. Основна мета МТЗ — доведення матеріальних ресурсів до конкретних виробничих підприєм­ств — у заздалегідь визначене договором місце споживання.

Функції МТЗ класифікують на основні й допоміжні.

До основних відносять:

ü визначення потреби в матеріальних ресурсах (сировині, матеріалах, паливі, енергії, обладнанні);

ü закупівлю матеріальних ресурсів;

ü оренду матеріальних ресурсів, що супроводжується зміною форми власності;

ü доставку матеріальних ресурсів;

ü складування матеріальних ресурсів;

ü розподіл матеріальних ресурсів;

ü доведення матеріальних ресурсів необхідної кількості та якості до робочих місць;

ü визначення потреби заводу в матеріальних ресурсах для виконання різнотермінових інноваційних планів;

ü укладання договорів з постачальниками, складання специфікацій;

ü контроль графіків постачання й виконання договірних обо­в’язків;

ü організацію оперативного обліку руху матеріалів, централізованої доставки матеріалів у цехи й на ділянки;

ü аналіз витрат і рівня використання матеріалів, реалізацію відходів тощо.

Однією з важливих функцій відділу матеріально-технічного постачання є вирішення завдань щодо залучення до господарського обороту вторинної сировини й матеріалів (за можливості використання останньої).

Допоміжні функції МТЗ — маркетингові та юридичні.

Маркетингові функції комерційного характеру охоплюють питання визначення й вибору конкретних постачальників матеріальних ресурсів. У низці випадків як постачальники можуть виступати посередницькі структури.

Юридичні функції пов’язані з правовим забезпеченням і захис­том прав власності, підготовкою та веденням ділових переговорів і юридичним оформленням угод, контролем за їх виконанням.

МТЗ на підприємстві виконує функції, пов’язані із закупівлею сировини, матеріалів, палива, енергії та обладнання, їх зберіганням та розподілом.

Обсяг завдань МТЗ поділяють на дві основні групи:

1) матеріальне забезпечення виробничого процесу наданням необхідних товарів та послуг у потрібній кількості та належної якості, з додержанням вимог щодо часу та місця;

2) закупівля, складування та розподіл товарів, необхідних для економічної діяльності.

Розглядаючи систему планування МТЗ, потрібно з’ясувати зміст і послідовність розроблення плану МТЗ.

У зміст планування МТЗ входять:

ü визначення потреби в матеріалах, устаткуванні, паливі, енергії на базі норм їх витрат;

ü розрахунок запасів усіх товарно-матеріальних цінностей на плановий період;

ü облік, контроль і аналіз виконання планів забезпечення;

ü поточне регулювання забезпечення виробничих підрозділів підприємства.

Планування забезпечення здійснюють у певній послідовності:

ü підготовча робота (забезпечення бланками-формами, інструктаж тощо);

ü визначення джерела забезпечення потреби в матеріалах;

ü розрахунок потреби в матеріальних ресурсах;

ü розроблення норм виробничих запасів.

Стратегічне планування МТЗ має передбачити заходи для забезпечення гнучкості та швидкої реакції на зміну умов МТЗ, визначити обсяги й напрями інвестицій на ці цілі.

Поточне планування передбачає забезпечення виробничої операційної діяльності всіма видами матеріальних ресурсів на плановий рік.

Метою оперативного планування є координація руху матеріаль­них ресурсів між різними підрозділами підприємства, регулювання та контроль за запасами матеріалів.

Процес матеріально-технічного постачання тісно пов’язаний і з іншими сторонами діяльності підприємства.

1. Безпосередній вплив на формування собівартості продукції як одна з найвагоміших статей витрат, що й відображено в кошторисах. На деяких виробництвах витрати на сировину та матеріали становлять до 80—90 % загальних витрат на виробництво.

2. Значний вплив здійснює МТЗ й на поточні та підсумкові показники фінансової діяльності підприємства. Адже за досить високої питомої ваги витрат на сировину та матеріали в загальних затратах підприємства неабиякої актуальності набуває питання оптимізації розрахунків за їх придбання. Від цього безпосередньо залежать періоди обігу дебіторської та кредиторської заборгованостей підприємства, пов’язаних з МТЗ, а отже, може змінюватись і норматив обігових коштів на підприємстві.

3. МТЗ прямо зумовлює й результати виробничих процесів, тому
що якість товару багато в чому залежить від якості затрачених на його виробництво сировини й матеріалів. Також неабияку роль відіграє
і якість затрачених на виробничий процес засобів праці. Тобто, крім
сировини та матеріалів у виробничому процесі велику роль відіграють обладнання й малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП).
А наявність у достатній кількості та потрібної якості зазначених позицій на підприємстві — це частина загального успіху підприємства.

4. Перевага над конкурентами здобувається не лише за допомогою цінових та якісних показників готової продукції. Перевагою в конкурентній боротьбі стають і згадані показники матеріально-технічних ресурсів (МТР) порівняно з аналогами конкурента.

Завдання МТЗ:

а) забезпечення стабільної бази постачальників, здатних коригувати свою постачальницьку діяльність відповідно до виробничих потреб підприємства споживача. Сучасна ситуація вказує на той факт, що майже неможливо відшукати одного такого постачальника, який забезпечив би максимально вигідні умови згідно з параметрами (цінові показники; асортимент; умови оплати; здатність швидко змінювати ціну та (або) асортимент; фактор транспортування та витрат, що пов’язані з останнім);

б) організація внутрішніх процесів, що забезпечують виробни­чий процес та залежать від постачання (МТП). Це організація склад­ського господарства, обліку залишків товарно-матеріальних ціннос­тей на складах, розрахунки нормативних запасів, їх підтримання на визначеному рівні.

2. Сучасні методи планування потреби в матеріальних ресурсах

Визначення потреби в матеріальних ресурсах — центральна ланка в плануванні матеріально-технічного постачання підприємства. Потреба в матеріальних ресурсах складається з потреби в ресурсах на основне виробництво, потреби на створення й підтримку перехідних запасів на кінець планового періоду та потреби на інші види господарської діяльності, у тому числі й невиробничу.

Визначаючи потребу в матеріальних ресурсах, необхідно враховувати наявність засобів для їх покриття. Джерела покриття можуть бути власними чи позиковими. Потреба в матеріальних ресурсах планується за всією номенклатурою матеріалів у вартісному й натуральному вираженні. Обсяги та терміни постачань матеріалів на підприємство зумовлюються режимом їх вироб­ничого споживання, створенням і підтримкою необхідного рівня виробничих запасів.

Обсяг необхідних матеріальних ресурсів складається з потреби в матеріалах, необхідних для впровадження нової техніки, для виготовлення оснащення та інструменту, на експлуатаційні й технологічні втрати, на створення необхідного заділу незавершеного виробництва та на формування перехідних запасів. Фактори, що впливають на визначення потреби в матеріальних ресурсах, подано в табл.1.

Таблиця 1