Понятие хозяйственных связей по поставкам товаров.

Понятие «хозяйственные связи» включает экономические, организационные, коммерческие, правовые, административные и другие отношения, складывающиеся между покупателями и продавцами в процессе поставок товаров.Система хозяйственных связей формируется на основе свободно совершаемых актов купли-продажи по инициативе сторон и централизованного распределения отдельных видов товаров по квотам и для государственных нужд.

Хозяйственные связи на поставку товаров различают по структуре и числу участников, срокам действия, ведомственному признаку.

Структура хозяйственных связей может быть простой и сложной.

Простые хозяйственные связи заключаются непосредственно между предприятием-изготовителем товаров и розничными торговыми организациями. Они устанавливаются при закупке многих продовольственных товаров, особенно скоропортящихся, а также непродовольственных, имеющих несложный ассортимент и крупногабаритных. Такие связи называются прямыми. Преимущества прямых хозяйственных связей заключаются в том, что устраняются излишние звенья перевалки товаров, ускоряется товарооборачиваемость, повышается эффективность воздействия на изготовителя по вопросам обновления ассортимента, повышения качества товаров, сокращается время на согласование условий поставки.

Сложная структура хозяйственных связей предполагает участие в них посредников, число которых может быть различно. Такая структура хозяйственных связей менее эффективна, снижает оперативность управления процессом доведения товаров до потребителя, уменьшает эффективность воздействия на изготовителя по выпуску нужного ассортимента. Она целесообразна при поставках товаров, когда требуется накопление, подсортировка, преобразование ассортимента у посредника.

По срокам действия заключенных договоров различают разовые, краткосрочные (до одного года) и длительные (более года) хозяйственные связи. По ведомственной принадлежности участников различают межсистемные и внутрисистемные хозяйственные связи.

Источники закупок и принципы, учитываемые при выборе поставщиков.

Исследование поставщика. В этой области основной акцент делается на источнике закупок. Выделяют следующие направления исследований:

Анализ финансового положения поставщика. Анализ производственных возможностей. Анализ расходов, связанных с дистрибуцией. Анализ производственных расходов. Исследование дисциплины и качества. Оценка деятельности поставщика. Оценка стратегии продаж поставщика.

Исследование системы закупок: Общие заказы. Формирование индекса цены. Ценовые скидки. Котировки. Себестоимость. Процедура оплаты. Системы контроля поставщика. Установка компьютерной системы, которая регулярно запрашивает и собирает информацию от поставщиков о статусе выполнения текущего заказа. Такая информация приводит к контролю выполнения заказа, размещенного у поставщика.

Метод оценки деятельности покупателя и отдела закупок. Выработка системы, с помощью которой реальный результат общих усилий по закупке можно сравнить с заранее определенным критерием.

Метод оценки деятельности поставщика. Разработка системы рейтинга, насколько хорошо поставщики выполняют свои обязанности. Полученные сведения важны для принятия решения о перекупке товара и в качестве основы для обеспечения обратной связи с поставщиком по тем вопросам, где необходимо усовершенствование.

Этапы закупок товаров.

Заявка. Извещение поставщику о намерении сделать закупку товаров в указанном ассортименте, количестве и сроках поставки. Заявка рассматривается как предварительный заказ и выступает в качестве его первого этапа.

Квота. Извещение поставщика о согласии на поставку товаров в указанном ассортименте, количестве, цене и сроках. Этот документ называют квотой. Квота используется только в тех случаях, когда поставщик требует согласования спецификаций заказа.

Заказ. Внутреннее отражение закупки, которое используется для планирования закупок и контроля их прохождения. Заказ может выступать в форме счета на оплату от поставщика. Оформление заказа не приводит к финансовым последствиям, но может использоваться для прогноза поступления товаров на склады покупателя.

Накладная. Документ, оформляющий поставку товара от поставщика или выполнение работ и услуг. Использование накладных обязательно. Ввод накладной приводит к возникновению обязательств перед поставщиком, а при соответствующей настройке изменяет состояние товарных остатков на складах.

Приходный ордер. Документ, который оформляет поступление товаров на склад предприятия. Приходный ордер вводится непосредственно или создается на основе накладных. Использование этого документа не обязательно, поскольку накладная может оформлять поступление товара.

Счет-фактура. Налоговый и/или расчетный документ, который оформляется после получения товаров от поставщиков. Для ведения налогового учета этот документ обязательный. Может также использоваться для контроля состояния расчетов, поскольку фиксирует количественные и ценовые характеристики товаров, работ и услуг.