ГЛАВА 3. Функции менеджмента

Планирование

Планирование – одна из функций менеджмента, которая представляет собой процесс определения целей и путей их достижения. В ходе планирования разрабатываются планы.

План - это намеченная на определенный период работа с указанием ее целей, содержания, объема, методов, последовательности, сроков выполнения, замыслов.

Планирование представляет собой процесс выбора целей организации и решения о том, что следует делать для их достижения.

 

Рис. 3.1. Организация планирования

Миссией называют большую цель, вызывающую у членов организации состояние устремленности к чему-то.

Существуют цель индивида и цели организации, которые должны находиться в тесном взаимодействии и по возможности совпадать между собой.

Цели организации – это цели общие для всех ее членов. Различают три типа целей: официальные, оперативные, операционные.

Важная характеристика цели – ее достижимость и реалистичность. Цели должны быть понятны, иметь сроки исполнения, при этом они должны мотивировать действия исполнителя.

Оценка и анализ внешней и внутренней среды является главным элементом процесса планирования.

Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого руководство оценивает изменения во внешней среде и изучает внешние возможности и опасности, затрудняющие достижение целей организации.

Руководство должно определить внутренние сильные и слабые стороны организации, чтобы эффективно осуществлять планирование. Руководство выбирает стратегию после того, как проведет анализ внешних возможностей и опасностей, внутренних сильных и слабых сторон и оценит все возможные альтернативы и варианты. Важным механизмом увязки стратегии является разработка планов ориентиров: тактики, политики, процедур и правил.

Тактика представляет собой конкретные краткосрочные стратегии.

Политика дает общие ориентиры для действий и принятия решений.

Процедуры предписывают действия, которые должны быть предприняты в конкретной ситуации.

Управление по целям представляет собой метод объединения планирования, контроля и мотивации, который успешно применяют многие организации для уменьшения числа конфликтов и снижения отрицательной реакции людей на контроль.

Планы классифицируют по срокам (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные) и по целям (стратегические, тактические, оперативные)

На рис. 3.2. представлена разновидность планов организации. Данная классификация в общем виде характеризует основные направления функционирования организации.

 

 

 

Рис.3.2. Планы в системе управления организацией

Функция организации

 

Рассмотрим содержание функции организации. Функция организации заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирмы. Функция организации реализуется 2-мя путями: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, установление ответственности между работниками. Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом.

Организация – это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает отношения между уровнями полномочий, является делегирование.

Делегирование означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам.

Рассмотрим связанные с делегированиемконцепции ответственность и организационные полномочия.

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность всегда лежит на руководителе. Если торговый агент не выполнит своих плановых заданий на год и в результате отдел сбыта не выполнит свой план, руководитель отдела сбыта, а не торговый агент должен держать ответ перед руководителем. Объем ответственности – вот одна из причин высоких окладов у менеджеров. Но даже оклад 1 млн. долл. вряд ли привлечет квалифицированного управляющего, если он не увидит способа влияния на деятельность людей, от которых зависит успех.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду. Это отражено в старой военной поговорке: «Честь отдается мундиру, а не человеку».

Влияние – это любое поведение одного индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого индивида.

Власть – это возможность влиять на поведение других. Чем больше зависимость от другого лица, тем больше власть данного лица. Эффективный руководитель старается поддержать разумный баланс власти.

Формы власти:

- власть, основанная на принуждении – исполнитель верит, что влияющий имеет возможность наказать или сделать какие-то неприятности;

- власть, основанная на вознаграждении;

- экспертная власть исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволят удовлетворить потребность;

- эталонная власть (власть примера) – исполнитель хочет быть таким же, как влияющий;

- законная власть.

На проектирование организации и выбор организационной структуры влияют сложности и динамизм внешней среды, технология работ в организации, поведение работников, стратегический выбор руководства.

Ключевыми решениями в отношении проектирования организации является степень разделения труда, тип департаментизации, способ координации, масштаб управляемости, количество уровней управления, способ разделения прав и ответственности, соотношение централизации и децентрализации в принятии решений.

В зависимости от взаимодействия с внешней средой выделяют механический и органический типы организаций; в зависимости от взаимодействия подразделений - традиционный, дивизиональный и матричный; в зависимости от взаимодействия с человеком - корпоративный и индивидуалистический.

 

3.3. Функция мотивации

 

В самом общем виде мотивация человека и деятельности понимается как совокупность движущих сил, побуждающих человека к осуществлению определенных действий. Эти силы находятся вне и внутри человека и заставляют его осознанно или же неосознанно совершать некоторые поступки. При этом связь между отдельными силами и действиями человека опосредованная очень сложной системой взаимодействий, в результате чего различные люди могут совершенно по-разному реагировать на одинаковые воздействия со стороны одинаковых сил. Более того, поведение человека, осуществляемые им действия, в свою очередь, так же могут влиять на его реакцию, на воздействия, в результате чего может меняться как степень влияния воздействия, так и направленность поведения, вызываемая этим воздействием.

Дадим более детализированное определение мотивации. Мотивация – это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентирующую на достижение определенных целей. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально, и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека.

Для того, чтобы всесторонне раскрыть понятие мотивации, необходимо рассмотреть три аспекта этого явления:

1. что в деятельности человека находится в зависимости от мотивационного воздействия;

2. каково соотношение внешних и внутренних сил;

3. как мотивация соотносится с результатами деятельности человека.

Остановимся на рассмотрении и уяснении смысла основных понятий.

Потребности – это то, что возникает внутри человека и находится внутри человека, что достаточно общее для разных людей, но в то же время имеет определенное индивидуальное проявление у каждого человека. Наконец, это то, от чего человек стремится освободиться, так как, пока потребность существует, она дает о себе знать и «требует» своего устранения. Люди по разному могут пытаться устранять потребности, удовлетворять их, подавлять или не реагировать на них. Потребности могут возникать как осознанно, так и не осознанно. При этом не все потребности осознаются и осознано устраняются. Если потребность не устранена, то это не предполагает, что она устранена навсегда. Большинство потребностей периодически возобновляются, хотя при этом они могут менять форму своего конкретного проявления, а так же степень настойчивости и влияния на человека.

Мотив – это то, что вызывает определенные действия человека. Мотив находится «внутри» человека, зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а так же от действия других, возникающих параллельно с ними мотивов. Мотив не только побуждает человека к действию, но и определяет, что надо сделать и как будет осуществлено это действие, в частности, если мотив вызывает действия по устранению потребности, то у различных людей эти действия могут быть совершенно отличные, даже если они испытывают одинаковую потребность. Мотивы поддаются осознанию, человек может воздействовать на свои мотивы, приглушая их действие или даже устраненяя их из своей мотивационной совокупности. Поведение человека обычно определяется не одним мотивом, а их совокупностью, в которой мотивы могут находиться в определенном отношении друг к другу по степени их воздействия на поведение человека. Поэтому мотивационная структура человека может рассматриваться как основа осуществления им определенных действий. Мотивационная структура обладает определенной стабильностью. Однако она может меняться, в частности, сознательно, в процессе воспитания человека, его образования.

Мотивирование – это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. Мотивирование составляет сердцевину и основу управления человеком. Эффективность управления в очень большой степени зависит от того, насколько успешно осуществляется процесс мотивирования.

В зависимости от того, что преследует мотивирование, какие задачи оно решает, можно выделить два основных типа мотивирования.

Первый тип состоит в том, что путем внешних воздействий на человека вызываются к действию определенные мотивы, которые побуждают человека осуществлять определенные действия, приводящие к желаемому для мотивирующего субъекта результату. При данном типе мотивирования надо хорошо знать то, какие мотивы могут побуждать человека к желательным действиям, и то, как вызывать эти мотивы. Этот тип мотивирования во многом напоминает вариант торговой сделки: «Я даю тебе, что ты хочешь, а ты даешь мне, что я хочу». Если у двух сторон не оказывается точек взаимодействия, то и процесс мотивирования не сможет состояться.

Второй тип – мотивация своей основной задачей имеет формирование определенной мотивационной структуры человека. В этом случае основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивирования мотивы действий человека, и наоборот, ослабить те мотивы, которые мешают эффективному управлению человеком. Этот тип мотивирования носит характер воспитательной и образовательной работы, и часто не связан с какими-то конкретными действиями или результатами, которые ожидается получить от человека в виде итога его деятельности. Второй тип мотивирования требует гораздо больших усилий, знаний и способностей для его осуществления. Однако и его результаты в целом существенно превосходят результаты первого типа мотивирования. Организации, освоившие его и использующие в своей практике, могут гораздо успешнее и результативнее управлять своими членами.

Первый и второй типы мотивирования не следует противопоставлять, так как в современной практике управления прогрессивно управляемые организации стремятся сочетать оба эти типа мотивирования.

Стимулы выполняют роль рычагов воздействия или носителей «раздражения», вызывающих действие определенных мотивов. В качестве стимулов могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предоставляемые возможности и многое другое, что может быть предложено человеку в качестве компенсации за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий. Человек реагирует на многие стимулы не обязательно сознательно. На отдельные стимулы его реакция даже может не поддаваться сознательному контролю.

Реакция на конкретные стимулы неодинакова у различных людей. Поэтому сами по себе стимулы не имеют абсолютного значения или смысла, если люди не реагируют на них. Например, в условиях развала денежной системы, когда практически ничего невозможно купить за деньги, заработная плата и денежные знаки в целом теряют свою роль стимулов и тем более ограниченно использованы в управлении людьми.

Процесс использования различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулирования. Стимулирование имеет различные формы. В практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование. Роль данного процесса стимулирования исключительно высока. Однако очень важно учитывать ситуацию, в которой материальное стимулирование осуществляется, и стараться избегать преувеличения его возможностей, т. к. человек имеет очень сложную и неоднозначную систему потребностей, интересов, приоритетов и целей.

Стимулирование принципиально отличается от мотивирования. Суть этого отличия состоит в том, что стимулирование – это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование. При этом, чем выше уровень развития отношений в организации, тем реже в качестве средств управления людьми применяется стимулирование. Это связанно с тем, что воспитание и обучение, как один из методов мотивирования людей, приводят к тому, что члены организации сами проявляют заинтересованное участие в делах организации, осуществляя необходимые действия, не дожидаясь или же вообще не получая соответствующего стимулирующего воздействия. Если посмотреть на то, что в деятельности человека оказывает воздействие мотивации, то выясняется, что это следующие характеристики деятельности: старание, усилие, добросовестность, настойчивость, направленность.

Участвуя в трудовой деятельности, работник одновременно имеет ряд потребностей, интересов, ценностных ориентацией. Они могут быть существенными или несущественными, разной степени значимости и актуальности. Выбор из всей этой совокупности побудителей осуществляется посредством мотивов (установок) в ходе соотнесения потребностей, интересов, ценностей с трудовой ситуацией.

Сами по себе мотивы достаточно подвижны, поскольку складываются под воздействием эмоций человека, его темперамента. Более устойчивое отношение к ситуациям и объектам, характеризующие более стабильную готовность к определенным действиям, выражается понятием «установка». Таким образом, «мотив» и «установка» близки по смыслу, хотя не являются полностью аналогами.

Мотивы в сфере труда выполняют разнообразные функции, которые реализуются в поведении работника: ориентирующая, когда мотив направляет поведение работника в ситуации выбора вариантов поведения; смыслообразующая, если мотив определяет собой субъективную значимость данного поведения работника, выявляя его личностный смысл; опосредствующая, когда мотив рождается на стыке внешних и внутренних побудителей, опосредуя их влияние на поведение; мобилизирующая, если мотив мобилизирует силы организма работника для реализации значимых для него видов деятельности; оправдательная, когда в мотиве заложено отношение индивида к нормируемому извне образу, эталону поведения, социальной и нравственной норме.

Следует различать реальные мотивы и провозглашаемые, открыто признаваемые. Первые – это мотивы побуждения. Вторые – мотивы суждения, функция которых состоит в том, что бы объяснить себе и другим свое поведение. Открыто провозглашаемые мотивы в отличие от мотивов-побуждений часто называют мотивировками.

Деятельность человека обосновывается одновременно несколькими мотивами, т.к. человек включен в систему разнообразных отношений с предметным миром, с обществом, окружающими людьми, с самим собой. Группа ведущих мотивов, определяющих поведение работника, получила название мотивационного ядра, которое имеет свою структуру.

Существуют теории мотивации, описывающие поведение работника в организации, различают содержательные и процессуальные теории мотивации.

Теории содержания мотивации анализируют факторы, оказывающие влияние на мотивацию. В значительной степени смысл этих теорий сконцентрирован на анализе потребностей и их влиянии на мотивацию. Эти теории описывают структуру потребностей, их содержание и то, как данные потребности связаны с мотивацией человека и деятельности. В данных теориях делается попытка дать ответ на вопрос о том, что внутри человека побуждает его к деятельности. Наиболее известными теориями мотивации этой группы являются:

1) теория иерархии потребностей А. Маслоу;

2) теория ERG (существования, связи, роста), разработанная К.Альдерфером;

3) теория приобретенных потребностей Мак Клеланда;

4) теория двух факторов Ф. Герцберга.

Процессуальные теории исследуют внешние факторы в мотивационном процессе. К процессуальным теориям относят:

1) Теория справедливости, разработанная Стейси Адамсом.

2) Теория постановки цели Э.Локка.

3) Теория ожидания В.Врума.

4) Теория атрибуции.

5) Тория Портера-Лоулера.

6) Теория партисипативного управления.

Мотивы, связанные с трудовой деятельностью, можно разделить на три группы:

Ø мотивы трудовой деятельности;

Ø мотивы выбора профессии;

Ø мотивы выбора места работы.

 

3.4. Функция контроля

 

Контроль представляет собой процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Процесс контроля состоит из установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от этих стандартов.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил.

Текущий контроль осуществляется, когда работа идет непосредственно.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

 

 

 

 

 

Время

 

Рис. 3.3. Схема проведения контроля

 

Первый этап процесса контроля – установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления по всем его ключевым моментам, которые определяются при планировании.

На втором этапе определяются масштабы отклонений от стандарта.

Третий этап процесса контроля – измерение результатов. Здесь менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять.

Эффективный контроль, способный обеспечить достижение целей организации, должен:

- иметь стратегическую направленность;

- быть ориентированным на результаты;

- соответствовать контролируемому виду деятельности;

- быть современным;

- быть достаточно гибким, напористым и приспосабливаться к происходящим изменениям;

- быть простым;

- быть экономичным.

 

Виды контроля: банковский, бюджетный, валютный, внутрибанковский, государственный, инспекционный, безопасности, ценовой, контроль поставок, операционный контроль, производственный, сплошной, хозяйственный, экспортный.

 

 

Рис. 3.4. Принципы контроля

Организация контроля

Контроль с внешней стороны осуществляют высшие государственные органы власти: Администрация президента, комиссии Совета Федерации, Государственная Дума по направлениям, налоговая инспекция, прокурорский контроль, аудиторские фирмы, инспекции, ГИБДД и др.

Взаимный контроль осуществляют предприятия и организации, связанные хозяйственными и иными договорами, а также специально созданными комиссиями. Могут привлекаться независимые аудиторские фирмы (взаимным контролем может быть межведомственный и внутриведомственный).

Внутренний контроль осуществляют предприятия и организации самостоятельно. Для этого могут быть постоянные органы контроля, например, контрольно-пропускные органы, ОТК. Объектом их контроля являются: показатели эффективности использования основных и оборотных средств, их состояние и сохранность, прибыль, технико-технологический контроль, контроль качества продукции и т.д.

ГЛАВА 4. Связующие процессы

(организационные процессы)

 

4.1. Коммуникации в управлении

Коммуникация – это передача информации от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений намеков, ощущений или восприятии чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, то, что не сказано, и тому подобное) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации называют связующим процессом.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее».

Коммуникация- это не просто передача информации, а значения и смысла понимания с помощью общих символов.

Хотя общепризнанно, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организации, опросы показали, что 73% американских, 63% английских, 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.

Коммуникации бывают формальными (межуровневыми) и неформальными.

Рассмотрим формальные коммуникации в организациях.

Это информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие, когда подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях и т.д. Существуют и коммуникации по восходящей. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:

А) новые меры по наказаниям за опоздание;

Б) изменения в структуре организации;

В) грядущие перемещения и повышения;

Г) кто кому назначает свидание после работы.