Призначення функції контролю в управлінні ДІС

Контроль - це процес свідомого, постійного і повсюдного спостереження за забезпеченням досягнення мети або кінцевих результатів діяльності організації. Контроль - необхідна складова управління, одна із його функцій. Можна сказати - "управляй і перевіряй", де перевіряй - це складова контролю. Основним завданням контролю є якісна і кількісна оцінка результатів діяльності організації. Завданнями контролю є застереження і своєчасне виявлення помилок і порушень в організації та ухвалення на основі цього контрзаходів, що знімають недоліки в управлінні і виробництві.

Контроль як свідоме, постійне і повсюдне спостереження є в організації всеосяжним. Ним повинні займатися всі, від робітника до керівника, і лише самоконтроль кожного працівника на своєму робочому місці в поєднанні із зовнішнім (керівними працівниками або структурами) контролем дозволяє досягти необхідної запланованої якості результату. Контроль поділяється на:

- попередній;

- поточний;

- заключний.

Попередній контроль передбачає виконання і реалізацію правил, процедур, ліній поведінки (посадових, технологічних та інших інструкцій). Він застосовується у трьох основних сферах:

- щодо людських ресурсів;

- щодо матеріальних ресурсів;

- щодо фінансових ресурсів.

Попередній контроль у сфері людських ресурсів здійснюється при наборі і підборі кадрів, їх відповідності вимогам виконуваної роботи або посади. Набір і підбір кадрів, їх розстановка - це фундамент успішної діяльності організації, тому попередній контроль людських ресурсів триває і після їх найму до остаточного встановлення відповідності вимогам займаної посади або професії.

Попередній контроль матеріальних ресурсів передбачає їх відповідність встановленим або розробленим стандартам, які визначають мінімально допустимі межі якості і проведення фізичних, хімічних або механічних перевірок відповідності матеріалів вимогам стандарту.

Попередній контроль фінансових ресурсів здійснюється на базі бюджету організації, тобто планових показників доходів і витрат організації.

Поточний контроль здійснюється у процесі виробництва і управління організацією. Це контроль дотримання технології виробництва, якості схвалюваних рішень і контроль їх реалізації тощо.

Заключний контроль - це контроль якості виконаної роботи або отриманого результату.

Процес контролю містить такі етапи:

1) вироблення стандартів, критеріїв і підходів до вирішення проблеми;

2) зіставлення з ними на кожному етапі проблеми реальних результатів;

3) ухвалення необхідних коректуючих дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

На першому етапі фактично проводиться планування організації, технології і заходів щодо досягнення потрібної якості результату, тобто ланцюжок "організація - виробництво - результат". При цьому необхідно, щоб стандарти, які використовуються для контролю, були вибрані з численних задач, мети і стратегій організації. Критерієм може слугувати вибраний показник за оцінкою ступеня виконання роботи. Має бути також введений показник результативності, який точно визначає те, що треба здобути для досягнення поставленої мети.

Другий етап процесу контролю - це зіставлення реально досягнутих результатів зі встановленими стандартами. Зазвичай стандарти мають допустимі межі відхилень, в рамках яких якість результату не зміниться. Реально досягнуті результати мають знаходиться в межах стандарту. Допустимі межі або відхилення повинні бути оптимальними для організації. Якщо вони дуже малі, то організація реагуватиме на дуже невеликі зміни, що вимагає додаткових витрат і часу. Якщо вони дуже великі, то можуть виникнути значні проблеми організаційного, управлінського і виробничого характеру, що дезорганізує і паралізує діяльність організації.

Відхилення реальних результатів від допустимих відхилень(меж)вимагає внесення коректив у діяльність організації. Дуже важливим фактором при цьому є своєчасність виявлення, а також реалізація запобіжних засобів на особливо важливих ділянках і етапах вирішення задачі (проблеми).

У разі виявлення відхилень від допустимих меж, керівники повинні прийняти одне з двох рішень: усунути відхилення або переглянути допустимі межі (стандарт). Можна, звичайно, нічого не робити, але бути спостерігачем і чекати, куди приведуть ці відхилення - лише до загибелі. Позиція спостерігача безперспективна.

На всіх етапах контроль має бути ефективним і одночасно економним. Його переваги повинні перекривати витрати на функціонування всієї системи контролю. Важливим є і те, що контроль не повинен здійснювати негативного і стримуючого впливу на людей в досягненні мети організації. Він мас бути природнім і ненав'язливим.

Контроль є ефективним, якщо має стратегічний характер. Стратегічний контроль необхідний для забезпечення стратегічної мети організації. Він передбачає:

1) управління метою, тобто збір, відбір, аналіз і оцінку інформації, і на підставі цього своєчасне корегування мети і завдань;

2) систематичне порівняння стратегічних і фактичних показників;

3) коректуючі заходи у разі відхилення від мети.

Окрім стратегічного, є ще оперативний або поточний контроль. В його завдання входять облік, аналіз, планування і управління діяльністю організації, а також здійснення поточного контролю, за допомогою якого можна не тільки виявити відхилення від початкових (намічених) планових показників, але і знайти недоліки самого рішення, що потребують своєчасного усунення, корегування.

Отже, головна мета контролю - це забезпечення ефективної управ­лінської діяльності заради досягнення поставленої мети. Він досягається через вимірювання досягнутих результатів діяльності у порівнянні зі встановленими стандартами.