Досвід підготовки фахівців у сфері керування

ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ ЗА КОРДОНОМ (НА ПРИКЛАДІ

АВСТРАЛІЇ)

Традиційно фахівці з керування документаційними процесами були

зайняті роботою з документами з паперовими носіями. Проте, під впливом

новітніх технологій, їхня роль значно розширилася. Від менеджерів з

документації вимагається активно долучатися до розроблення

документаційних систем, забезпечувати створення адекватної супровідної

документації та встановлення стандартів і постійного моніторингу

відповідності їм. Згідно з чинною концепцією, організація роботи з

документами (у будь-якому форматі) представляє безперервний процес, що

охоплює долучення документів до документаційної системи, їхнє зберігання

та забезпечення їх збереженості так довго, скільки вони потрібні. Персонал,

що займається керуванням документацією в Австралії, повинен мати:

- відмінне знання законодавчого режиму, що визначає вимоги до створення,

зберігання та доступу до документів;

- вміння аналізувати функції установи, що створює документи, та

встановлювати стратегію керування документаційними процесами,

результатом якої є забезпечення створення повних, точних та достовірних

документів, контролю за ними та їх збереженості, можливості доступу до них

та користування ними;

- знання і навички проведення експертизи цінності документів та

передавання їх до архіву або вилучення їх для знищення, вміння визначати та

забезпечувати відповідні вимоги до забезпечення збереженості.

Щоб стати кваліфікованим менеджером з документації, є два шляхи –

вища освіта з набуттям ступеня або диплома та курси професійно-технічного

навчання з одержанням диплома. В університетах Австралії можна здобути

такі кваліфікації: бакалавр науки (Керування документаційними процесами);

диплом з науки (Архіви і документи); сертифікат з керування

документаційними процесами; сертифікат з інформаційної науки (Архіви і

документи); диплом з інформаційної науки (Архіви і документи); магістр з

інформаційних послуг (Архіви і документи). Курс, який закінчується

отриманням диплома з керування документаційними процесами і архівів,

розвиває розуміння процесів оброблення та використання інформації в

організаціях, допомагає в оволодінні основними принципами керування

документаційними процесами і архівної справи та застосуванні фахової

практики. Вимоги до тих, хто прагне вивчати цей курс, включають ступінь з

іншої дисципліни та комп‘ютерну грамотність, оскільки навчання дуже

залежить від роботи з комп‘ютером. Тривалість курсу – один рік. Він

визнаний Асоціацією керування документацією Австралії. До структури

курсу включений навчальний модуль під назвою «Інформаційні науки»,

який представлений такими дисциплінами як: «Інформаційний дизайн»,

«Архівна теорія і практика», «Теорія і практика діловодства»,

«Інформаційний менеджмент», «Принципи менеджменту знань»,

«Менеджмент документаційних послуг», «Менеджмент електронних

документів», «Інформаційна теорія дослідження».

Для визначення навичок і знань, необхідних для здійснення

різноманітних діловодних обов‘язків в установі, використовують

Національні кваліфікаційні стандарти з діловодства. Ці стандарти

допомагають роботодавцям розробити описання роботи, план приймання на

роботу та програми навчання для персоналу, які відповідають

Австралійському стандарту з керування документаційними процесами AS

ISO 15489-2002. Для працівників стандарти визначають навички та знання,

що забезпечують можливість працевлаштування у сфері діловодства по всій

Австралії.

Показником кваліфікації виступає також членство у фахових

організаціях. В Австралії менеджери з документації можуть бути членами

Австралійського товариства архівістів та Асоціації керування документацією

Австралії. Асоціація керування документацією Австралії вважає життєво

важливим для своїх професійних членів відповідати сучасним вимогам

динамічної сфери інформаційного менеджменту. Це виходить за межі

початкової кваліфікації і означає систему безперервного професійного

розвитку.

Досвід Австралії засвідчує нагальну необхідність створення в Україні

авторитетної фахової організації, яка б сприяла підвищенню авторитета

професії шляхом підтримки високих кваліфікаційних вимог до своїх членів

та поширення кращих здобутків професії на постійній та регулярній основі.

Питання для самоконтролю:

1. Як називалися службовці в давні часи, які виконували функції

документування?

2. Охарактеризуйте особливості процесів документування і обов‘язків

штатних службовців державних інституцій Литовської держави.

3. Що розуміли під посадами “секретар”, “канцлер”?

4. Які функції виконував Генеральний писар часів Української Козацької

держави?

5. Хто керував Канцелярією при Раді Старшинській?

6. Хто був керівником приказної канцелярії?

7. У чому полягали функції дяків, піддячих?

8. Що вкладалося в поняття “колезьке діловодство”?

9. Охарактеризуйте штат канцелярії колегії за Генеральним Регламентом.

10. Яку роль відігравала канцелярія в системі міністерства?

Тести для самоконтролю:

1. Органом виконавчої влади в Литовській державі був:

a) Сейм

b) Рада

c) Канцелярія

2. На чолі канцелярії Великого князівства Литовського стояв:

a) Писар

b) Канцлер

c) Генеральний секретар

3. У складі Ради Старшинської за часі Богдана Хмельницького діяв урядовець, що

відповідав за справи діловодства – це:

a) Канцлер

b) Генеральний писар

c) Генеральний осавул

3. Безпосередньо керував Канцелярією у часи козацької держави:

a) Канцлер

b) Секретар

c) Реєнт (старший канцелярист)

4. Наприкінці 15 ст. в Московській державі утворилися центральні органи

управління:

a) Колегії

b) Прикази

c) Міністерства

5. На чолі приказу стояв:

a) Дяк

b) Канцлер

c) Суддя

6. Керівником приказної канцелярії був:

a) Дяк

b) Канцлер

c) Суддя

7. Реформою Петра 1 центральні установи управління стали зватися:

a) Колегії

b) Прикази

c) Міністерства

8. Центральною фігурою в колезькій канцелярії був:

a) Канцлер

b) Секретар

c) Суддя

9. “Хранителем бумаг” в колегії був:

a) нотаріус

b) актуаріус

c) канцелярист

10. На початку документознавство в Росії розвивалося як:

a) Теоретичне документознавство

b) Практичне документознавство

11. Термін “теоретическое делопроизводство” в обіг ввів:

a) П.Отле

b) Н.Варадінов

c) І.Ріхтер

12. Першим вищим навчальним закладом, який готував фахівців з

документознавства в СРСР, був:

a) Московський інститут культури

b) Московський інститут управління

c) Московський державний історико-архівний інститут

13. Документознавство стає самостійною науковою дисципліною у:

a) 1950-х рр.

b) 1960-х рр.

c) 1970-х рр.

14. Факультет державного діловодства в Московському державному історико-

архівному інституті, який готував фахівців для сфери документаційного

забезпечення управління, було відкрито у:

a) 1960 р.

b) 1964 р.

c) 1970 р.

16. Ініціатором створення спеціальності “Документознавство та інформаційна

діяльність” в Україні був:

a) Київський державний інститут культури

b) Харківський державний інститут культури

c) Черкаський інститут управління бізнесом

17. Спеціальність “Документознавство та інформаційна діяльність” введена в

освітній класифікаційний кадастр України в:

a) 1990 р.

b) 1995 р.

c) 1997 р.