Чинники, що впливають на зміст підготовки документознавців

Питання:

1. Потреба у фахівцях з документознавства.

2. Характеристика чинників, що впливають на зміст підготовки документознавців.

 

Потреба у даних фахівцях існує і на рівні кожного окремого

господарюючого суб‘єкта – підприємства, організації тощо. Сьогодні

неможливо уявити функціонування установи без системи внутрішніх і

зовнішніх комунікацій, які є невід‘ємною частиною інформаційної

діяльності. Однією з складових інформаційних ресурсів будь-якої установи є

документні ресурси. Робота з документами була, є і залишиться одним з

головних напрямів діяльності організації, незалежно від її масштабів

діяльності чи форми власності, оскільки завжди виникає необхідність

фіксування тої чи іншої інформації в документальній формі.

Збільшення потоків інформації потребує докорінної зміни характеру

виконання управлінських операцій і процесів інформаційного забезпечення

управлінських рішень та опрацювання документації з актуальних проблем,

подій тощо. Здобутки документознавства та інформаційно-аналітичної

діяльності з кожним роком усе більше важать в органах державної влади,

місцевого самоврядування, великих корпораціях.

Зазначене вимагає докорінної зміни характеру документаційного

забезпечення управління, підвищення ефективності обробки конкретної

інформації з актуальних потреб сьогодення, вирішення наявних проблем в

українській і світовій економіці, громадському та культурному житті,

політиці, фінансах, паливно-енергетичному та інших ринках, підготовці у

ВНЗ відповідних фахівців для виконання цих завдань.

Така ситуація змінює й зміст підготовки висококваліфікованих

документознавців.

 

 

Чинниками, що впливають на цей зміст є [58]:

 

1. ускладнення функцій управління персоналом;

2. збільшення числа працюючих з документами в організації;

3. наявність проблем інформатизації документообігу;

4. підвищення рівня уніфікації і стандартизації документів;

5. впровадження безпаперових технологій бухобліку;

6. якісні зміни в технології документування;

7. необхідність правового регулювання електронного

документування;

8. вдосконалення нормативно-методичної бази діловодства,

розвиток документознавства як науки.

1. Ускладнення функцій управління персоналом

Ділове документування на сучасному етапі розвитку менеджменту

орієнтується на нові інформаційні технології (збирання вихідних даних, їх

нагромадження, збереження, оброблення), заміну паперових носіїв

інформації документа на магнітні. Водночас управлінський документ,

незалежно від виду матеріального носія залишається важливим атрибутом

будь-якої організації. Відповідно до Державного класифікатора

управлінської документації сьогодні (дещо умовно) виділяється 15 класів

документації. У зв'язку з цим стає доцільним подальше удосконалення

організаційно-правового забезпечення процесів документування.

2. Збільшення числа працюючих з документами в організації

Практичною роботою з документами в організації сьогодні, як правило,

займається весь управлінський персонал. Знання співробітниками апарату

управління засобів раціоналізації роботи з документами значно скорочує час

на їх складання і опрацювання, дає можливість приділяти більше уваги

іншим функціональним обов'язкам

3. Наявність проблем інформатизації документообігу

Необхідність інформатизації документообігу, забезпечення якості

документів, їх правильне оформлення на електронних носіях стає вимогою

часу. Без інформатизації документообігу неможлива інформатизація

управління в цілому.

В умовах інформатизації управління, коли інформація, що має ознаки

документа, закладається в пам'ять ПК, стає можливим швидко отримати

будь-яку її частину і в будь-яких сполученнях. Це змінює правовий статус

сутності категорії "документаційне забезпечення управління", включаючи

всю сукупність операцій опрацювання, зберігання та використання

документації у формі документів як її безпосередніх носіїв.

4. Підвищення рівня уніфікації і стандартизації документів

Сьогодні уніфікація управлінських документів розглядається як

організаційна діяльність, спрямована на підвищення ефективності

застосування їх у сфері управління. Це забезпечує скорочення часу на

складання документів, їх оптимізацію, ущільнення записів, можливість

вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації

та пристосування систем документації до процесів її використання в умовах

функціонування систем електронного діловодства та документообігу.

Оскільки документування залишається одним з основних засобів

реалізації управлінських функцій, то при уніфікації управлінських

документів потрібно передусім встановити чітку відповідність між

управлінською функцією та змістом документа, в якому має бути

відображено цю функцію. У зв'язку з цим при здійсненні уніфікації

документів важливою передумовою є облік стану і, при потребі, уточнення

організаційних аспектів управління, прав видання тих чи інших видів

документів.

5. Впровадження безпаперових технологій бухобліку

З розвитком інформатизації з'являється можливість впровадження

безпаперових технології обліку, за яких усі дані формуються машинним

шляхом і виводяться на екран ПК лише на відеотермінальних пристроях.

Забезпечення принципу правової обгрунтованості облікових даних,

отриманих шляхом впровадження безпаперових технологій їх формування,

залежить від того, наскільки точно треба дотримуватись цих вимог. Що ж

стосується потреби збереження паперової форм вхідних та вихідних

документів, то вона визначається передусім психологічними і юридичними

аспектами.

6. Якісні зміни в технології документування

За останні роки у результаті інформатизації сфери управління

відбулися якісні зміни в технології документування. У зв'язку з цим з'явились

навіть терміни "електронне документування" та "електронний

документообіг", під якими розуміються процеси підготовки та проходження

документа з використанням засобів комп'ютерної техніки.

7. Необхідність правового регулювання електронного документування

Важливою умовою використання комп'ютерних технологій у сфері

документування та документообігу є їх правове регулювання. Адаптувати

традиційні технології оброблення документів до відповідного рівня

комп'ютерних технологій можна лише за умов нормативного

регламентування та оптимізації порядку процесу руху документів у системі

управління.

8. Вдосконалення нормативно-методичної бази діловодства, розвиток

документознавства

Нормативно-правове, нормативно-методичне та інформаційне

забезпечення діяльності служб діловодства, реалізація державної політики в

цій сфері покладена на Державний комітет архівів України та державні

установи згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та

архівні установи" (із змінами, прийнятими 13.12.01). Нормативні акти

Держкомархіву є обов'язковими для органів державної влади, органів

місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, незалежно від

їх підпорядкування і форми власності.

Разом з тим, управлінські документи, які мають специфічні правила

підготовки, оформлення і обігу, ще знаходяться дещо осторонь

інформатизації управління. Причиною цього, з одного боку, є обмежені

можливості технічних засобів, з іншого, комплекс проблем, що виникає при

взаємодії людини і машини. Можна додати й те, що принципово нові

можливості комп'ютерних технологій спонукають переглянути теоретичні

питання документування, проаналізувати логіку та закономірності

документаційних процесів. Це дозволить зробити певні висновки щодо

наукового обґрунтування і прогнозування розвитку документознавства

майбутнього.

Для розроблення теоретичних основ і визначення практичних шляхів

удосконалення роботи з документами сьогодні існує нагальна потреба

підготовки кваліфікованих кадрів документознавців, які б могли ефективно

працювати в умовах глобалізації.

В основу формування моделі фахівця з документознаства та

інформаційної діяльності окремі автори закладають фундаментальні знання з

інформаційної аналітики, пропонують існуючу прогалину у сфері

документально-інформаційних комунікацій заповнити такими новими

кваліфікаціями у межах спеціальності “Документознавство та інформаційна

діяльність” як: менеджер інформаційно-аналітичної діяльності, референт-

аналітик, технолог автоматизованого опрацювання інформаційних потоків

[39].

Випускник такої спеціальності повинен мати знання щодо організації

інформаційно-аналітичної діяльності, її технології, бути ознайомлений зі

специфікою діяльності основних видів аналітичних служб, з жанрами й

типами аналітичних продуктів і послуг. Він має бути підготовлений для

роботи з інформаційними ресурсами, пошуку в базах даних і Інтернет. Якщо

в реальній аналітичній фірмі буде діяти більш-менш чіткий внутрішній

поділ праці, буде вибудуваний технологічний ланцюжок, то такий фахівець

зможе знайти своє застосування на ділянках збору, обробки й пошуку

інформації. Оперування інформаційними ресурсами - важливий, проте не

єдиний процес аналітики.

Проте у вирішенні проблеми підготовки кадрів з аналітичної діяльності

є й нерозв‘язані питання. Інформаційна аналітика, що виразно заявила про

себе як про реальну і ефективну соціально-інформаційну технологію, яка

бере участь у процесі соціального управління, поки не має власної системи

професійної освіти.

Ті навчальні заклади, які спрогнозували потребу в професійних кадрах

аналітиків з урахуванням потенціалу інформаційно-аналітичної діяльності і

розпочали в тій або іншій формі підготовку таких фахівців, зіштовхнулися з

багатьма труднощами. Серед них - практично повна відсутність наукової й

навчальної профільної літератури, нерозробленість концепції підготовки

кадрів аналітиків, дефіцит загальних і галузевих маркетингових досліджень

потреби в кадрах аналітиків, слабка забезпеченість викладацькими кадрами

та інше.

Актуальність підготовки фахівців з інформаційно-аналітичної

діяльності зумовлена й законодавчим розробленням основ державної

інформаційної політики України. Зокрема, прийнятий у 1999 році Закон

України “Про Основи державної інформаційної політики” головною метою

державної інформаційної політики визначає забезпечення (шляхом

здійснення комплексу взаємозв'язаних дій та проведення різноманітних

заходів) цілеспрямованого формування в Україні інформаційної сфери,

становлення системи інформаційної діяльності, правове регулювання

національного інформаційного ринку і розвиток інформаційного простору

держави в інтересах особистості та суспільства.

Для реалізації основних напрямків державної інформаційної політики

розширюється спектр видів інформаційної діяльності органів державної

влади.

Необхідною умовою реалізації державної інформаційної політики є

забезпечення діяльності органів державної влади та органів місцевого

самоврядування об'єктивною аналітичною інформацією з різних аспектів

суспільно-політичного життя країни для прийняття обгрунтованих рішень з

найважливіших питань державотворення. Для виконання завдань,

покладених на інформаційно-аналітичну службу, необхідне якісне її

реформування, а саме:

інформаційно-аналітичне забезпечення реалізації державної політики

у сфері інформації;

підготовка для центральних органів виконавчої влади інформаційних,

аналітичних матеріалів з найважливіших питань внутрішньої та зовнішньої

політики держави, що порушувалися у засобах масової інформації;

координація діяльності інформаційно-аналітичних підрозділів, прес-

служб міністерств, інших центральних органів виконавчої влади,

організаційно-методичне забезпечення їх діяльності, визначення

пріоритетних напрямів інформаційно-аналітичної роботи, забезпечення

підвищення кваліфікації працівників цих служб;

залучення на договірних засадах фахівців, науковців для підготовки

аналітичних матеріалів з різних питань суспільно-політичного життя,

науково-дослідних робіт, проведення соціологічних досліджень у цій сфері,

що потребують відповідних знань;

участь у підготовці інформаційних матеріалів про Україну, що

сприятиме входженню її у світовий інформаційний простір, формуванню

позитивної громадської думки про нашу державу в міжнародному

співтоваристві.

Отже, розв'язання актуальних завдань інформаційної політики та

розвитку національного інформаційного простору потребує вдосконалення

підготовки кадрів у сфері інформаційно-аналітичної діяльності.

Започаткована в Україні спеціальність «Документознавство та

інформаційна діяльність» відрізняється від існуючої в Росії спеціальності

«Документознавство і документаційне забезпечення управління» [40], яка є

вужчою за своїм змістом, зорієнтованою на підготовку фахівців для сфери

діловодства (документаційного забезпечення управління). На це, зокрема,

вказує однозначна кваліфікація випускника – "документознавець" [40, C.7].

Кваліфікаційною характеристикою передбачена готовність фахівця

розробляти, впроваджувати і забезпечувати функціонування єдиного

технологічного процесу документування і роботи з документами на основі

використання сучасних автоматизованих технологій, що відповідаю

складним проблемам, які постають перед органами всіх гілок влади.

Випускник повинен уміти складати й оформляти будь-які види документів,

розробляти організаційні та нормативно-методичні документи з

документаційного забезпечення управління (ДЗУ), аналізувати стан ДЗУ

конкретної організації, здійснювати експертизу цінності документів,

готувати їх до архівного зберігання або знищення. Тобто, бути фахівцем з

діловодства, яке в сучасній установі є високотехнологічним прописом,

системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового,

ретроспективного та прогнозного забезпечення управління, організації

документообігу, переважно електронного [40, C.11].

Вітчизняна спеціальність "Документознавство та інформаційна

діяльність" – ширша за своїм змістом. Вона містить дві рівноправні змістовні

складові освіти – документну (документознавство) та інформаційну

(інформаційна діяльність), спрямовані на підготовку кадрів для документно-

інформаційної (документнокомунікаційної) галузі суспільства, а не лише для

діловодства. У результаті підготовки за вказаною спеціальністю Україна має

отримати фахівця, здатного кваліфіковано виконувати широке коло

професійних видів діяльності з документами: від їх створення і

стандартизації – до розробки й експлуатації різноманітних автоматизованих

систем аналітико-синтетичної обробки документів. У галузі інформаційної

діяльності випускник вищого навчального закладу - це інформаційний

менеджер, референт-аналітик, розробник баз даних наукової та ділової

інформації і т.д. Цей висновок підтверджується подвійною кваліфікацією

випускника – "документознавець, спеціаліст з інформаційної діяльності” [36].

Інформаційна діяльність є важливою складовою зазначеної

спеціальності. Вона органічно пов'язана з наукою про документ. Однак, якщо

документознавство (в широкому розумінні – документологія) має справу з

документом як джерелом інформації, то інформаційна діяльність – з

інформацією, що міститься в документі. Таким чином, ці дві основні складові

спеціальності тісно пов'язані між собою. З розвитком сучасних

комп’ютерних і телекомунікаційних технологій вони набувають усе більшої

цінності завдяки системному розвитку предмета діяльності майбутніх

фахівців – документованої інформації, з якої беруться необхіні дані, факти,

знання, професійно, на базі первинної інформації створюються продукти

вторинної інформації.

Інформаційна діяльність – термін, що з'явився завдяки усвідомленню

суспільством суттєвої ролі інформації та інформаційних процесів у всіх

сферах людської діяльності у виробництві, науці, економіці, культурі,

управлінні тощо. У своєму первісному використанні термін мав вужчий, ніж

нині, смисл і тлумачився як "науково-інформаційна діяльність". Означена

діяльність сформувалась як реакція людства на проблеми, пов'язані з

інформаційною кризою, яка виявилась у науці через різке зростання потоків

наукової інформації і виникнення ускладнень у її пошуку, ефективному

опрацюванні і використанні. Пізніше було усвідомлено, що аналогічні

процеси кризового характеру спостерігаються практично в усіх сферах

професійної діяльності людини. Поступово усвідомлюється закономірність –

будь-яка сфера людської діяльності потребує інформації, базується на

інформації. В міру усвідомлення людством всеосяжності інформації як

фактора виробництва, науки, економіки, соціального життя зростає

розуміння інформаційної діяльності як самостійного, що потребує

спеціальної професійної підготовки, виду людської діяльності. Виникає

потреба в інформаційних працівниках, які професійно здійснюють процеси

створення, пошуку, збирання, аналітико-синтетичної обробки, зберігання,

поширення й організації використання документної і недокументної

інформації. Так, з'являються інформаційні посередники – інформаційні

працівники, референти-аналітики та інші фахівці, здатні професійно

здійснювати інформаційну діяльність [50, C.19].

Як відомо, інформаційна діяльність – це вид професійної трудової

діяльності, спрямований на пошук, відбір, аналітико-синтетичну обробку,

зберігання і надання (поширення, тиражування) необхідної інформації

споживачам у найкоротший термін і в зручній для них формі [51]. За іншим

визначенням, інформаційна діяльність-сукупність процесів одержання, збору,

аналізу переробки, зберігання, пошуку та розповсюдження інформації (а

також інших, допоміжних, процесів, які забезпечують ці основні процеси),

що виконуються інформаційними посередниками {43, C.24-25]. Як бачимо,

різниця у визначеннях базового поняття не є суттєвою. Слід зауважити, що

кожна людина, в якій би сфері вона не працювала, послуговуючись

документованою інформацією, має володіти основами її пошуку, аналізу і

використання. Тому в певних випадках інформаційну діяльність виконують

фахівці-предметники самостійно, оскільки вона для певних категорій людей

стає важливою складовою їх професійної діяльності. До їх числа відносяться

вчені, інженери, педагоги, журналісти, лікарі, економісти, юристи та інші

працівники розумової праці [38, C.38-39]. Безумовно, до цієї категорії слід

віднести також фахівців, які, здійснюючи наукові дослідження, надають, як

правило, перевагу самостійному пошуку, аналізу й узагальненню інформації,

не доручаючи їх інформаційному працівникові. У цьому разі означені

процеси є невід'ємною складовою творчого процесу і складають специфічну

частину інформаційної діяльності [60, C.25-26].

Інформаційна діяльність у сучасних умовах інформатизації суспільства

дійсно інтегрувала майже в усі сфери соціального життя, але ж не

розчинилася, набула нового рівня – технологічного та інтелектуального.

Організаційне її оформлення у вигляді центрів науково-технічної інформації,

в нашій країні очолюваній УкрІНТЕІ (Українським інститутом науково-

технічної та економічної інформації), не тільки залишилося, а й розширилося

за рахунок створення інформаційно-аналітичних, рекламно-інформаційних

структур, інформаційних агенцій недержавних форм власності тощо [61].

Посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення

керівних кадрів будь-якого рівня в будь-якій сфері – на базі комп’ютерних та

Internet-технологій. З огляду на виняткове значення інформаційно-

аналітичної діяльності для реалізації завдань прискореного науково-

технічного і соціально-економічного розвитку не менш актуальною є

проблема забезпечення інформаційної (в тому числі й інформаційно-

аналітичної діяльності висококваліфікованими фахівцями. На думку

Л.Філіпової, нині сформовані три основні галузеві напрями в підготовці

інформаційних кадрів:

- інформаційно-економічне (економіка, організація і керування

інформаційною діяльністю);

- інформаційно-технічне (технічне, технологічне й апаратне

забезпечення інформаційної діяльності);

- інформаційно-гуманітарне (аналітико-синтетичне опрацювання

інформації, її пошук, розповсюдження; підготовка інформаційних продуктів

та здійснення інформаційних послуг, у тому числі засобами комп’ютерних та

Internet-технологій; підтримка та лінгвістичне забезпечення інформаційних

систем та баз даних).

Питання для самоконтролю:

1. Яку роль в житті суспільства відіграє інформація?

2. Назвіть основні галузі і види інформації.

3. Які підходи існують до сучасного визначення інформації?

4. У чому полягає суть інформаційної діяльності?

5. Чим пояснюється своєчасність і перспективність спеціальності

“Документознавство та інформаційна діяльність”?

6. Яким чином пов‘язані між собою складові спеціальності?

7. Які функції мають виконувати інформаційні працівники, інформаційні

посередники?

8. У чому схожість і відмінність між українською спеціальністю

“Документознавство та інформаційна діяльність” та російською

“Документоведение и документационное обеспечение управления”?

9. Яка відмінність між професійними термінами “діловодство” та

“документаційне забезпечення управління”?

Тести для самоконтролю:

1. Вид професійної трудової діяльності, спрямований на пошук, відбір, аналітико-

синтетичну обробку, зберігання і надання необхідної інформації споживачам – це:

a) Інформаційний сервіс

b) Інформаційна діяльність

c) Організація роботи з інформацією та документами

2. Галузь діяльності, яка забезпечує документування і організацію роботи з

документами – це:

a) Архівна справа

b) Діловодство

c) Документаційне забезпечення управління