Лекція 1. Документація господарських

Операцій

 

План

1. Документація та її значення.

2. Вимоги до змісту та оформлення документів

3. Класифікація документів.

4. Порядок приймання, перевірки та обробки документів.

5. Документообіг, його організація.

6. Організація зберігання документів.

 

 

Основні терміни і поняття

Документ, документація, попередній контроль, подальший контроль, класифікація документів, реквізити, опрацювання, перевірка, розцінка, групування, контирування, документообіг, графік документообігу, архів, поточний архів, постійний архів.

 

 

Література

1.Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку. – Житомир: ПП “Рута”, 2003.- С.246-258.

2.Бухгалтерський облік І: Навч. посібник/О.М.Харчишина. – Біла Церква, 2007. – с.173-192.

3.Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку. – К.: Знання - Прес, 2003. - С.75-86.

 

І. Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими процесами, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформлюють відповідним документом.

Документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом бухгалтерського обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями, а також відіграє велику роль в управлінні діяльності підприємства, в них міститься розпорядження на здійснення господарських операцій. Для працівників, що виконують ці розпорядження, документи є обґрунтуванням здійснених ними операцій.

Документи, це засіб попереднього і наступного контролю. Попередній – керівники підписують документ і беруть на себе відповідальність за законність операції. Подальший контроль здійснюють працівники під час приймання та опрацювання документів, а також органи контролю.

Документи мають і правове (юридичне) значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, використовуються для потреб судових органів.

Документи використовують при аналізі господарської діяльності, для фінансового контролю, аудиту і документальних ревізій.

Отже, документація відіграє важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, адже документи:

1.Дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

2.Забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

3.Є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій;

4.Є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

ІІ. Повнота і достовірність показників обліку значною мірою залежить від якості оформлення документів.

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має містити всі необхідні показники.

Показники, що містяться в документі і характеризують операцію, називають його реквізитами.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операцій і призначенням документа, але є ряд реквізитів, які обов’язкові для будь-якої операції і документів, серед них:

- назви підприємства, від імені якого складено документ;

- назва документа;

- його номер;

- код фірми;

- дата складання документа (число, місяць, рік);

- зміст господарської операції та її вимірники;

- підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення операцій та правильності її оформлення.

Якщо документ не має будь-якого з обов’язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну силу і не може бути підставою для облікових записів.

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. №88 та Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», первинні документи повинні бути складені в момент здійснення господарської операції, а якщо це не можливо, безпосередньо після її завершення. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством фінансів та Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм затверджених міністерствами і відомствами, або на бланках виготовлених самостійно, які повинні містити обов’язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

Незалежно від того, які документи використовуються їх побудова має бути завжди раціональною, складатися і опрацьовуватися у стислі строки, використовуватися у різних галузях економіки.

Документи повинні складатися чітко, без підчисток. Якщо допущена помилка, то потрібно неправильний запис закреслити, зверху написати правильний текст або суму і підтвердити це записом „Виправлено”, поставити підпис, особи, яка підписала даний документ із зазначенням дати виправлення. Цей спосіб виправлення помилок називають коректурним. За достовірність інформації, що міститься у документі, і якісне його складання несуть особи, які підписали документ.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставляться такі вимоги:

- Первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо безпосередньо після її здійснення;

- Документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України;

- У разі складання та зберігання первинних документів на машинних носія, підприємство зобов’язане виготовити паперові копії;

- Записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарським засобами;

- Вільні рядки в первинних документах прокреслюються;

- У грошових документах суми проставляються цифрами і прописом, перше слово суми записують з краю і з великої букви;

- Кожен первинний документ має містити дані про осіб, відповідальних за його оформлення;

- Керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов’язаних з відпуском ТМЦ, майна, видачею грошових коштів і документів.

ІІІ.Класифікація документів – це їх поділ на групи за певними відмітними ознаками.

Документи класифікують:

За місцем складання:

- внутрішні – оформляють та застосовують в межах підприємства (табель обліку використання робочого часу, інвентарні картки);

- зовнішні – складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій (рахунки, виписки банку).

За призначенням документи поділяють на:

- розпорядчі – містять розпорядження на здійснення господарської операції, але не підтверджують факту здійснення операцій, тому на їх підставі не можна відображати дану операцію в обліку (наприклад, чеки для отримання готівки в банку, платіжні доручення, довіреність та ін);

- виправдн і документи підтверджують факт здійснення господарських операцій, на їх підставі дані операції відображають в обліку (наприклад, квитанцій, чеки, акти, виписки банку та інші);

- бухгалтерського оформлення, ці документи складають працівники бухгалтерії на підставі виправдних документів даних поточного обліку (наприклад, бухгалтерські довідки, розрахунки, журнали-ордери;

- комбіновані, тобто документи, які за своїм призначенням виконують функції двох або більше документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення). Найчастіше застосовують комбіновані документи, що дає можливість спрощувати і поліпшувати використання документів, зменшувати їх кількість.

За порядком складання документи поділяються на:

- первинні, які складаються в момент здійснення господарської операції (акти на приймання виконаних робіт, накладні та ін.);

- зведені, складаються на підставі однорідних первинних документів для узагальнення інформації (звіти касира, авансові звіти).

За способом охоплення операцій документи поділяються на:

- разові, тобто реєструється переважно одна операція, або кілька, які записуються в документ одночасно (виписка банку, касовий звіт касира); на підставі разових документів можна господарські операції відразу відображати в обліку;

- накопичувальні документи використовують протягом певного періоду (тижня, місяця) для оформлення однорідних господарських операцій, які систематично повторюються.

 

ІV. Усі документи складені в різних підрозділах підприємства, передаються в бухгалтерію в терміни визначені головним бухгалтером, де їх опрацьовують.

Опрацювання - це перевірка документів, їх розцінка (таксування), групування та контирування.

Перевірка здійснюється:

- по суті, коли встановлюють доцільність здійсненої господарської операції її законність;

- формальна перевірка передбачає встановлення повноти і правильності заповнення всіх реквізитів документів, достовірність підпису посадових осіб;

- арифметична перевірка документів полягає у перевірці всіх арифметичних підрахунків, що містяться у документі.

Неправильно складені документи повертаються особам, які їх складали для виправлення недоліків. Підроблені документи передають головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень. Якщо документи з помилками надійшли від інших підприємств, то їм надсилають повідомлення і вимагають правильний документ.

Розцінка документів обумовлена тим, що ряд документів (накладні зі складу) надходять в бухгалтерію тільки з натуральними вимірниками. В бухгалтерії їх розцінюють, тобто проставляють у відповідних графах ціну і підраховують загальну суму.

Групування документів – це об’єднання однорідних за змістом первинних документів у групи і визначення загального підсумку по операціях в групувальних відомостях.

Контирування документів полягає в котируванні зазначених рахунків бухгалтерського обліку, на яких відображається дана операція, тобто складається кореспонденція рахунків або ще називають бухгалтерська проводка. Котирування здійснюють, як правило, від руки на вільному місці документа. Потім ці документи записують в облікових регістрах де на підставі первинних документів отримують узагальнені підсумки по рахунках за звітний період.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання. На прибуткових і видаткових касових ордерах та на документах, що послужили підставою для нарахування і виплати зарплати, ставлять штамп „Одержано” або „Виплачено” і вказують дату.

V. Своєчасний і якісний облік забезпечується певним порядком організації, складання і опрацювання документів або документооборотом (документообігом).

Документообіг – це рух бухгалтерських документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі їх в архів.

Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає складання графіку документообігу, який встановлює головний бухгалтер і затверджує керівник. Це забезпечує послідовність проходження документів, стабільну роботу кожного підрозділу, підвищує відповідальність конкретних виконавців за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Графік документообігу оформляється у вигляді переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства. Кожному виконавцю видається виписка з графіку, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, строки їх подання і підрозділ підприємства, в які передаються ці документи. Зразок графіка документообігу наведено в таблиці.

 

Графік документообігу

Назва доку ме-нту	Створення та оформлення документа	Перевірка документа	Обробка документа	Передача на зберігання в архів
	Вико- на-вець	Термін викона ння	Викона вець	Термін викона ння	Викона вець	Термін викона ння	Викона вець	Термін викона ння

 

ІV. Всі опрацьовані і використані документи за звітний період передаються на зберігання до архіву. Архів повинен бути організований таким чином, щоб було забезпечено тривале зберігання документів і можливість швидкого їх знаходження.

Перед здачею в архів первинні документи звітного періоду переплітаються і супроводжуються довідкою до архіву. На полях з документами проставляють номера та дати звітного періоду.

Архіви бувають поточні і постійні.

Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року. Документи зберігаються в спеціальних шафах, ключі від яких знаходяться у особи, відповідальної за архів.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщені і призначений для зберігання документів всіх підрозділів підприємства. Документи з поточного архіву до постійного передаються після закінчення звітного року.

Терміни зберігання бухгалтерських документів, затверджені наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 р. № 11 ^а.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Питання для самоконтролю і корекції знань

1. Що таке документація?

2. В чому полягає значення документації?

3. Для чого служить документ?

4. Як і за яким ознаками класифікуються документи?

5. Які вимоги висувають до змісту і оформлення документів?

6. Які ви знаєте основні реквізити документів?

7. Що включає в себе опрацювання документів?

8. Що таке документообіг?

 

Тема 3.пЕРВИННЕ СПОСТЕРЕЖЕННЯ, ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ