Определение необходимых в таблице полей

Проектирование базы данных

 

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Для ознакомления с элементами базы данных и ее функциями нажмите кнопку.

 

Этапы проектирования базы данных

 

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

 

1 Определение цели создания базы данных.

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3 Определение необходимых в таблице полей.

4 Задание индивидуального значения каждому полю.

5 Определение связей между таблицами.

6 Обновление структуры базы данных.

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8 Использование средств анализа в Microsoft Access.

 

1 Определение цели создания базы данных

 

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

 

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

 

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

 

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

 

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, реко­мен­ду­ет­ся руководствоваться следующими основными принципами:

 

· Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

 

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

 

· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

 

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

 

Для получения дополнительных сведений о таблицах нажмите кнопку.

 

Для получения дополнительных сведений об оптимизации работы общей таблицы нажмите кнопку.

Оптимизация работы с таблицами

 

Существует несколько возможностей оптимизировать работу с таблицами. Помимо перечисленных ниже советов, можно использовать анализатор быстродействия для анализа определенных таблиц в базе данных. Для получения дополнительных сведений по работе с анализатором быстродействия нажмите кнопку.

Повышение производительности базы данных с помощью анализатора быстродействия

 

1 Откройте базу данных, быстродействие которой необходимо повысить.

2 Выберите в меню Сервис команду Анализ и подкоманду Анализ быстродействия.

3 Выберите вкладку, на которой находится объект базы данных, который требуется оптимизировать. Выберите вкладку Все для просмотра списка всех объектов базы данных.

4 Выберите имена оптимизируемых объектов базы данных. Для выбора всех объектов данного типа нажмите кнопку Выбрать все.

 

5 Повторите шаги 3 и 4 для выбора всех объектов, которые требуется оптимизировать, и нажмите кнопку OK.

 

Выводится список трех типов предложений по оптимизации: «Рекомендация», «Предложение» и «Идея». При выборе элемента в списке Результаты анализа описание предлагаемых действий выводится в поле Примечания, расположенным под списком. Действия по оптимизации связаны с определенными компромиссами, о которых следует знать, прежде чем приступать к их реализации. Для того чтобы получить необходимые сведения, выберите в списке элемент «Предложения» и просмотрите содержимое поля Примечания. Действия, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» и «Предложение», Microsoft Access выполняет автоматически. Действия, предлагаемые при выборе элемента «Идея», пользователь должен выполнить самостоятельно.

 

6 Выберите конкретные рекомендации, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» или «Предложение», и нажмите кнопку Оптимизировать. Будет выполнена оптимизация, после чего выбранные рекомендации будут отмечены, как исправленные. Таким образом можно выполнить все нужные рекомендации по оптимизации.

 

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элементов «Рекомендации» или «Предложения», нажмите кнопку Выбрать все, а затем кнопку Оптимизировать.

 

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элемента «Идея», выберите этот элемент и выполняйте инструкции, выводящиеся в поле Примечания.

 

Примечание. Анализатор быстродействия не дает советов по повышению производительности Microsoft Access или системы, на которой он выполняется. Для получения дополнительных сведений о приемах повышения производительности, не затрагиваемых анализатором быстродействия, нажмите кнопку.

· Проектируйте таблицы, не содержащие избыточных данных. Хорошая структура таблицы является необходимым исходным условием для эффективного получения и обновления данных. Если все же таблицы содержат слишком много данных, используйте мастер анализа таблиц для разделения их на связанные таблицы, что повысит эффективность хранения данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

· Выбирайте подходящий тип данных для полей. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций связи. При описании поля следует задать для него тип данных наименьшего размера, позволяющий хранить нужные данные. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

 

· Создавайте индексы для сортируемых и объединяемых полей, а также для полей, используемых при задании условий отбора. Существенное повышение скорости выполнения запросов приносит индексирование полей, расположенных по обе стороны отношения, или создание связи между этими полями, а также индексирование всех полей, используемых для заданий условий отбора в запросе. Поиск записей при помощи диалогового окна Поиск также выполняется намного быстрее, если он ведется по индексированному полю.

 

Индексы занимают место на диске и замедляют операции добавления, изменения и удаления записей. Однако в большинстве случаев выигрыш в скорости получения данных перевешивает неудобства при обновлении данных. Если приложение обновляет данные очень часто, или если на жестком диске мало свободного места, использование индексов можно ограничить; во всех остальных случаях их следует использовать везде, где это возможно. Если данные в поле являются однозначными, обязательно используйте однозначный индекс.

 

· В составном индексе, включающем несколько полей, используйте ровно столько полей, сколько для него необходимо. Для получения дополнительных сведений по использованию индексов нажмите кнопку.

Создание таблицы

 

В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

Предполагаемые действия

Предполагаемые действия

Создание базы данных при помощи мастера баз данных

Создание таблиц при помощи мастера таблиц

Создание таблицы путем ввода данных в таблицу

Быстрое создание таблицы в режиме конструктора

Создание новой таблицы, используя уже существующие данные

Создание новой таблицы с использованием существующих данных

В Microsoft Access существует два способа для создания таблиц на основе уже существующих данных.

· Данные можно связать или импортировать из другой базы данных Microsoft Access или из множества форматов файлов других программ.

· Создать таблицу, основанную на данных текущей таблицы, можно при помощи запроса на создание таблицы. Например, запросы на создание таблиц можно использовать для архивации старых записей, копирования таблиц, выбора групп записей для экспорта в другую базу данных или для использования в качестве основы для отчетов, отражающих данные в определенный момент времени.

Предполагаемые действия

Создание таблицы при помощи импорта или связывания данных

Создание новой таблицы при помощи запросов на создание таблицы

Получение сведений о таблицах и их работе

 

Оптимизация работы с таблицами

 

Существует несколько возможностей оптимизировать работу с таблицами. Помимо перечисленных ниже советов, можно использовать анализатор быстродействия для анализа определенных таблиц в базе данных. Для получения дополнительных сведений по работе с анализатором быстродействия нажмите кнопку.

Повышение производительности базы данных с помощью анализатора быстродействия

1 Откройте базу данных, быстродействие которой необходимо повысить.

2 Выберите в меню Сервис команду Анализ и подкоманду Анализ быстродействия.

3 Выберите вкладку, на которой находится объект базы данных, который требуется оптимизировать. Выберите вкладку Все для просмотра списка всех объектов базы данных.

4 Выберите имена оптимизируемых объектов базы данных. Для выбора всех объектов данного типа нажмите кнопку Выбрать все.

5 Повторите шаги 3 и 4 для выбора всех объектов, которые требуется оптимизировать, и нажмите кнопку OK.

Выводится список трех типов предложений по оптимизации: «Рекомендация», «Предложение» и «Идея». При выборе элемента в списке Результаты анализа описание предлагаемых действий выводится в поле Примечания, расположенным под списком. Действия по оптимизации связаны с определенными компромиссами, о которых следует знать, прежде чем приступать к их реализации. Для того чтобы получить необходимые сведения, выберите в списке элемент «Предложения» и просмотрите содержимое поля Примечания. Действия, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» и «Предложение», Microsoft Access выполняет автоматически. Действия, предлагаемые при выборе элемента «Идея», пользователь должен выполнить самостоятельно.

6 Выберите конкретные рекомендации, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» или «Предложение», и нажмите кнопку Оптимизировать. Будет выполнена оптимизация, после чего выбранные рекомендации будут отмечены, как исправленные. Таким образом можно выполнить все нужные рекомендации по оптимизации.

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элементов «Рекомендации» или «Предложения», нажмите кнопку Выбрать все, а затем кнопку Оптимизировать.

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элемента «Идея», выберите этот элемент и выполняйте инструкции, выводящиеся в поле Примечания.

Примечание. Анализатор быстродействия не дает советов по повышению производительности Microsoft Access или системы, на которой он выполняется. Для получения дополнительных сведений о приемах повышения производительности, не затрагиваемых анализатором быстродействия, нажмите кнопку.

Повышение быстродействия

Существует ряд действий, зависящих от конфигурации компьютера и рабочей среды, которые позволяют повысить производительность Microsoft Access или конкретной базы данных. Оптимальные настройки для каждой из перечисленных ниже категорий определяются типом компьютера, на котором запускается Microsoft Access.

Начать лучше всего с запуска анализатора быстродействия, который может быть использован как для анализа базы данных в целом, так и для анализа выбранных объектов базы данных. По желанию пользователя анализатор быстродействия автоматически вносит некоторые изменения в базу данных.

Предполагаемые действия

Запуск анализатора быстродействия

Повышение быстродействия Microsoft Access и системы пользователя

Повышение быстродействия для таблиц

Повышение быстродействия для связанных таблиц

Повышение быстродействия для внешней базы данных SQL

Повышение быстродействия при работе в сети

Повышение быстродействия для запросов

Повышение быстродействия для фильтров

Повышение быстродействия при поиске и замене данных

Повышение быстродействия для форм и подчиненных форм

Повышение быстродействия для списка и поля со списком

Повышение быстродействия для отчетов и подчиненных отчетов

Повышение быстродействия путем преобразования базы данных в файл MDE

Повышение быстродействия программ Visual Basic для приложений

 

· Проектируйте таблицы, не содержащие избыточных данных. Хорошая структура таблицы является необходимым исходным условием для эффективного получения и обновления данных. Если все же таблицы содержат слишком много данных, используйте мастер анализа таблиц для разделения их на связанные таблицы, что повысит эффективность хранения данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

Нормализация таблицы с помощью мастера по анализу таблиц

Мастер по анализу таблиц позволяет разделить таблицу, содержащую в одном или нескольких полях большое количество повторяющихся данных, на связанные таблицы. Этот способ более эффективного сохранения данных называют нормализацией таблиц.

1 В меню Сервис выберите команду Анализ и подкоманду Таблица.

2 Следуйте инструкциям мастера по анализу таблиц.

При использовании мастера пользователь имеет возможность самостоятельно определить создаваемые таблицы или позволить мастеру провести нормализацию таблиц. В первых двух диалоговых окнах объясняется, что такое нормализация и в каких случаях она оказывается полезной. В последнем диалоговом окне пользователь имеет возможность создать запрос, позволяющий в режиме таблицы вывести данные из разделенных таблиц.

· Выбирайте подходящий тип данных для полей. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций связи. При описании поля следует задать для него тип данных наименьшего размера, позволяющий хранить нужные данные. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

Данные, используемые в поле таблицы

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

· Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

· Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

· Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

· Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

 

· Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

· Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».

 

В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

 

Дополнительные сведения

 

Свойство Формат поля (Format) определяет только способ отображения данных. Оно не влияет на способ их сохранения.

 

В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных «Числовой», «Дата/время», «Логический», «Текстовый» и «Поле MEMO». В качестве стандартных используются национальные форматы, выбираемые в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Набор форматов определяется настройками для конкретной страны. Например, если на вкладке Язык и стандарты указать Английский (США), то число 1234.56 в денежном формате будет выглядеть как $1,234.56. Но если указать на этой вкладке Русский, то это число будет выглядеть так: 1 234,56р.

 

Настройка Формат поля (Format), заданная в режиме конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете.

 

Ниже перечислены символы, используемые при определении специальных форматов для любого типа данных.

 

Символ Значение

(Пробел) Выводит пробел как символьную константу.

"ABC" Все символы внутри кавычек считаются символьными константами.

! Выравнивает символы по левому, а не по правому краю.

* Заполняет доступное пустое пространство следующим символом.

\ Выводит следующий символ как символьную константу. Для этой же цели можно использовать кавычки.

[цвет] Задает цвет, название которого указано в скобках. Допустимые имена цветов: Черный (Black), Синий (Blue), Зеленый (Green), Бирюзовый (Cyan), Красный (Red), Лиловый (Magenta), Желтый (Yellow), Белый (White).

Не разрешается смешивать в одном формате специальные символы, предназначенные для определения числовых форматов, форматов даты/времени и текстовых форматов.

Если для поля определена маска ввода, а в свойстве Формат поля (Format) задается другое форматирование тех же данных, то приоритет имеют настройки, задаваемые в свойстве Формат поля (Format) и маска ввода игнорируется. Например, если в режиме таблицы определяется маска ввода пароля одновременно с указанием значения свойства Формат поля (Format) либо для таблицы, либо для элемента управления в форме, то маска ввода пароля будет игнорироваться, а данные отображаться в соответствие со значением свойства Формат поля (Format).

 

· Создавайте индексы для сортируемых и объединяемых полей, а также для полей, используемых при задании условий отбора. Существенное повышение скорости выполнения запросов приносит индексирование полей, расположенных по обе стороны отношения, или создание связи между этими полями, а также индексирование всех полей, используемых для заданий условий отбора в запросе. Поиск записей при помощи диалогового окна Поиск также выполняется намного быстрее, если он ведется по индексированному полю.

 

Индексы занимают место на диске и замедляют операции добавления, изменения и удаления записей. Однако в большинстве случаев выигрыш в скорости получения данных перевешивает неудобства при обновлении данных. Если приложение обновляет данные очень часто, или если на жестком диске мало свободного места, использование индексов можно ограничить; во всех остальных случаях их следует использовать везде, где это возможно. Если данные в поле являются однозначными, обязательно используйте однозначный индекс.

 

· В составном индексе, включающем несколько полей, используйте ровно столько полей, сколько для него необходимо. Для получения дополнительных сведений по использованию индексов нажмите кнопку.

Проектирование базы данных

 

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Для ознакомления с элементами базы данных и ее функциями нажмите кнопку.

 

Этапы проектирования базы данных

 

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

 

1 Определение цели создания базы данных.

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3 Определение необходимых в таблице полей.

4 Задание индивидуального значения каждому полю.

5 Определение связей между таблицами.

6 Обновление структуры базы данных.

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных.

8 Использование средств анализа в Microsoft Access.

 

1 Определение цели создания базы данных

 

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

 

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

 

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

 

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

 

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, реко­мен­ду­ет­ся руководствоваться следующими основными принципами:

 

· Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами.

 

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

 

· Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

 

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

 

Для получения дополнительных сведений о таблицах нажмите кнопку.

 

Для получения дополнительных сведений об оптимизации работы общей таблицы нажмите кнопку.

Оптимизация работы с таблицами

 

Существует несколько возможностей оптимизировать работу с таблицами. Помимо перечисленных ниже советов, можно использовать анализатор быстродействия для анализа определенных таблиц в базе данных. Для получения дополнительных сведений по работе с анализатором быстродействия нажмите кнопку.

Повышение производительности базы данных с помощью анализатора быстродействия

 

1 Откройте базу данных, быстродействие которой необходимо повысить.

2 Выберите в меню Сервис команду Анализ и подкоманду Анализ быстродействия.

3 Выберите вкладку, на которой находится объект базы данных, который требуется оптимизировать. Выберите вкладку Все для просмотра списка всех объектов базы данных.

4 Выберите имена оптимизируемых объектов базы данных. Для выбора всех объектов данного типа нажмите кнопку Выбрать все.

 

5 Повторите шаги 3 и 4 для выбора всех объектов, которые требуется оптимизировать, и нажмите кнопку OK.

 

Выводится список трех типов предложений по оптимизации: «Рекомендация», «Предложение» и «Идея». При выборе элемента в списке Результаты анализа описание предлагаемых действий выводится в поле Примечания, расположенным под списком. Действия по оптимизации связаны с определенными компромиссами, о которых следует знать, прежде чем приступать к их реализации. Для того чтобы получить необходимые сведения, выберите в списке элемент «Предложения» и просмотрите содержимое поля Примечания. Действия, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» и «Предложение», Microsoft Access выполняет автоматически. Действия, предлагаемые при выборе элемента «Идея», пользователь должен выполнить самостоятельно.

 

6 Выберите конкретные рекомендации, предлагаемые при выборе элементов «Рекомендация» или «Предложение», и нажмите кнопку Оптимизировать. Будет выполнена оптимизация, после чего выбранные рекомендации будут отмечены, как исправленные. Таким образом можно выполнить все нужные рекомендации по оптимизации.

 

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элементов «Рекомендации» или «Предложения», нажмите кнопку Выбрать все, а затем кнопку Оптимизировать.

 

Для выполнения всех рекомендаций, предлагаемых при выборе элемента «Идея», выберите этот элемент и выполняйте инструкции, выводящиеся в поле Примечания.

 

Примечание. Анализатор быстродействия не дает советов по повышению производительности Microsoft Access или системы, на которой он выполняется. Для получения дополнительных сведений о приемах повышения производительности, не затрагиваемых анализатором быстродействия, нажмите кнопку.

· Проектируйте таблицы, не содержащие избыточных данных. Хорошая структура таблицы является необходимым исходным условием для эффективного получения и обновления данных. Если все же таблицы содержат слишком много данных, используйте мастер анализа таблиц для разделения их на связанные таблицы, что повысит эффективность хранения данных. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

· Выбирайте подходящий тип данных для полей. Это поможет уменьшить размеры базы данных и увеличит скорость выполнения операций связи. При описании поля следует задать для него тип данных наименьшего размера, позволяющий хранить нужные данные. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку.

 

· Создавайте индексы для сортируемых и объединяемых полей, а также для полей, используемых при задании условий отбора. Существенное повышение скорости выполнения запросов приносит индексирование полей, расположенных по обе стороны отношения, или создание связи между этими полями, а также индексирование всех полей, используемых для заданий условий отбора в запросе. Поиск записей при помощи диалогового окна Поиск также выполняется намного быстрее, если он ведется по индексированному полю.

 

Индексы занимают место на диске и замедляют операции добавления, изменения и удаления записей. Однако в большинстве случаев выигрыш в скорости получения данных перевешивает неудобства при обновлении данных. Если приложение обновляет данные очень часто, или если на жестком диске мало свободного места, использование индексов можно ограничить; во всех остальных случаях их следует использовать везде, где это возможно. Если данные в поле являются однозначными, обязательно используйте однозначный индекс.

 

· В составном индексе, включающем несколько полей, используйте ровно столько полей, сколько для него необходимо. Для получения дополнительных сведений по использованию индексов нажмите кнопку.

Определение необходимых в таблице полей

 

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

 

· Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения).

· В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

· Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

 

4 Задание индивидуального значения каждому полю

 

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

 

Для получения дополнительных сведений об основных ключах, используемых в таблицах, и их типах нажмите кнопку.

 

5 Определение связей между таблицами

 

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

 

Желательно изучить связи между таблицами в уже существующей базе данных. Для просмотра связей в базе данных «Борей» откройте файл Борей.mdb и выберите команду Схема данных в меню Сервис. Для получения дополнительных сведений о типах связей и помощи при их определении в базе данных нажмите кнопку. Для получения дополнительных сведений по открытию базы данных «Борей» нажмите кнопку.

 

6 Обновление структуры базы данных

 

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

 

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

 

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных

 

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

 

8 Использование средств анализа в Microsoft Access

 

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Для получения дополнительных сведений о работе этого мастера нажмите кнопку.

 

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их. Для получения дополнительной информации о работе анализатора быстродействия нажмите кнопку.

 

Для получения дополнительных сведений о проектировании базы данных можно обратиться к базе данных «Борей», а также к схемам баз данных, которые можно создать при помощи мастера базы данных. Для получения более подробных сведений об использовании мастера базы данных нажмите кнопку.

 

Создание таблицы

 

В Microsoft Access существует два способа создания таблицы. Для ввода собственных данных можно создать пустую таблицу. Можно также создать таблицу, используя уже существующие данные из другого источника.

Предполагаемые действия