Основні напрями і форми використання архівної інформації

Використання архівної інформації – застосування первинної і вторинної документної інформації для задоволення інформаційних потреб юридичних та фізичних осіб.

У практиці науково-інформаційної діяльності державних архівів виділяють кілька напрямів використання архівної інформації:

1) у сфері управління ретроспективна[17] документна інформація використовується для підготовки управлінських рішень, коли потрібні відомості про стан об'єктів управління та їх роботи у минулому. Архівну інформацію використовують для розв'язан­ня проблем політичного та економічного життя держави або її регіону: прогнозування тенденцій розвитку; аналізу динаміки розвитку галузей господарства, регіонів, міст; реорганізації ор­ганів влади та управління, їх структури та функцій. Одержану в архівах інформацію споживачі, як правило, використовують при складанні планів, доповідей, довідок, різних розрахунків;

2) у сфері економіки використання архівної інформації переважно має прикладне значення: її застосовують під час реконструкції старих і проектування нових промислових об'єктів, вивчення водних енергетичних ресурсів, покладів корисних копалин, прокладання шляхів сполучення у будівництві, архітектурі та в багатьох інших сферах. На підставі виявленої в архівах інформації користувачі створюють нові документи – проекти, статистичні таблиці, збірники, довідники, доповідні записки, різну науково-технічну документацію насамперед на стадії проектно-конструкторських робіт (креслення з пояснювальними записками, заяви на винаходи, їх описання тощо);

3) у політичному житті ретроспективна інформація характеризує взаємини між різними державами, націями, класами, соціальними верствами, громадськими та політичними об'єднаннями, партіями. Такі відомості активно використовуються у міжнародних відносинах та внутрішній політиці держави. У цьому випадку інформація стає підґрунтям інших праць користувачів – книг, брошур, статей, документальних збірників, плакатів, радіо- та телепередач, документальних фільмів, документів дипломатичного та зовнішньоторговельного характеру (меморандуми, ноти, пам'ятні записки, заяви);

4) у науковій діяльності ретроспективна документна інформація використовується для забезпечення джерельної бази розвитку гуманітарних, природознавчих, технічних та інших наук. Споживачі продукують збірники документів, наукові монографії, дисертації, науково-популярні брошури, статті в наукових та популярних періодичних виданнях;

5) у культурно-духовному житті через ретроспективну інформацію забезпечується популяризація видань у різних галузях освіти, культури і мистецтва, особливо у зв'язку з вивченням історичних подій, біографій національних, державних та культурних діячів, історії установ освіти, науки й культури тощо. Інформація відтворюється споживачами у формі книг, статей, експозицій музеїв, документальних фільмів, теле- і радіопередач, творів літератури й мистецтва, проектів реконструкції у галузі архітектури і прикладного мистецтва тощо;

6) у соціально-правовому напрямі інформація безпосередньо служить конкретній людині, захищає права та інтереси громадян. Її використовують для підтвердження юридичних, майнових та спадкових прав громадян, для установлення різних пільг, нарахування пенсій, підтвердження фактів переслідування тоталітарним режимом, інших важливих фактів державної та громадської діяльності. Споживач отримує від архівної установи архівну довідку встановленого зразка, на підставі якої він звертається з різними листами, заявами, скаргами, запитами до державних установ, судових та правоохоронних органів.

Найпоширенішими формами використання документної інформації архівів є:.

1. Ініціативне інформування, за допомогою якого формуються суспільно-державні потреби в архівній інформації, стимулюється постійне звернення до архівів. Особливість ініціативного інформування полягає у випереджальному задоволенні попиту великих суспільних груп, владних структур, установ, організа­цій, окремих громадян. З цією метою в архіві готують спеціальні інформаційні документи: інформаційні листи, тематичні переліки, тематичні огляди, тематичні добірки документів, архівні довідки, архівні копії, архівні витяги.

Інформаційний лист – лист, який містить повідомлення про виявлені відомості з певного питання. В ньому можуть подаватися назви фондів, коротка характеристика документів, що стосуються теми повідомлення, а також інформація щодо умов вивчення та копіювання документів.

Тематичний перелік – перелік заголовків справ або документів з певної теми із зазначенням їх дат та пошукових даних. У разі потреби подаються короткі або розширені анотації, відомості про оригінальність, спосіб відтворення, мову документів.

Тематичний огляд – розгорнуте описання документального комплексу (фонду, кількох фондів, частин фонду або кількох фондів), що містить інформацію з певної проблеми чи питання. Огляд підписується його укладачем.

Тематична добірка документів – комплект копій документів або витягів з них за певною темою, розміщених у хронологічному, номінальному, авторському, тематичному порядку, незалежно від способу копіювання.

Архівна довідка – підготовлений за запитом споживача і офіційно засвідчений архівом документ, що має юридичну силу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту на підставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.

Архівна копія – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення тексту письмового або зображення графічного архівного документа.

Архівний витяг – офіційно засвідчений архівом документ, що містить точне знакове відтворення частини тексту письмового або зображення графічного архівного документа, що стосується певного питання, факту або особи.

2. Однією з найважливіших суспільних функцій архіву є виконання соціально-правових, персональних (біографічних та генеалогічних) і тематичних запитів громадян.

Соціально-правовий запит стосується надання необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про:

1) громадянський стан;

2) освіту та навчання;

3) трудовий стаж;

4) службу у Збройних Силах СРСР, Українському війську;

5) стан здоров’я, перебування на лікуванні;

6) творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;

7) нагородження, присвоєння почесних звань;

8) участь у Другій світовій війні, партизанському та підпільному русі, русі Опору, народному ополченні;

9) перебування в евакуації, на окупованій території, у концтаборах, гетто, інших місцях примусового утримання, примусове вивезення до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи у період Другої світової війни;

10) репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.

Генеалогічний запит передбачає пошук архівної інформації, яка встановлює родинні зв'язки у ланцюгу поколінь, необхідні для складання родовідного дерева. Форми відповіді практично ті самі, що й на запит соціально-правового характеру. Як правило, до довідки додаються ксерокопії метричних та інших документів, що цікавлять заявника. Для наведення такої довідки необхідні точні біографічні дані, назви установ та організацій. Чіткість відомостей забезпечує правильний пошук необхідної інформації і значно скорочує строки виконання запиту.

Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи.

Тематичні запити надходять здебільшого від державних органів, наукових установ, редакцій газет і журналів, музеїв. Вони потребують виявлення архівної інформації з певної теми, для чого, як правило, переглядаються систематичний, предметний, тематичний, іменний, хронологічний каталоги архіву. Для складання довідки результати виявлення архівних документів фіксують на картках, які потім систематизують за хронологією. Відповіді на тематичний запит викладають у формі архівної довідки, архівного витягу, архівної копії, а також інформаційного листа, тематичного переліку.

3. Активною формою пропаганди архівних документів є експозиційна робота архіву, організація документальних виставок, які надають можливість значній кількості відвідувачів наочно знайомитися з унікальними документами НАФ України. Для експонування відбирають найцінніші та найцікавіші документи: рукописні, друковані, фотографії, карти тощо.

Тематику виставок здебільшого пов'язують з актуальним питаннями громадсько-політичного життя країни, присвячуються історичним датам, ювілеям видатних державних, громадських та культурних діячів, іншим подіям, які цікавлять громадськість. Залежно від строку проведення виставки поділяються на постійно діючі (наприклад, з історії державотворення, архівної установи), експонати на яких періодично замінюються, і тимчасові, які діють від кількох днів до кількох місяців. Відповідно до місця розташування виставки бувають стаціонарними і пересувними. Стаціонарні розмішують у спеціальних приміщеннях, обладнаних стендами, вітринами, іншим устаткуванням. Пересувні виготовляють лише з копій документів, що розміщуються на пересувних стендах, щитах і експонують у зручних для цього місцях (палацах культури, кінотеатрах, фойє установ, парках тощо). Успіх виставки залежить від використання усіх можливих експонатів, а не лише архівних документів, вдалого художнього оформлення, використання специфічних засобів (монтаж, колаж, освітлення).

4. Документи НАФ широко використовуються через засоби масової інформації, зокрема пресу, радіо, телебачення, інформування широкого кола споживачів ретроспективної документної інформації про склад і зміст НАФ в цілому, групи архівів окремої установи, роботу державної архівної служби та послуги, які вона надає. Для преси готуються добірки документів, документальні нариси, короткі інформації, статті або ж цілі газетні шпальти. У добірках документів відтворюють повністю або фрагментарно декілька документів однієї тематики, під одним заголовком у предметному чи хронологічному порядку. Публікацію добірок документів супроводжують пояснювальним текстом, який містить їх характеристику, описання історичної обстановки, часу ство­рення тощо. Документальний нарис на підставі архівних документів відтворює конкретні історичні події або діяльності історичних постатей. Тематична шпальта становить газетну сто­рінку, відведену для висвітлення певної теми (історичної події, особи, регіону, окремого підприємства) з широким залученням архівних документів. Найбільша ефективність публікацій досягається при використанні в ній різних видів документів: текстових, графічних, фото, карт, таблиць тощо.

Архівні установи організовують також використання документної інформації засобами радіо і телебачення у вигляді тематичних бесід, бесід-інтерв'ю, репортажів, прес-конференцій. Передачі можуть бути об'єднані у цикли, постійні рубрики. Велике значення мають творчі контакти з радіо і телестудіями. Цей вид роботи вимагає складання тематичного сценарію передачі.

5. Традиційною формою використання НАФ, яка зближує роботу архіву та бібліотеки, є інформаційне обслуговування користувачів у секторі користування документами архіву. Сектор користування документами з відповідним технічним обладнанням – це дільниця інформаційно-пошукових систем, дільниця видавання документів, читальний зал, зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або перегляду аудіовізуальних документів, тимчасове сховище. Розпорядок роботи сектору користування документами встановлюється наказом керівництва архіву, виходячи із кількості відвідувачів та інших чинників (Див. п.5.3).

6. В окремих випадках як виняток з огляду на особливості використання документної інформації (експонування на виставках, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняльного джерелознавчого аналізу, судово-слідчої дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою тощо) оригінали документів видаються у тимчасове користування за межами архіву.

7. Заходами, спрямованими на оприлюднення інформації про склад і зміст документів НАФ, діяльність архівних установ, є організація “днів відкритих дверей”, презентацій, зустрічей з громадськістю, конференцій користувачів, лекцій, уроків для школярів, семінарів та практичних занять для студентів, екскурсій тощо.

Інформаційні заходи складаються, як правило, з виступів працівників архіву, користувачів, фондоутворювачів, інших осіб з повідомленнями про прийняті та виявлені документи, демонстрації кінофільмів, діапозитивів, слайдів, прослуховування фонодокументів, експонування виставок, демонстрування окремих документів тощо.

Екскурсії, що проводяться архівом, можуть бути оглядовими (про склад і зміст фондів та основні напрями діяльності архіву) і тематичними (про фонди та документи певної тематики). До програми “днів відкритих дверей”, “Днів архівів” включаються оглядові екскурсії, консультації з питань роботи архіву. Конференції користувачів організовуються з метою їх інформування про роботу архіву, склад і зміст його документів (у тому числі розсекречених, щойно прийнятих на зберігання), порядок обслуговування у секторі користування та послуги, що надаються архівом.

8. До найефективніших засобів поширення архівної інформації належить публікація документів, яка здійснюється шляхом наукової комунікації істориків, археографів, архівістів.

Публікація архівних документів здійснюється у різних формах і має кілька типів. Корпусне видання – це публікація всіх документів певного фонду або колекції чи усіх документів певної тематики з різних архівних сховищ. Серійні публікації передбачають подання якомога повнішого комплексу документів за однією темою на підставі однакових підходів і вимог. Для цього залучають друковані джерела (листівки, газети, брошури). Поширеною формою видання архівних документів є формалізований виклад змісту архівних документів зі збереженням особливостей мови і при можливості структури – регести. Як правило, таку форму застосовують за потреби друкувати велику кількість однотипних документів. Типи документально-ар­хеографічних видань визначаються їх цільовим призначенням. Розрізняють: науково-академічні публікації, які уможливлюють всебічне наукове дослідження (історичне, філологічне, текстологічне, палеографічне тощо) і подають текст у якомога більшій відповідності до оригіналу; науково-критичні, які не мають за мету повне відтворення оригіналу, а більше уваги звертають на історію джерела, наявність різних його редакцій; видання популярного типу, у яких подають тільки найцікавіші та яскраві документи обраної тематики, відтворені за сучасним правописом та синтаксисом.

Особливою формою публікації джерел є видання окремої пам'ятки – тобто документа або групи документів, близьких за змістом: "Правда Русская", "Литовський статут", "Літопис гадяцького полковника Григорія Граб'янки", "Опис Київського намісництва XVIII ст."

Крім звичайної текстової форми відтворення документа, використовують публікації джерел у вигляді мікрофільмів та мікрофіш. Вигідність мікрофільмової публікації зумовлена її порівняно низькою вартістю, можливістю отримання точних копій з оригіналів документів, відсутністю потреби в їх археографічному опрацюванні.

Підготовка архівних документів до друку проводиться згідно з чинними правилами. В Україні такі нормативні документи розробляють Інститут української археографії та джерелознавства імені Михайла Грушевського HAH України та УНДІАСД.

Справжню революцію спричинило впровадження комп'ютерних технологій. Нові технології створюють можливості для використання архівної інформації у тих місцях, де вона не зберігається. Користувачам різних банків даних, що існують у світі, не обов'язково особисто відвідувати архіви, бібліотеки, всі документи можна переглянути в он-лайн режимі.