Принципи, організація та методика експертизи цінності документів

 

Формування НАФ України – це комплекс організаційних, методичних і практичних заходів, спрямованих на систематичне поповнення його цінними для суспільства документами та усунення із його складу документів, що втратили свою суспільну значущість. Його метою є пошук, підбір і збереження цінних документальних комплексів та окремих архівних документів, що репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства і держави. НАФ формується з документів, що утворилися в процесі діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування; державних і комунальних підприємств, установ і організацій; громадян України та їх об'єднань, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності; архівної україніки.

Практично формування НАФ здійснюється державними архівами через:

1) експертизу цінності документів, які утворюються в діяльності юридичних і фізичних осіб;

2) державний централізований облік і державну реєстрацію документів НАФ;

3) безпосереднє комплектування документами НАФ;

4) організаційно-методичне керівництво;

5) контроль за роботою архівних підрозділів і служб діловодства, установ-джерел комплектування.

Теоретично-методичною основою формування НАФ є експертиза цінності документів. Експертиза цінності документів (далі – ЕЦД) – це визначення культурної чи практичної цінності документів через їх всебічне вивчення з метою внесення документів до НАФ або вилучення з нього, встановлення строків зберігання архівних документів, що не підлягають внесенню до НАФ, грошової оцінки документів НАФ та віднесення їх до унікальних і особливо цінних.

Основними завданнями ЕЦД є:

1. Визначення по кожній установі складу документів, що мають наукову та культурну цінність і підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) або тимчасовому (до 10 років) зберіганню.

До документів постійного зберігання належать такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції, наприклад: накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо.

Документи тривалого зберігання складають матеріали, необхідні для практичного використання впродовж багатьох років. Їх окрему групу становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки й покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), які передбачають експертизу через 75 років з наступним відбиранням певної її частини на постійне зберігання.

Групу документів тимчасового зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної практичної діяльності.

2. Визначення складу документів, що відповідають профілю конкретного державного архіву, обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації[14].

Наприклад, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію до фонду установи – автора документа; статистичну документацію – до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови Кабінету Міністрів України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади – до фондів цих установ.

3. Забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, а отже – забезпечення повноцінного формування НАФ за принципом: при найменшому фізичному обсязі документів – найбільша інформаційна наповненість.

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання певних принципів:

1) принципу об'єктивності, який передбачає оцінку документів з урахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів (фондоутворювачів), юридичної сили документів та їх оригінальності, часу й місця створення, повторюваності інформації;

2) принципу історизму, що орієнтує на вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів), про явища, події, процеси, відображені в документах в історичному розвитку з врахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли;

3) принципу всебічності та комплексності, який передбачає вивчення відомостей про авторів (фондоутворювачів) та документів, що вони склали, не ізольовано, а в складі певних комплексів, з урахуванням їх місця серед документів інших авторів (фондоутворювачів).

При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів:

1) критерії походження охоплюють роль та значення авторів (фондоутворювачів) у житті суспільства, час і місце створення документів; значущість подій, явищ, предметів, відображених у документах;

2) критерії змісту характеризують значення інформації, що міститься у документах, її новизну, повторюваність в інших документах; цільове призначення, види документів; наявність чи відсутність резолюцій, віз, позначок; ступінь збереження документів у складі певного документального комплексу;

3) критерії зовнішніх ознак відбивають оригінальність чи копійність документів, вид носія, спосіб фіксації інформації, стан фізичної збереженості документів; наявність художніх, палеографічних, мовних та інших особливостей в оформленні документів.

Основними рівнями експертизи цінності є експертиза:

1) типологічних документальних комплексів і видів документів з метою створення нормативно-методичної бази для експертизи цінності наявних документальних груп;

2) документальних фондів юридичних і фізичних осіб з метою віднесення до джерел формування НАФ;

3) архівних документів з метою встановлення належності до НАФ, вилучення з НАФ документів, що втратили культурну цінність, а також з метою визначення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ;

4) фондів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;

5) документів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;

6) документів НАФ з метою визначення грошового еквівалента їх цінності.

Експертизу цінності документів проводять у такій послідовності:

1. На першій стадії (діловодства) відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. У структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють строки їхнього зберігання, що передбачено номенклатурою установи, які згодом враховують при складанні номенклатури справ на наступний рік. Після закінчення діловодного року кожна структурна частина установи здійснює експертизу цінності документів. Справи постійного й довготривалого зберігання піддаються поаркушній експертизі, проходять науково-технічне опрацювання (укладання заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складаються описи. Після схвалення їх керівництвом установи справи передають на зберігання у відомчий архів. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення.

2. На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації. Як правило, експертизу починають з провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію – канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі – виробничих відділів тощо. Для таких документів проводять поаркушну експертизу. При потребі справи можуть розшивати і формувати з них нові справи з перескладанням відповідно заголовків справ і повторенням їхньої технічної обробки.

3. На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання як: ліквідація в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності; зосередження масової дублетної документації (розпорядчої, планової, звітної, контрольної та ін.) у певних фондах; відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою на чотирьох етапах експертизи цінності:

1 етап – підготовчий. Упорядник архіву зосереджує: всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; на справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів. Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують.

2 етап – збирання документації. Здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб в усіх без винятку структурних підрозділах. Метою цього етапу є забезпечення повноти представлення матеріалів для їхньої експертизи.

3 етап – власне експертиза цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, у межах кожного з них – за видами документів, всередині виду – за хронологією; позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на аркушах. Наприклад: “Канцелярія. Накази з особового складу. Копії. 1980-1990 рр.”. Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів – поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Поодинична експертиза стосується тих справ, які сформовані в поточному діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або підшиті (наприклад, Річний фінансовий звіт за 2010 р.; План науково-дослідної роботи на 2011 р.). Поаркушна експертиза цінності справ є головною й охоплює практично весь комплекс документації установи.

4 етап (оформлення результатів експертизи). Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів.