Побудова запиту на оновлення даних.

 

Запити на оновлення використовуються для додавання, змінення та видалення даних в одному або кількох наявних записах. Запити на оновлення можна вважати функціональним варіантом діалогового вікна Пошук і заміна. Потрібно ввести критерій відбору (приблизний еквівалент рядка пошуку) і критерій оновлення (приблизний еквівалент рядка заміни). На відміну від діалогового вікна Пошук і заміна, запити на оновлення можуть містити кілька критеріїв, дають змогу оновити велику кількість записів за один раз і одночасно змінити записи в кількох таблицях.

Створимо запит «Заміна предмету». Спочатку створимо простий запит на вибірку по трьох таблицях: Вчитель, Викладає і Предмет (рис.4.24), запустимо його на виконання. Обов'язково потрібно клацнути мишкою в будь-якому місці таблички, яка з'явитися у нас як результат роботи запиту. Потім перейдемо в режим конструктора. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту виберемо Оновлення . Запустимо запит на виконання. У таблиці результату роботи запиту внесемо необхідні зміни, наприклад, вчитель Циркуль перестав викладати хімію, а став викладати біологію, а вчитель Присідайло звільнився, на його місце прийшов вчитель Швидкий і став викладати замість фізкультури волейбол (рис.4.25).

Рис. 4.24 Рис. 4.25

 

Після виконання цього запиту змінюватися дані у всіх таблицях і запитах, де вони використовуються. Перевірте це, відкриваючи таблиці Вчителі, Отримує тощо.

 

При створенні запитів на додавання записів або на створення таблиці Access запропонує спочатку вказати ім'я створюваної або поповнюваної таблиці.

При виконанні запиту на видалення, видаляються всі зв'язані записи в таблицях, якщо у вікні Зміна зв'язків схеми даних (рис.1.25) встановлені прапорці Забезпечення цілісності даних, Каскадне оновлення зв'язаних полів і Каскадне видалення зв'язаних записів. З одного боку, це дуже зручний засіб при зміні і видаленні всіх непотрібних записів, а з іншого боку, потрібно бути дуже обережним при проведенні цієї операції.

 

Звіти

Звіт - це форматоване представлення даних, яке можна вивести на екран або роздрукувати. Звіти дозволяють витягувати з БД (з таблиць або запитів) потрібні відомості і представити їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення і аналізу даних.

Перед створенням звіту слід подумати про наступні речі:

• Хто користуватиметься звітом?

• Які дані – Поля і Записи - слід додавати в звіт, а які слід виключити з нього?

• Чи буде звіт виводитися на друк або використовуватиметься для аналізу даних?

При роздруковуванні таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають вигляд традиційного текстового документа і легко читаються. Детальний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки з вказівкою верхніх і нижніх колонтитулів.

Об'єкт Звіт СУБД Access окрім даних з БД може містити наступні текстові елементи, які спрощують його сприйняття:

1. Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виведення даних, таких як текст заголовка звіту, дата або частина пояснення тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту.

2. Верхній колонтитул. Використовується для виведення даних, таких як заголовки стовпців, дати або номери сторінок, що друкуються зверху на кожній сторінці звіту.

3. Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, що роздруковуються для кожного з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт.

4. Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виведення даних, таких як підсумкові значення, дати або номери сторінки, що друкуються знизу на кожній сторінці звіту.

5. Примітка. Використовується для виведення даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз в кінці звіту. Не дивлячись на те, що в режимі Конструктора розділ "Примітка" звіту знаходиться внизу звіту, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту.

 

Способи створення звіту

 

За допомогою Microsoft Office Access 2007 - Українська версія можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля. Для створення звітів на вкладці Основне є група Звіти (рис. 5.1).

Рис. 5.1