Организация бухгалтерской службы, ее место в структуре управления организации

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Аналогичная норма содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

При организации бухгалтерского учета необходимо решить вопрос о том, кто и каким образом будет его вести.

Согласно п. 2 ст. 6 Закона "О бухгалтерском учете" руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить самостоятельную бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Очевидно, что вести учет лично, ввести в штат должность бухгалтера, передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета бухгалтеру-специалисту можно лишь при небольшом объеме учетной работы.

При средних и больших объемах работ, а также в зависимости от задач, возлагаемых на бухгалтерский учет как информационную систему, необходимо либо учреждать самостоятельную бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером, либо передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации.

Организация бухгалтерской службы включает в себя определение: функций главного бухгалтера (см. ст. 7 "Главный бухгалтер" Закона "О бухгалтерском учете"), места бухгалтерии в системе управления предприятием, порядка взаимодействия этой службы с другими подразделениями, ее организационного построения, состава и соподчиненности отдельных учетных подразделений и работников.

Вопрос об организации бухгалтерской службы находится в прямой зависимости от того, как предполагается вести учет, т.е. какая форма ведения учета будет выбрана, какая бухгалтерская программа будет использована, какой рабочий план счетов примет организация и т.п.

Большое влияние на организацию бухгалтерской службы оказывают масштабы и структура организации, а также осуществляемые виды деятельности. Организациям, имеющим сеть филиалов, необходимо решать вопрос о централизации или децентрализации учетной работы, а соответственно, о распределении полномочий и ответственности между бухгалтериями головного подразделения и филиалов.

На структуру бухгалтерской службы будут оказывать влияние возлагаемые на нее функции.

Например, можно предположить возложение на бухгалтерскую службу следующих функций в отношении ведения бухгалтерского учета: организационной, методологической, аналитической, учетной, контрольной, расчетной, отчетной, исполнительской, архивной.

Организационная функция:

­ разработка и актуализация организационной структуры бухгалтерской службы;

­ распределение полномочий и ответственности в системе бухгалтерского учета.

Методологическая функция:

­ разработка учетной политики организации;

­ разработка плана счетов и системы аналитического учета с целью адекватного отражения хозяйственных операций, осуществляемых организацией;

­ разработка первичных учетных бухгалтерских документов и регистров учета с целью формирования информации об объектах учета;

­ разработка требований к другим подразделениям организации с целью формирования информации, необходимой для ведения бухгалтерского учета, формирования бухгалтерской отчетности;

­ разработка схем отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций, связанных с начислением и уплатой налогов;

­ постановка задач для автоматизации бухгалтерского учета и отчетности;

­ разработка требований к контрольной среде;

­ разработка контрольных процедур в отношении фиксации, сбора и обработки информации.

Аналитическая функция:

­ контроль за договорной работой общества с целью своевременного выявления операций общества, приводящих к изменению схемы бухгалтерского учета;

­ постоянный мониторинг бухгалтерского законодательства с целью своевременного выявления норм, создающих новые или изменяющих прежние нормы учета, принятые в организации.

Учетная функция:

­ ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации);

­ внесение изменений в бухгалтерский учет по актам проверки внутренних и внешних контролирующих органов.

Контрольна я функция:

­ контроль соблюдения порядка документооборота;

­ осуществление контрольных процедур, позволяющих выявлять ошибки на стадиях фиксации, сбора и обработки информации;

­ контроль за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденным бюджетом, бизнес-планом;

­ принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений и злоупотреблений. Участие в оформлении документов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей. Обеспечение законности списания с бухгалтерских счетов недостач, потерь, дебиторской и кредиторской задолженности.

Расчетная функция - осуществление расчетов с контрагентами, персоналом организации, учредителями.

Отчетная функция:

­ формирование бухгалтерской отчетности;

­ предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и по адресам, предусмотренным законодательством, учредительными документами.

Исполнительская функция - исполнение обязательств организации (в том числе налоговых) по расчетам с третьими лицами.

Архивная функция - обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива в установленном порядке в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Таким образом, возложение на бухгалтерскую службу, например, методологической функции потребует безусловного включения в структуру бухгалтерии в зависимости от объема работы либо методологического подразделения, либо методолога, возложение аналитической функции - бухгалтера со знаниями юриспруденции и экономики, архивной - архивариуса и т.д.

При стандартизации учета в организации должны разрабатываться Положение о бухгалтерии, должностные инструкции для работников бухгалтерии, система номенклатуры дел в бухгалтерии и т.п. внутренние документы. В условиях, когда работа бухгалтера перестает быть чисто учетной и все большее количество процедур и операций требуют профессионального суждения работников бухгалтерии, главный бухгалтер и все работники бухгалтерии должны быть непосредственно заинтересованы в разработке подобных документов, четко очерчивающих круг их обязанностей и устанавливающих их ответственность за нарушение порядка ведения учета.

Итак, организация бухгалтерского учета зависит от объема учетной работы в организации. При учреждении бухгалтерской службы ее структура зависит от масштабов и организационной структуры организации, осуществляемых видов деятельности, выбранного способа ведения учета, объема функций, возлагаемых на бухгалтерскую службу.

Учетная служба организации

В соответствии со ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Поскольку под исполнением документа понимаются все действия, совершаемые с ним, в исполнении первичных учетных документов принимают участие кроме собственно работников бухгалтерской службы и сотрудники других (функциональных) подразделений организации.

Совокупность бухгалтерской службы и работников функциональных подразделений организации, в обязанности которых входит выполнение отдельных операций по сбору первичной информации, ее обработке и анализу, а также составление на ее основе отчетов для различных групп пользователей, представляет собой учетную службу организации.

Необходимо понимать, что учетная служба не является каким-либо отдельным подразделением организации. Принципы разделения полномочий и ответственности бухгалтерской службы и работников функциональных подразделений организации, выполняющих отдельные учетные функции, регулируются внутрифирменным положением об учетной службе. Распределение обязанностей по формированию и обработке документов между бухгалтерской службой и работниками функциональных подразделений организации, выполняющими отдельные учетные функции, регулируется положением о системе документооборота.

В закреплении распределения обязанностей по формированию и обработке документов между бухгалтерской службой и работниками функциональных подразделений организации во внутреннем документе, безусловно, заинтересована бухгалтерия. Это позволит работникам бухгалтерии снять с себя обязанности по оформлению первичных документов, заполнение которых входит в обязанности работников организации, например путевых листов, авансовых отчетов, нарядов-заказов и т.п.