Организация работы приемной комиссии и делопроизводства

 

 

ПК должна обеспечивать соблюдение прав личности и выполнение государственных требований к приему в образовательные учреждения высшего профессионального образования. Работа ПК оформляется протоколами, которые подписываются председателем или его заместителем и ответственным секретарем. Решения ПК принимаются простым большинством голосов (при наличии не менее 2/3 утвержденного состава), в том числе при возникновении вопросов, не предусмотренных соответствующими документами.

С целью ознакомления поступающего и (или) его родителей (законных представителей) с Уставом университета, лицензией на право ведения образовательной деятельности, со свидетельством о государственной аккредитации университета по каждому из направлений подготовки (специальности), дающим право на выдачу документа государственного образца о высшем профессиональном образовании, основными образовательными программами высшего профессионального образования, реализуемыми университетом, и другими документами, регламентирующими организацию образовательного процесса и работу ПК, университет размещает указанные документы на своем официальном сайте abiturient.osu.ru.

До начала приема документов ПК объявляет следующее:

- не позднее 1 февраля: перечень направлений подготовки; ежегодные правила приема в университет; перечень вступительных испытаний по общеобразовательным предметам; перечень и информацию о формах проведения вступительных испытаний; программы вступительных испытаний, проводимых университетом самостоятельно, и правила их проведения; информацию о формах проведения вступительных испытаний для иностранных граждан и правила их проведения; информацию о сроках проведения ЕГЭ для сдачи ЕГЭ лицами, не имеющими результатов ЕГЭ.

- не позднее 1 июня: общее количество мест для приема на первый курс по каждому направлению подготовки; контрольные цифры приема граждан для обучения за счет средств соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ; льготы, предоставляемые победителям и призерам олимпиад школьников различного уровня, проводимых в соответствии с Порядком проведения олимпиад школьников; правила подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний; информацию о наличии общежития(ий) и количество мест в общежитиях для иногородних поступающих.

- не позднее 20 июня: минимальное количество баллов по результатам ЕГЭ, подтверждающее успешное прохождение вступительных испытаний; сроки проведения вступительных испытаний для обучения по программам магистратуры и аттестационных испытаний на второй и последующие курсы; количество вакантных бюджетных мест для приема на второй и последующие курсы.

В период приема документов ПК ежедневно информирует о количестве поданных заявлений и конкурсе, организует функционирование специальных телефонных линий для ответов на все вопросы поступающих.

Прием документов от поступающих регистрируется в журналах установленной формы. В день окончания приема документов ответственный секретарь отборочной комиссии (технический секретарь аттестационной комиссии) закрывает журналы путем проведения черты после последней записи. После черты в журнале делается следующая запись: "На ___ часов "___" ______ 20 ___ года в регистрационном журнале ___________ факультета (института), сделано _____ записей, зарегистрировано _______ абитуриентов". Затем журналы прошиваются и скрепляются печатью ПК с указанием числа пронумерованных листов. В период работы технического секретариата ПК журналы регистрации хранятся в специально оборудованных шкафах или сейфах отборочных (аттестационных) комиссий факультетов и АКИ. По окончании срока работы технического секретариата ПК журналы регистрации сдаются ответственному секретарю ПК или его заместителям на хранение в отдел профессиональной ориентации и социально-психологической поддержки молодежи ПОиСППМ).

Ответственный секретарь отборочной комиссии (технический секретарь аттестационной комиссии) выдает абитуриенту расписку о приеме документов, в которой перечисляются принятые документы, а также отмечается, что копии или подлинники документов приняты. Персональную ответственность за сохранность документов несет ответственный секретарь отборочной комиссии. Документы, принятые от абитуриента в отборочной или аттестационной комиссиях, могут быть возвращены владельцу только лично, на основании письменного заявления и расписки, выданной отборочной комиссией при приеме, в течение следующего рабочего дня после подачи заявления. За несвоевременную выдачу оригинала документа государственного образца об образовании или свидетельства о результатах ЕГЭ ректор университета, а также ответственный секретарь ПК несут ответственность в порядке, установленном законодательством РФ.

 

ПК в соответствии с полученными от абитуриента документами принимает решение о допуске поступающего к вступительным испытаниям, условиях его участия в конкурсе и извещает его об этом в устной форме. Работающим абитуриентам выдается справка о допуске их к вступительным испытаниям для оформления отпуска по месту работы. На каждого поступающего заводится личное дело, в котором хранятся все сданные им документы и материалы сдачи вступительных испытаний, аттестационных испытаний (в том числе выписка из протокола решения апелляционной комиссии университета). В период работы технического секретариата ПК допускается хранение личных дел поступающих в файловых папках в специально оборудованных шкафах и сейфах отборочных (аттестационных) комиссий факультетов и АКИ.

Личные дела абитуриентов, поступивших в университет, оформляются техническим секретариатом ПК в соответствии с требованиями инструкции "О порядке подготовки и передачи дел в архив университета", утвержденной приказом ректора университета от 14.12.2009 № 413, проверяются ответственным секретарем ПК или его заместителями и в течение месяца сдаются в отдел кадров университета ответственными секретарями отборочных комиссий факультетов. По окончании срока работы технического секретариата ПК личные дела всех непоступивших абитуриентов по описи передаются ответственными секретарями отборочных комиссий факультетов или АКИ на хранение в отдел профессиональной ориентации и социально-психологической поддержки молодежи. При этом личные дела непоступивших абитуриентов, в которых имеется хотя бы один оригинал документа, оформляются техническим секретариатом ПК в соответствии с требованиями инструкции "О порядке подготовки и передачи дел в архив университета", утвержденной приказом ректора университета от 14.12.2009 № 413. Личные дела непоступивших абитуриентов хранятся в отделе ПОиСППМ в течение шести месяцев с момента начала приема документов.

Процессный и системный подходы позволяют рассматривать управление любым предприятием как системой взаимосвязанных бизнес-процессов. Моделирование бизнес-процессов позволяет представить функционирование любого предприятия или компании, а вуз следует расссматривать как предприятие со сложной управленческой структурой, как систему взаимосвязанных бизнес-процессов. В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE–систем, многие из которых позволяют создавать описания бизнес-процессов предприятий. Наиболее популярными на сегодня являются ARIS Toolset и BPWin. Для описания процессов проведения приемной компании в ОГУ была выбрана методология ARIS.

ARIS (Architecture of integrated Information Systems) – архитектура интегрированных информационных систем. К преимуществам системы относят то, что она предлагает не только целостный взгляд на процессы, но и множество различных методик, интегрированных в рамках системного подхода. Нотация ARIS eEPC (extended Event drive Process Chain) – расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Событийная модель служит для детального описания процессов, выполняемых в рамках одного подразделения несколькими сотрудниками. В таблице 1 приведены основные, используемые в рамках нотации объекты.

Таблица 1: Описание основных объектов нотаций ARIS eEPC

 

 

Прод. Таблицы 1:

 

 

В таблице ниже приведены основные, используемые в рамках нотации объекты.

 

Таблица 2: описание основных объектов нотации ARIS eEPC

 

 

Ниже на рисунках приведены разработанные модели для описания основных процессов проведения приемной компании. Последний рисунок отображает ER – диаграмму сущностей, учавствующих в процессе приема абитуриентов в вуз, и связи между ними.

Более подробно опишем событийную модель процесса проведения вступительных испытаний модель зачисления в вуз. После того, как абитуриент подал документы в вуз, он должен пройти процедуру сдачи вступительных испытаний (ВИ). Однако некоторые из абитуриентов могут вместе с основным пакетом документов предоставить в приемную комиссию свои сертификаты/свидетельства с результатами предварительных сдач.

Рисунок 2 – Событийная модель процесса подачи документов

Рисунок 3 – Событийная модель процесса проведения вступительных испытаний в ОГУ

Рисунок 4 – Декомпозиция процесса проведения вступительных испытаний в устной форме

 

 

Рисунок 5 – Декомпозиция процесса проведения вступительных испытаний в письменной форме

 

Рисунок 6 – Событийная модель процесса проведения зачисления в ОГУ

 

 

Рисунок 7 – Модель проведения заседания проемной комиссии по зачислению

 

Рисунок 8 – Модель «сущность-связь»

Из выше представленных в графическом виде бизнес-процессов приемной комиссии были выделены основные процессы, рассмотренные подробно ниже в таблице.

 

Таблица3: Бизнес-процессы приемной комиссии

№	Операция	Ответственный	Что (вход)	От кого (поставщик)	Выход (документ, продукт)	Кому (клиент)
	Контроль достоверности сведений	ПК	Документы	Поступающий (абитуриент)
	Информирование о правилах приема граждан в ВУЗ	ПК	Сведения о приеме в ВУЗ	ВУЗ	Официальная информация на сайте	Абитуриент
	Прием вступительных испытаний	Аттестационная комиссия университета	Проведение испытаний		Результаты вступительных испытаний	Абитуриент
	Формирование личных дел	Технический секретариат	Документы абитуриентов	Абитуриент	Личное дело
	Апелляция результатов вступительных испытаний	Апелляционная комиссия	Результаты вступительных испытаний	Абитуриент	Пересмотренные результаты	Абитуриент