Порядок изъятия кредитных дел из хранилища ценностей

3.8.1. Изъятие кредитных дел из Хранилища ценностей возможно в следующих случаях:

· изменения условий кредитного договора, включая изменение обеспечения;

· по постановлениям следственных и судебных органов;

· полное исполнение обязательств по кредитному договору;

· списание с баланса задолженности, признанной безнадежной к взысканию;

· по запросам Юридической службы, Службы внутреннего контроля, Службы безопасности, Кредитного подразделения и Службы финансового мониторинга, оформленным в соответствии с требованиями абзаца 2 пункта 3.4.7.

Частичное изъятие документов из кредитного дела в Хранилище ценностей запрещается.

3.8.2.Изъятие кредитного дела при изменении условий кредитного договора осуществляется на основании ранее сформированного и дооформленного мемориального ордера по выдаче ценностей к лицевому счету Клиента по счету № 91202 и мемориального ордера по счету № 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» по лицевому счету работника Бухгалтерской службы, которому данное дело выдается. Мемориальный ордер по счету № 91203 оформляется на основании распоряжения об изменении условий кредитного договора, полученного от Кредитного подразделения Банка. Ярлык, сопровождающий ценность, распоряжение об изменении условий кредитного договора и старая опись подшиваются в дело Клиента, ведущееся в Бухгалтерской службе. Мемориальный ордер по выдаче ценностей в конце операционного дня подшивается кассовым работником в кассовые документы дня.

3.8.3. Одновременно с распоряжением Кредитное подразделение Банка передает в Бухгалтерскую службу:

- новую опись всего пакета кредитных документов, включающую в себя наименование новых документов;

- пакет новых документов.

Работник Бухгалтерской службы, получивший пакет кредитных документов из Хранилища ценностей с ярлыком, сопровождающим ценность, изымает старые документы, перечисленные в распоряжении. На документах, подлежащих замене, делает отметку «ЗАМЕНЕНО». Пакет кредитных документов дополняет новыми документами и сверяет наличие документов с новой описью. В соответствии с процедурой, описанной в пункте 3.5.6., производит соответствующие действия и проводки по внебалансовым счетам по передаче нового пакета документов в Хранилище ценностей. При передаче кредитных документов по новой описи в Хранилище ценностей составляются: мемориальный ордер по списанию сумм со счета № 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» и мемориальный ордер по приему (выдаче) ценностей ф. О402102 для передачи кредитного дела в операционную кассу для помещения на хранение в Хранилище ценностей в соответствии с ранее описанным порядком.

В случае если из пакета документов изымаются документы, утратившие силу, процедура по изменению пакета кредитных документов остается та же, что описана выше. При этом делается дополнительная проводка по списанию со счета № 91203 изъятых документов (Дт99999, Кт91203).

Пакет изъятых документов или документов с грифом «ЗАМЕНЕНО» передается работником Бухгалтерской службы в Кредитное подразделение по описи передаваемых документов, составленной Бухгалтерской службой.

Если замена или изъятие документов сопряжены с договорами залога или поручительства, необходимо сделать соответствующие операции по внебалансовым счетам в соответствии с изменениями по кредитной сделке, а именно: закрытие старых счетов, открытие новых счетов, списание или увеличение суммы залога или поручительства.

Распоряжения, связанные с изменением категории качества кредитной сделки, основанием для изъятия кредитного дела из Хранилища ценностей не являются, а соответствующие документы помещаются в дело Заемщика, ведущееся в Бухгалтерской службе.

3.8.4. Истребование кредитных дел (3) по постановлениям следственных и судебных органов осуществляется Службой безопасности Банка на основании распоряжения руководителя Банка или Уполномоченного лица Банка. В распоряжении должна быть указана причина изъятия дела и должностное лицо, которому должно быть передано дело. В указанном случае работник Бухгалтерской службы выписывает мемориальный ордер по лицевому счету № 91203 «Разные ценности и документы, отосланные и выданные под отчет, на комиссию» на должностное лицо, поименованное в распоряжении. Дело выдается под расписку должностного лица, получающего кредитное дело, в мемориальном ордере по приему ценностей. Распоряжение о выдаче кредитного дела (3) подшивается в дело Заемщика, ведущееся в Бухгалтерской службе.

3.8.5. При изъятии кредитного дела (3) к распоряжению руководителя Банка прилагается копия постановления органа, на основании которого производится изъятие дела. При этом на все передаваемые документы с указанием количества листов работником Бухгалтерской службы составляется акт приема-передачи документов с перечнем передаваемых документов. Данный документ также должен быть подписан должностным лицом органов, изымающих кредитное дело (3). Со всех документов работник Бухгалтерской службы снимает копии, проставляет на них заверительную надпись с указанием следующих реквизитов: «Сверено с оригиналом и «Копия верна», проставлением даты, подписи, расшифровки своей подписи, и передает в Хранилище ценностей в порядке, аналогичном изложенному в пункте 3.8.3.

3.8.6. Изъятие кредитного дела (3) по запросам Юридической службы, Службы внутреннего контроля, Службы безопасности и Службы финансового мониторинга и других служб Банка осуществляется в порядке, аналогичном изложенному в пункте 3.8.4. Возврат кредитного дела (3) в Хранилище ценностей осуществляется в порядке, аналогичном изложенному в пункте 3.8.3 по описи, составленной работником Бухгалтерской службы.

3.8.7. По истечении срока хранения в архиве Банка кредитные дела уничтожаются по акту в соответствии с порядком, установленным п. 5.8.1. Инструкции № 9-И.