Документування надходження виробничих запасів

Документальне оформлення надходження матеріальних, сировинних і паливних ресурсів, їх наявності та витрачання є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна забезпечувати своєчасне отримання необхідних даних як для обліку, так і для контролю й оперативного управління виробничими запасами.

Від правильного документального оформлення операцій з надходження виробничих запасів залежить правильне віднесення їх вартості на витрати виробництва, а також реальність оцінки незавершеного виробництва та його] відображення у фінансовій звітності.

Документи, якими найчастіше оформлюється надходження виробничих) запасів, та їх призначення, наведено в таблиці 7.1.

 

Таблиця 7.1. Документи з надходження виробничих запасів

Форма доку­менту	Назва	Призначення документу
М-1	Журнал обліку вантажів, що надійшли	Застосовується для реєстрації транспортних документів, пов'язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства
М-2, 26	Довіреність	Призначена для підтвердження права окремої посадової особи виступати довіреною особою підприємства при отриманні запасів
М-2а	Акт списання бланків довіреностей	Призначений для списання використаних бланків довіреностей
М-3	Журнал реєстра­ції довіреностей	Призначений для реєстрації виданих довіреностей
М-4	Прибутковий ордер	Використовується на складі, заповнюється в день надходження запасів при відсутності розбіжностей з документами постачальника, при оприбуткуванні запасів з переробки
М-7	Акт про приймання матеріалів	Застосовується при прийнятті запасів, якщо є розбіжності з документами постачальника, або коли виробничі запаси надійшли без документів. Використовується для обліку надходження запасів і для направлення листа-претензії постачальнику
М-12	Картка складського обліку матеріалів	Використовується для обліку виробничих запасів на складі
М-І4	Відомість обліку залишків матеріа­лів на складі	Використовується для взаємозв'язку складського та бухгалтерського обліку
М-16	Матеріальний ярлик	Використовується для позначення одиниць запасів

 

Надходження виробничих запасів оформлюється й іншими документами. Наприклад, супровідні документи постачальників (рахунок-фактура ф. № 63), платіжна вимога-доручення, товарно-транспортна накладна) є підставою для приймання за кількістю і якістю партії запасів, що надійшли, а також використовуються для розрахунків між постачальниками та покупцями за відвантажені (відпущені) запаси.

Нижче наведено основні операції з надходження виробничих запасів і реквізитів документів, які при цьому заповнюються (табл. 7.2).

 

Таблиця 7.2. Реквізити документів, що характеризують операції з надходження виробничих запасів

№ з/п	Операції з надходження виробничих запасів	Основні реквізити, що характеризують надходження виробничих запасів
	Придбання виробничих запасів у постачальника	Дата надходження, постачальник, склад, вид господарської операції
	Придбання виробничих запасів підзвітними особами в порядку закупівлі дрібних партій за готівку	Вид господарської операції, склад, постачальник (найменування, код), дата надходження
	Оприбуткування виробничих запасів, виготовлених власними силами	Найменування, сорт, розмір, номенклатурний номер
	Оприбуткування виробничих запасів, отриманих внаслідок ліквідації основних засобів	Кількість (за документом, фактично), ціна (облікова) за одиницю, найменування
	Внутрішнє переміщення (зі складу на склад)	Одиниця виміру (найменування, код)
	Оприбуткування виробничих запасів у результаті перетворення малоцінних засобів праці на непридатні	Вартість (за обліковими цінами)
	Оприбуткування лишків, виявлених під час інвентаризації	Сума транспортно-заготівельних витрат або відхилень від облікових цін

 

Запаси приймаються матеріально відповідальною особою як за кількістю, так і за якістю. Тому порядок відображення запасів в бухгалтерському обліку пов'язаний з моментом настання матеріальної відповідальності. Якщо приймання за кількістю співпадає з прийманням за якістю, то настає матеріальна відповідальність у повному обсязі.

Надходження виробничих запасів на підприємство є, як правило, часто повторюваною операцією. Тому бухгалтеру важливо знати порядок документального оформлення таких операцій з метою своєчасного здійснення заходів контролю для забезпечення достовірності облікової інформації.

Порядок документування операцій з оприбуткування виробничих запасів на підприємство можна представити у вигляді алгоритму дій (рис. 7.3).