Построение и модификация базы данных

 

Таблица - это объект, который определяется и используется для хранения данных. Можно выделить следующие типы таблиц по виду их изменения: справочные, операционные, транзакционные.

Справочные таблицы характеризуются невысокой степенью изменчивости и находятся в отношении "один-ко-многим" с операционными и транзакционными таблицами.

Под операционными таблицами понимаются таблицы БД, в которых происходит устойчивое во времени непрерывное или периодическое изменение (обновление, добавление) информации. Данные в операционных таблицах служат источником

формирования данных в транзакционных таблицах.

Транзакционные таблицы служат для накопления данных, основанных на значениях данных в других таблицах.

 

Определение таблицы

 

Для создания новой базы после запуска Microsoft Access нужно выбрать пункт:

Создание базы данных / Новая база данных / ОК

и указать имя файла новой базы данных. Access автоматически добавит к имени расширение.mdb. Файл с расширением mdb Access использует для хранения всех объектов базы данных, включая таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и

модули.

В режиме определения новой таблицы окно базы данных должно быть активным. Последовательность действий:

Таблица / Создать / Конструктор / ОК

переведет пользователя в режим конструктора новой таблицы. Создание новой таблицы начинается с определения полей, что включает в себя определение имен полей, выбор типа данных, которые будут храниться в этих полях, и задание для

каждого поля определенных свойств, зависящих от выбранного типа данных.

 

Определение полей

В режиме конструктора в столбце Поле указывается имя поля. Несмотря на то, что в Microsoft Access при задании имен можно использовать символ "пробел", лучше все-таки использовать имена полей без пробелов. Большинство баз

данных SQL, к которым Microsoft Access может присоединять свои таблицы, не поддерживают использование пробелов при задании имен полей.

В следующем столбце конструктора структуры таблицы нужно указать тип данных.

 

Типы данных.

Access поддерживает восемь типов данных:

Текстовый - для хранения алфавитно-цифровых данных объемом не более 255 байт;

Memo - для хранения алфавитно- цифровых данных большого объема (до 64 000 байт), например, предложения, абзацы, тексты;

Числовой - для хранения числовых значений длиной 1, 2, 4 или 8 байт (байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой);

Дата/время - используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах, годах;

Денежный - для хранения данных о денежных суммах;

Счетчик - является разновидностью числового типа, создан для автоматической генерации значений первичного ключа. Таблица не может содержать более одного поля тина Счетчик;

Логический - используется для хранения значений Истина и Ложь;

Объект OLE - позволяет хранить такие данные как картинки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows. Для каждого поля можно задать определенные свойства.

 

Свойства полей.

Размер поля - это свойство задает максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле. Формат поля используется для задания формата представления данных при выводе на экран или печать.

Число десятичных знаков применяется для задания фиксированного числа десятичных знаков от 0 до 15.

Маска ввода используется для облегчения ввода форматированных данных.

Подпись поля используется для определения более описательного имени поля (например, без пробелов), которое Access будет выводить в элементах управления - подпись форм и в заголовках отчетов.

Значение по умолчанию используется для определения значения, которое появится в поле, если пользователь не ввел значение для этого поля.

Условие на значение определяет условия корректности вводимых данных. Установка данного свойства поля защитить данные от ввода недопустимых или некорректных значений. Сообщение об ошибке используется для определения текста, который Access будет выводить на экран, если вводимые значения не удовлетворяют условиям на значение.

Обязательное поле - это свойство в значении "Да" не позволит пользователю оставить поле пустым, без значения. Пустые строки - для текстовых и Мемо-полей можно разрешить ввод пустых строк.

Индексированное поле - можно задать построение индекса для ускоренного доступа к данным.

 

Задание условия на значение для полей.

Условие на значение задается выражением, которое состоит из операторов сравнения и операндов. Несколько условий могут быть связаны логическими связками OR (ИЛИ) и AND(И).

В качестве операторов используются следующие:

< меньше, чем;

<= меньше или равно;

> больше, чем;

>= больше или равно;

= равно;

<> не равно;

 

Оператор IN обеспечивает проверку на равенство любому значению из списка, заключенного в круглые скобки.

Оператор BETWEEN проверяет, что значение поля находится внутри заданного диапазона. Верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND.

Оператор LIKE проверяет соответствие текстового или emo поля заданному шаблону символов. В качестве символов шаблона используются:

? - для замены одного произвольного символа;

* - для замены любой последовательности символов;

# - для замены одной любой цифры.

Можно задать, чтобы определенная позиция текстового или Memo поля содержала только символы, указанные в списке допустимых символов, заключенном в квадратные скобки. Можно включить в список диапазон символов, указав первый символ, знак дефиса и последний символ. Если нужно указать, что определенная позиция может содержать любой не входящий в список символ, следует начать список с восклицательного знака.

Microsoft Access позволяет задать условия не только на значение поля, но также и на значения для таблицы. Эти условия Microsoft Access будет использовать для проверки каждой записываемой в таблицу строки.

Условия на значения для поля проверяются при вводе в это поле нового значения, а условия на значения для таблицы проверяются при сохранении или добавлении записи. Для задания условия на значения для таблицы необходимо выполнить команду Вид/Свойства таблицы. В окне Свойства таблицы можно указать Описание объекта, Условия на значение и Сообщение об ошибке. В выражении Условие на значение можно использовать имена полей, заключая их в квадратные скобки.

 

Задание маски ввода.

Чтобы облегчить ввод форматированных данных, Access позволяет задать маску ввода. Определить маску ввода можно при помощи следующих символов:

9 - в данной позиции может быть введена цифра или пробел,

# - в данной позиции может быть введена цифра, пробел, минус или плюс,

0 - в данной позиции может быть введена цифра,

L - в данной позиции может быть введена произвольная буква,

# - в данной позиции может быть введена цифра или буква,

. - определяется место для десятичной точки,

, - определяется место для разделителя тысяч.

 

Создание первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Для создания первичного ключа в Microsof Access следует выполнить следующие действия:

1. В режиме конструктора в окне таблицы отметить поля, входящие в первичный ключ, щелкнув по области маркировки, расположенной слева от имени поля. Если нужно включить несколько полей в первичный ключ, следует нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, щелкнуть по области маркировки необходимых полей.

2. Выполнить команду Правка/Определить ключ. В подтверждение того, что ключ задан, Access выведет в области маркировки слева от указанного поля символ ключа.

Чтобы устранить определение поля как первичного ключа, не удаляя само поле, необходимо открыть окно Индексы выполнив команду Вид/Индексы, щелкнуть по области маркировки определения первичного ключа и нажать клавишу Del, чтобы удалить индекс.

 

2.2. Работа с таблицами в окне базы данных

 

Microsoft Access позволяет достаточно просто вносить изменения в проект базы данных. Однако, прежде чем вносить в БД изменения, следует учесть следующее:

* Microsoft Access не вносит автоматически сделанные в таблицах изменения в использующие эти таблицы запросы, формы, отчеты, макросы или модули, пользователь должен сам внести изменения в зависимые объекты;

* пользователь не сможет изменить тип данных для поля, которое используется в определении связи между таблицами. Сначала нужно удалить определение связи, в котором участвует это поле;

* нельзя изменить определение таблицы, которая открыта в запросе, форме или отчете. Прежде чем открыть таблицу в режиме конструктора для внесения изменений, нужно закрыть все объекты, которые ссылаются на эту таблицу.

 

Создание резервной копии.

Перед внесением достаточно серьезных изменений следует сделать резервную копию таблицы. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Открыть базу данных, содержащую таблицу, которую нужно скопировать, щелкнуть по корешку Таблицы в окне базы данных.

2. Выделить таблицу, которую нужно копировать, щелкнув по ее имени в окне базы данных.

3. Выполнить команду Правка/Копировать. С помощью этой операции вся таблица (структура и данные) копируется в буфер обмена.

4. Выполнить команду Правка/Вставить, ввести новое имя таблицы и выбрать режим копирования: Структура и данные, Только структура или Добавление данных в таблицу. От последних изменений, если они оказались неудачными, можно отказаться, выполнив команду Правка/Отменить.

 

Удаление таблиц.

Для того, чтобы удалить таблицу, достаточно выделить ее в окне базы данных и нажать клавишу Del или выполнить команду Правка/Удалить.

 

Переименование таблиц.

Для переименования таблиц необходимо выделить ее в окне базы данных и выполнить команду Файл/Переименовать и ввести в диалоговом окне новое имя таблицы.