Word - Шаблоны, формы, защита документа.

Источник: computerra.ru, uchcom.botik.ru

Для создания нескольких одинаковых текстовых документов всегда можно воспользоваться буфером обмена. Создав документ один раз, можно скопировать его содержимое в другие документы и внести в них необходимые изменения. Но этот путь не самый эффективный, особенно в тех случаях, когда документы имеют некоторую общую часть и незначительно отличаются. Примером таких документов могут быть отсылаемые заказчикам письма о предстоящем событии (в этом случае такие документы будут отличаться лишь именем получателя, возможно незначительно - текстом письма). Еще одним примером могут быть стандартные формы для оформления заказа, в которые необходимо "вписывать" нужные данные.

Для решения таких задач в текстовом редакторе Microsoft Word можно воспользоваться шаблонами. Шаблон - это документ, сформировав который один раз, затем можно использовать для создания других документов (модель документа). Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии только вносить нужные правки в документ.

Любой документ текстового редактора Word создается на основе шаблона. Даже пустой документ, который мы привыкли видеть на экране после запуска программы, создается на основе шаблона заданного по умолчанию, его имя - normal.dot.

Для создания нового документа на основе шаблона выберите “Файл”-“Создать”-“Шаблоны”-“На моем компьютере”. Откроется окно для выбора шаблона. Обратите внимание, что шаблоны размещены на вкладках в соответствии с их предназначением. Выберите нужный шаблон, например "Современная записка". В результате будет создан новый документ на основе выбранного шаблона, в документе будет размещен текст шаблона, который теперь можно изменить в соответствии с необходимостью.

Если вы создали документ, который можно использовать для создания других документов, внося лишь незначительные изменения, превратите его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выбрав "Файл" -> "Сохранить как", и в поле "Тип файла" выбрать значение "Шаблон документа (*.dot)".

 

Форма – документ, содержащий предназначенные для заполнения пустые места (поля формы), в которые вводятся данные. Например, в Microsoft Word можно создать электронную регистрационную форму, при заполнении которой значения выбираются из раскрывающихся списков. Также можно вставить поле в котором будет отображаться текущая дата – в контекстном меню над нужным полем выберите Свойства->Тип->Текущая дата. Для создания форм используется панель инструментов Формы.

- создает текстовое поле, для ввода изменяемого текста

- создает флажок

- создает поле со списком, в это поле можно ввести только данные из этого списка

- открывает панель свойств поля

 

- затемняет поля формы

- очищает поля формы, устанавливает в поле с текущей датой актуальное значение

- защита формы, защищает от изменения весь текст, кроме текста полей

Для того чтобы защитить весь документ паролем выберите Сервис->Защитить документ->Ограничение на редактирование->Разрешить только чтение->Включить защиту. После установки пароля изменить документ сможет только человек, знающий пароль.

Задания:

1. Создать шаблон доверенности по образцу (см. рисунок, не обращайте внимания на непечатные символы)

a) изменяемый текст также как на образце выделите серым цветом

b) сохраните шаблон под именем Доверенность.dot

c) создайте на основе шаблона новый документ - экземпляр доверенности по следующим данным:

Доверенность составляется в городе Арбатове, ее порядковый номер 15. Доверенность выдается поверенному А.А.Балаганову агенту по снабжению Арбатовской конторы "Рога и копыта", которая доверяет ему производить закупку рогов у населения, а также совершать все необходимые действия при их транспортировке и хранении. Паспорт А.А.Балаганова имеет номер 12 34 9087 и выдан 12.01.2002 Арбатовским ГОВД, код подразделения 123 456. Доверенность выдается на срок до тридцать первого декабря две тысячи второго года.

2. Используя панель инструментов формы:

a) Защитите весь постоянный текст на шаблоне Доверенность.dot, чтобы пользователь мог изменять только текст в серых областях (они должны стать полями формы)

b) Сделать так чтобы вместо 00.00.0000 выводилась дата составления экземпляра доверенности

3. Защита

a) Защитить один из экземпляров доверенности паролем, так чтобы не знающий пароля не мог его изменить.

b) В шаблоне доверенности защитить паролем неизменяемые части формы, так чтобы не знающий пароля не мог снять с них замок