Группировка и сортировка данных в отчете

 

Большинство отчетов в транспортных информационных системах представляют собой результат группировки и сортировки данных из таблиц. Например, для выдачи рассмотренной ведомости учета вагонов парка МПС достаточно сгруппировать прибывшие и убывшие вагоны по часам, рассчитать количество вагонов в течение каждого часа, а далее – рассчитать итоговые данные. Такая схема будет работать в несколько раз быстрее, чем рассмотренная выше.

Другой пример – выдача отчета о грузовых операциях на грузовых фронтах. Для этого необходимо задать группировку вагонов по грузовым фронтам, на которых они находятся, а также задать сортировку списка вагонов внутри группы, например, по дате и времени поступления на грузовой фронт. Таким образом, при помощи несложных операций создается отчет, выполняющий достаточно сложный анализ данных.

Для обращения к средствам сортировки данных в рамках отчета следует в режиме проектирования вызвать команду (Сортировка и группировка) из меню (Вид). В первой строке колонки (Поле/Выражение) выбирается имя поля или вводится выражение. Поле или выражение в первой строке определяет первый уровень сортировки (самый верхний). Во второй строке определяется второй уровень и т.д. Как только в колонку (Поле/Выражение) будет введено имя поля, в колонке типа сортировки (Порядок сортировки) Access автоматически установит значение (По возрастанию). Если необходимо изменить способ сортировки, в этой колонке следует задать значение (По убыванию). Для группировки данных в отчете сначала устанавливается последовательность сортировки. Затем следует выполнить щелчок в окне "Сортировка и группировка" на том поле или выражении, по которому будет выполняться группировка. В нижней части окна (Сортировка и группировка) отобразятся характеристики, манипулируя которыми, можно задать необходимый режим группировки: (Заголовок группы) – определяет наличие заголовка группы; (Примечание группы) – определяет наличие примечания группы; (Группировка) – задает, как должны быть сгруппированы значения; (Интервал) – задает интервал группировки для значений в поле или выражении.

Доступные варианты группировки зависят от типа данных поля, по которому производится группировка. К примеру, если группировка происходит по текстовому полю, то в распоряжении пользователя имеется возможность группировать по каждому значению. При этом группируются записи с одинаковым значением в поле или выражении. Возможна также группировка по первым символам содержимого поля: в группу объединяются записи, у которых содержимое указанного поля совпадает по первым нескольким символам. Если группировка производится по выражению, то число вариантов гораздо больше.

Может изменить в отчете сортировку и группировку данных, изменяя последовательность, в которой расположены поля или выражения в окне "Сортировка/группировка".

Вычисления для группы или всех записей предполагают использование в выражении, связанном с вычисляемым элементом, функций, выполняющих обработку ряда записей. Речь может идти о функции суммирования, определения среднего, минимального, максимального значения и т.п. Например, если требуется подсчитать количество вагонов пришедших или убывших в течение часа (сумма по группе – часы).

Для добавления заголовка или примечания группы в режиме проектирования отчета из меню (Вид) выбирается команда (Сортировка и группировка). Далее в столбце (Поле/Выражение) указывается имя поля (его можно выбрать из списка), по которому будет производиться сортировка/группировка, или задается выражение. Для индикации в отчете заголовка или примечания группы следует задать для характеристики (Заголовок группы) или (Примечание группы) значение (Да). Для удаления заголовка или примечания из отчета необходимо установить значение (Нет).