О вопросах подтверждения полномочий лица действовать от имени участника размещения заказа

Пунктом «в» ч. 3 ст. 25 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» в составе заявки на конкурс предусмотрен документ, подтверждающий полномочия лица на осуществление действий от имени участника размещения заказа. Разберемся подробнее, что же это за документ. Отвечая на вопрос о том, подтверждены ли полномочия лица действовать от имени участника размещения заказа - юридического лица, необходимо ответить на несколько вопросов:

· каков статус физического лица, подписывающего заявку?

· кто является источником полномочий этого лица?

· кто является источником полномочий юридического лица?

· имеется ли связь между первоисточником полномочий юридического лица и источником полномочий физического лица, подписавшего заявку?

Итак, начнем с определения статуса лица, подписавшего заявку от имени юридического лица. Как правило, лицо, подписавшее заявку, имеет отношение к юридическому лицу в форме трудовых отношений (это могут быть директор, заместитель директора, начальник отдела, юрисконсульт, менеджер и др.), либо в форме гражданско-правовых отношений (представитель). Определение статуса для нас крайне важно, ибо это позволяет четко определить, какие документы мо­гут подтвердить полномочия этого лица.

Источник полномочий - это лицо (лица), которые подписали документ, удостоверяющий полномочия подписанта заявки.

Первоначальный источник полномочий - это то лицо (лица), которое в силу закона и устава юридического лица являются высшим органом его управления, обладающим исключительной компетенцией. Для обществ с ограниченной ответственностью - это общее собрание учредителей, для акционерных обществ это общее собрание акционеров, для некоммерческих организаций, имеющих членство - это обще собрание членов объединения, для не имеющих членства - это общее собрание учредителей или иной орган.

Для подтверждения полномочий физического лица, подписавшего заявку от имени юридического лица, нужно установить связь между первоисточником полномочий и тем лицом, которое подписало заявку. Для установления такой связи нужно восстановить всю цепочку передоверия (если она есть). Например: для общества с ограниченной ответственностью первоисточником полномочий служит решение общего собрания учредителей (ст. 32 ФЗ-14 «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Документом, подтверждающим полномочия лица, служит протокол общего собрания учредителей (решение единственного учредителя), в котором они назначают единоличный орган управления - директора - или передают полномочия по управлению иному юридическому лицу или коллегиальному органу (например, совету директоров). Таким образом, появляется лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица. Далее только этот орган может передать полномо­чия на действие от имени юридического лица. Полномочия передаются доверенностью (например: ч. 3 ст. 40 ФЗ-14 «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Следовательно, если заявку на конкурс подписал заместитель директора, то документом, подтверждающим его полномочия, служат доверенность, выданная директором (если орган, имеющий право действовать от имени юридического лица без доверенности - директор) и выписка (или копия) из протокола общего собрания учредителей (или решения учредителя) об избрании (назначении) директора.

В соответствии с 94-ФЗ, документом, подтверждающим полномочия для юридического лица, служат:

· копия решения о назначении или об избрании; имеется в виду решение единственного учредителя о назначении или решения общего собрания учредителей об избрании;

· либо копия приказа о назначении физического лица на должность - например, приказа органа государственной власти или местного самоуправления о назначении на должность руководителя унитарного предприятия или учреждения, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени участника размещения заказа без доверенности (далее - руководитель).

В случае, если от имени участника размещения заказа действует иное лицо, заявка на участие в конкурсе должна содержать также доверенность на осуществление действий участника размещения заказа, заверенную печатью участника размещения заказа и подписанную руководителем участника размещения заказа (для юридических лиц) или уполномоченным этим руководителем лицом, либо нотариально заверенную копию такой доверенности. В случае, если указанная доверенность подписана лицом, уполномоченным руководителем участника размещения заказа, заявка на участие в конкурсе должна содержать также документ, подтверждающий полномочия такого лица.

Есть мнение, что документом, подтверждающим полномочия лица действовать от имени участника размещения заказа, может служить выписка из единого реестра юридических лиц. С этим нельзя согласиться, выписка является вторичным документом. Общее собрание учредителя, сменив директора, подает сведения об этом в регистрирующий орган течение 3-х дней (ч. 5 ст. 4 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), Выписка - это следствие изменений, принятых органом исключительной компетенции юридического лица. Новый директор вступает в полномочия в соответствии с решением учредителя, и именно факт принятия решения учредителем и будет основанием для наличия у него соответствующих полномочий. С учетом обязанности регистрирующего органа выдавать выписки из реестра в срок 5 дней (ч. 3 ст. 6 ФЗ-14 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), от даты смены директора до даты получения выписки с этой информацией может пройти 8 дней. Если пред­положить, что смена директора произошла за 3-5 дней до даты подачи заявки на конкурс, то понятно, что заявитель не может предоставить выписку из единого реестра юридических лиц, в которой будет отражено соответствующее изменение. Вместе с тем, это условие никак не может ограничивать его право на участие в размещении государственного (муниципального) заказа. В этом же ключе (видимо) рассуждал и законодатель, внеся изменения в соответствующий пункт ст. 25 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и сделав наличие такого документа обязательным в любом случае, независимо от выписки из ЕГРЮЛ. Из чего мы делаем вывод о необходимости подтверждения полномочий лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности, помимо выписки из ЕГРЮЛ.

Нельзя таким документом признать встречающиеся на практике случаи предоставления доверенности директорами самих на себя, а также приказа директора «О вступлении в должность». В этих случаях уполномочивающей стороной выступает уполномоченное лицо, тогда как доверенность выдается иному лицу (ч. 1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ), а не самому себе. Приказ также таким документом не является в силу того, что нет связи между органом исключительной компетенции юридического лица и директором. Кроме того, приказ по предприятию является локальным нормативным актом, применяемым в сфере трудового права, и регулирует трудовые правоотношения.

Говоря о доверенности, нужно отметить, что в соответствии со ст. 185 Гражданского кодекса РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.

В соответствии с ч. 5 данной статьи, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Нужно обратить внимание, что доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена (ч. 3 ст. 187 ГК РФ).

Таким образом, связь должна быть установлена четко и без пробелов.

Несколько частных вопросов

В размещении заказа участвует филиал. Какие документы должен предоставить директор филиала, подписавший заявку?

В соответствие со ст. 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются создавшим их юридическим лицом имуществом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Из данной статьи следует, что полномочия на директора филиала оформляются доверенностью на общих основаниях. Следовательно, подписывая заявку от имени юридического лица (а не филиала, который юридическим лицом не является), директор филиала представляет не положение о филиале, а доверенность, о том же идет речь и в случае передоверия. В наименовании лица, от имени которого подается заявка на размещение заказа, должно быть указано само юридическое лицо, указание на филиал возможно как «в лице филиала» либо с иной пометкой. Но все права и обязанности по контракту возникают, конечно, у самого юридического лица.

Кроме того, на практике возникает вопрос о допустимости к участию в конкурсе заявки, подписанной директором филиала, в которой так или иначе фигурирует филиал, если в выписке из ЕГРЮЛ этого филиала нет.

В соответствии с ч. 3 ст. 55 Гражданского кодекса РФ представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица. В соответствии с п. «н» ч. 1 ст. 5 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», в государственном реестре содержаться сведения о представительствах и филиалах юридического лица. Если в выписке из ЕГРЮЛ, представленной участником размещения заказа, нет филиала, директор которого подписал заявку, а выписка эта сроком более 8 дней, возникает вопрос: почему в выписке из ЕГРЮЛ нет сведений о филиале? Юридическое лицо не исполнило обязанность подать сведения о филиале в ФНС РФ? Подана выписка из ЕГРЮЛ с неактуальными сведениями? Такого филиала вообще нет и лицо не уполномочено совершать сделки? Запрос в соответствующую ИФНС РФ может разрешить эту проблему. Но что делать, если в ответе будет информация о том, что такого филиала нет в реестре? Что за этим следует? Первая обязанность заказчика конкурса - сообщить в ИФНС РФ о такой заявке для последующего разбирательства и привлечения юридического лица к административной ответственности.

Видится, что полномочия такого директора филиала все же надлежит считать подтвержденными, так как в законодательстве не содержится запрета на функционирование филиала, не внесенного в реестр, хотя это является безусловным нарушением ст. 4 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Для некоммерческих организаций ситуация следующая: для организаций, имеющих членство (общественная организация, некоммерческое партнерство), документом, подтверждающим полномочия руководителя, служит решение общего собрания членов организации или выписка из него. Для иных некоммерческих организаций, в соответствии с их уставами, таким документом служит решение общего собрания учредителей, коллегиального органа управления. Также для некоммерческой организации актуален вопрос о наличии правоспособности вступать с заказчиком в правоотношения по поводу размещения государственного (муниципального) заказа. В уставе некоммерческой организации может быть вообще запрещена предпринимательская деятельность, или цели такой некоммерческой организации противоречат предмету государственного (муниципального) заказа. В соответствии с ч. 2 ст. 29 7-ФЗ «О некоммерческих организациях», основная функция высшего органа управления некоммерческой организацией состоит в обеспечении соблюдения некоммерческой организацией целей, в интересах которых она была создана. Поэтому противоречие устава организации и предмета государственного (муниципального) заказа означает, в силу ч. 3 ст. 53 Гражданского кодекса РФ, отсутствие права на совершение сделки у руководителя юридического лица.

Но у конкурсной комиссии отсутствует право запрашивать устав участника размещения заказа. Выход из данной ситуации следующий: участник допускается до конкурса, а если окажется победителем, то заказчик, прежде чем заключить контракт, запрашивает устав организации и устанавливает факт наличия правомочий для заключения контракта. Если право на заключение сделки не подтверждается, то контракт с таким лицом не заключается в силу п. 1 ч. 1 ст. 12 и п. 1. ч. 1 ст. 11 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

Отказ в допуске к торгам

При допуске участника к торгам нужно знать перечень случаев, когда участник размещения заказа не допускается конкурсной комиссией к участию в конкурсе:

· непредоставление документов, определенных частью 3 статьи 25 94-ФЗ (за исключением документов, предусмотренных подпунктом “г” пункта 1 части 3, частью 3.1 статьи 25 94-ФЗ), частью 2 статьи 31.4 94-ФЗ, либо наличие в таких документах недостоверных сведений об участнике размещения заказа или о товарах, о работах, об услугах, о произведении литературы или искусства, об исполнении, о национальном фильме, соответственно на поставку, выполнение, оказание, создание которых (фильмов, произведений), либо финансирование проката или для показа которого (фильма, произведения) размещается заказ);

· несоответствие требованиям, установленным в соответствии со статьей 11 94-ФЗ;

· невнесение денежных средств в качестве обеспечения заявки на участие в конкурсе, если требование обеспечения таких заявок указано в конкурсной документации;

· несоответствие заявки на участие в конкурсе требованиям конкурсной документации, в том числе наличие в таких заявках предложения о цене контракта, превышающей начальную (максимальную) цену контракта (цену лота), начальную (максимальную) цену единицы товара, начальную (максимальную) цену запасных частей (каждой запасной части) к технике, к оборудованию, начальную (максимальную) цену единицы услуги и (или) работы. В случае, если при размещении заказа на поставку технических средств реабилитации инвалидов, оказание услуг в сфере образования, услуг по санаторно-курортному лечению и оздоровлению (предоставление путевок и так далее) для государственных или муниципальных нужд конкурсной документацией предусмотрено право заказчика заключить кон­тракт с несколькими участниками размещения заказа, решение о несоответствии заявки на участие в конкурсе таким требованиям не может быть принято только на основании несоответствия количества товара, объема услуг, указанных в извещении о проведении конкурса, количеству товаров, объему услуг, указанным в заявке на участие в конкурсе.

Отказ в допуске к участию в торгах по иным основаниям не допускается.

Рассмотрим эти факторы подробнее.

Непредоставление документов, определенных частью 3 статьи 25 94-ФЗ (за исключением документов, предусмотренных подпунктом “г” пункта 1 части 3, частью 3.1 статьи 25 94-ФЗ), частью 2 статьи 31.4 94-ФЗ, либо наличие в таких документах недостоверных сведений об участнике размещения заказа или о товарах, о работах, об услугах, о произведении литературы или искусства, об исполнении, о национальном фильме, соответственно на поставку, выполнение, оказание, создание которых либо финансирование проката или показа которого размещается заказ.

Несоответствие требованиям, установленным в соответствии со статьей 11 94-ФЗ. Заказчик, уполномоченный орган имеют право и должны запросить у соответствующих органов и организаций сведения, позволяющие получить информацию о фактах, определяющих допуск участников размещения заказа.

При упрощенной системе налогообложения нет баланса и нет балансовых активов, статья допуска не работает, так как налоговая инспекция отвечает просто, что задолженность имеется. Но сколько - неизвестно.

Непредставление документов, подтверждающих внесение денежных средств в качестве обеспечения заявки на участие в конкурсе, если требование обеспечения таких заявок указано в конкурсной документации.

Несоответствие заявки на участие в конкурсе требованиям конкурсной документации, в том числе наличие в таких заявках предложения о цене контракта, превышающей начальную (максимальную) цену контракта (цену лота), начальную (максимальную) цену единицы товара, начальную (максимальную) цену запасных частей (каждой запасной части) к технике, к оборудованию, начальную (максимальную) цену единицы услуги и (или) работы. В случае, если при размещении заказа на поставку технических средств реабилитации инвалидов, оказание услуг в сфере образования, услуг по санаторно-курортному лечению и оздоровлению (предоставление путевок и так далее) для государственных или муниципальных нужд конкурсной документацией предусмотрено право заказчика заключить контракт с несколькими участниками размещения заказа, решение о несоответствии заявки на участие в конкурсе таким требованиям не может быть принято только на основании несоответствия количества товара, объема услуг, указанных в извещении о проведении конкурса, количеству товаров, объему услуг, указанным в заявке на участие в конкурсе.

В случае установления недостоверности сведений, представленных участником размещения заказа, заказчик, уполномоченный орган, конкурсная комиссия обязаны отстранить такого участника от участия в конкурсе на любом этапе их проведения.

Типичные ошибки поставщиков носят формальный характер и связаны с непониманием формализованной процедуры размещения заказа. Например, выписка из реестра юридических лиц просрочена (свыше 6 мес.) или заверена участником размещения заказа. Нет документа, подтверждающего полномочия лица действовать от имени участника размещения заказа. Директор представляет приказ на вступление в должность либо доверенность сам на себя. Должен быть представлен протокол или выписка из него о назначении директора. В лицензии нет всех видов работ, требуемых по условиям документации, а субподряд невозможен.