Системы экономической информации

Сбор информации→экономический анализ→принятие управленческих решений

 

Комплексность, глубина и эффективность экономического анализа зависит от объема и качества информации.

Анализ выступает как потребитель информации и сам создает ее для собственных нужд.

Информация (лат. разъяснение, осведомление, изложение) – это упорядоченные сообщения о процессах и явлениях внешнего мира; совокупность знаний или данных, которые раскрывают объект с неизвестной стороны.

Экономическая информация – это совокупность сведений о производственной, сбытой, снабженческой, финансовой и другой экономической деятельности предприятий, которая охватывает все области хозяйственной деятельности.

Информационное обеспечение анализа – это система данных и способы их обработки, позволяющие изучить реальное состояние управляемого объекта, измерить влияние факторов, выявить возможности осуществления необходимых управленческих воздействий.

 

В Информационное обеспечение анализа входят два этапа:

1. Информационный фонд (база)

2. Процессы преобразования данных

 

Носители информации:

· Машинные (диски, облако, флеш-карты и др.);

· Немашинные (опрос, видеоинформация, видео-документы).

 

Сохранность и рациональное использование информации – важнейшая задача предприятия.

Информация как стратегический ресурс предприятия.

Для качественного управления предприятием количество информации должно быть оптимальным (избыточная, недостаточная информация).

Информацию нельзя считать доступной, пока она не зарегистрирована.

 

2. Требования к организации информационного обеспечения экономического анализа.

К требованиям относят:

1) Аналитичность информации – соответствие потребностей анализа (направление, детализация, сроки).

2) Объективность – достоверность и полнота раскрытия информации (в противном случае выводы будут не соответствовать действительности).

3) Единство – единообразие информации, поступающей из разных источников (планового, учетного, внеучетного характера), что приводит к устранению дублирования информации, каждое явление должно регистрироваться только один раз.

4) Оперативность – своевременность поступления информации аналитику + программное обеспечение экономического анализа.

5) Рациональность – минимум затрат на сбор, хранение и использование данных (за счет программного обеспечения экономического анализа).

6) Сопоставимость информации по предмету, объекту, периоду времени, методам исчисления.

 

3. Источники анализа деятельности организации.

1. Плановые источники – все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, государственные задания, технологические карты, нормативные материалы (нормы отпуска материалов, времени, амортизации, выработки), сметы, ценники, проектные задания).

2. Учетные данные:

· Бухгалтерская финансовая отчетность:

¾ бухгалтерский баланс;

¾ отчет о финансовых результатах;

¾ отчет об изменениях капитала;

¾ отчет о движении денежных средств;

¾ пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.

· Налоговая отчетность;

· Статистическая отчетность;

· Данные оперативного учета (отчет о производстве и отгрузки продукции, о наличии запасов, о наличии денежных средств);

· Первичная учетная документация и учетные регистры;

· Экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах деятельности за несколько лет, что выявляет тенденции, динамику и закономерности развития;

· Машинные источники информации (анализ счета, карточка счета, анализ субконто).

3. Внеучетные источники:

· Официальные документы:

¾ законы;

¾ указы Президента;

¾ постановления правительства;

¾ ПБУ (1-24);

¾ приказы вышестоящих органов;

¾ акты ревизий;

¾ аудиторские заключения;

¾ приказы и распоряжения руководителей.

· Хозяйственно-правовые документы:

¾ договоры (купли-продажи, трудовые, аренды, лизинга и т. д.);

¾ решения арбитражного суда;

¾ рекламации.

· Решения общих собраний трудового коллектива;

· Материалоизучение передового опыта (интернет, телевидение, газеты и т.д.);

· Техническая и технологическая документация (амортизация, срок полезного использования основных средств);

· Материалы специальных исследований:

¾ маркетинговые исследования;

¾ обследование состояния производства;

¾ устная информация.

 

Классификация информации для целей экономического анализа:

1. По отношению к объекту исследования:

· внутренняя;

· внешняя.

2. По отношению к предмету исследования:

· основная;

· вспомогательная.

3. По периодичности поступления:

· регулярная:

¾ постоянная;

¾ условно-постановочная;

¾ переменная.

· эпизодическая.

4. По отношению к процессу обработки:

· первичная;

· вторичная.

 

4. Подготовка исходных аналитических данных.

Процесс обработки источников информации включает:

1. Проверка достоверности:

· формально-логический контроль (полнота отчетности, правильность и своевременность ее составления, наличия подписей, недопустимость исправлений);

· счетная проверка (преемственность показателей, правильность арифметических расчетов, взаимоувязка показателей, встречная проверка, правильность исчисления отдельных показателей (выборочная)).

2. Приведение показателей в сопоставимый вид (индекс инфляции).

3. Упрощение цифровых показателей (округление, суммирование, но без ущерба качества аналитических расчетов).

4. Проведение аналитических расчетов с использованием различных методов, способов, инструментов.

5. Составление аналитических таблиц и формирование выводов.

6. Изучение, корректировка обработанных материалов (выявить причинно-следственные связи, влияние факторов, оценка результатов).

 

5. Основы организации компьютерной обработки экономической информации.

Аналитическая обработка информации очень трудоемка, таким образом, автоматизация аналитических расчетов – это объективная необходимость.

Преимущества автоматизации аналитических расчетов:

1) повышение продуктивности работы экономиста-аналитика => более глубокие сложные исследования;

2) полно изучаются факторы и выявляются резервы использования эффективности производства;

3) повышение оперативности анализа.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) экономиста-аналитика – это рабочее место, оснащенное программным, техническим методическим и информационным обеспечением, которое позволяет обеспечить автоматизацию аналитических расчетов.

 

Программные продукты:

· Excel;

· Статистика (Statistica);

· Гранд-смета;

· Программы серии «Аналитик»;

· SAPR3;

· Оракул.

Тема 7 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1 Организация и планирование аналитической работы

2 Организационные формы и исполнители экономического анализа

3 Документальное оформление результатов анализа

 

1 Организация и планирование аналитической работы

Результативность экономического анализа деятельности пред­приятий во многом зависит от правильной организации и четкого планирования аналитической работы. В современных условиях, когда роль и значение экономического анализа резко возрастают, нельзя вести эту важную работу без конкретного плана. Поэтому составным элементом в организации аналитической работы на предприятии является планирование.

Практика организации экономической работы показала, что на предприятии необходимы:

- комплексный план аналитической работы предприятия;

- тематические планы.

Комплексный план обычно составляется один на год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работой в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучения каждого вопроса, субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его со­держание.

При разработке плана обязательно должна учитываться пе­риодичность изучения важных проблемных вопросов, преемственность анализа за отдельные периоды времени.

В комплексном плане также должны быть предусмотрены источники информации, которые будут использоваться при анализе, технические средства проведения анализа, организация проведения контроля за выполнением намеченных по результатам анализа мероприятий.

Тематические - это планы проведения анализа по конкретным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рас­сматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализом в целом.

Только правильно организованная работа по аналитическому исследованию результатов хозяйствования может обеспечить его действенность и эффективность, основательно повлиять на ход хозяйственных процессов. Поэтому организация экономического анализа на предприятиях должна соответствовать ряду требований:

• научный характер анализа. Анализ должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строиться с учетом действия экономических законов, проводиться с использованием научно обоснованных методик;

• обоснованное распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. От того, насколько целесообразно это распределение, зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного (разными лицами) проведения одних и тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа;

• аналитическое исследование должно быть эффективным. Это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности;

• более тщательная организация анализа достигается путем унификации этой работы. Здесь имеется в виду создание таких методик, которые предвидели бы заполнение ограниченного числа специально разработанных таблиц. Они должны быть специфическими для каждого подразделения и в совокупности давать комплексный рисунок результатов хозяйствования. Все показатели таблиц должны быть пригодными для сравнения, оценки, обобщения. Это создает направления для строго очерченного распределения обязанностей по проведению анализа, уменьшает затраты времени на анализ.

При выполнении любого объема аналитической работы по экономическому анализу деятельности предприятий в соответствии с намеченным планом следует соблюдать определенную последовательность. Основными этапами проведения аналитической работы являются:

- составление рабочей программы экономического анализа отобранных объектов и предмета в соответствии с его целью и задачами;

- определение исполнителей и сроков проведения анализа; отбор и проверка необходимой экономической информации; выбор системы показателей и разработка рабочих методик их расчета;

- аналитическая обработка и сравнение показателей, выявление факторов и причин, обусловивших результативные показатели;

- обобщение результатов, выявление резервов и определение мероприятий по их реализации;

- оформление результатов анализа, установление круга лиц- пользователей материалами анализа, определение места, времени и участников обсуждения итогов анализа;

- обеспечение гласности результатов анализа и определение форм контроля за реализацией рекомендаций, вытекающих из материалов анализа;

- принятие управленческих решений по обеспечению нормальной работы изучаемого объекта, выполнению плановых показателей.

Такое поэтапное проведение аналитической работы соблюдается как при комплексном анализе результатов деятельности предприятия, так и при оперативном анализе.