Основные правила формирования базы данных в Ехсel

 

1. База данных располагается на листе таблицы, где не должно быть никаких других данных, т.к. изначально предполагается, что в базу данных будут добавляться новые записи.

2. Первая строка в базе данных используется для задания имен полей базы. Имя поля должно быть расположено в пределах одной ячейки. Для удобства работы имена полей должны быть краткими.

3. Заголовочная строка базы данных должна быть обведена в рамку и выделена другим шрифтом, чем основные данные базы.

4. В пределах одного поля данные должны быть одного вида (или числовые, или символьные, или даты).

5. В таблице с базой данных не должно быть пустых строк и столбцов.

 

Основные команды по работе с базой данных.

 

Задание формулы поля.

 

Формула поля - формула, по которой вычисляются данные в пределах одного поля. Для базы созданной в Еxcel, формула поля задается точно также, как при расчете любой таблицы.

 

Задание. Внести в поле [Выручка] формулу для вычисления значений этого поля:

 

[Выручка]=[Цена]*[Кол-во]

 

В ячейку F2 внесите формулу =Е2*D2 и скопируйте эту формулу на остальные ячейки поля: F2:F23

 

 

Сортировка записей базы данных.

Сортировка – расположение записей базы данных в определенной порядке.

 

Задание. Отсортировать базу данных так, чтобы фамилии продавцов были расположены в алфавитном порядке.

 

Для того, что отсортировать базу данных в Excel необходимо:

- поставить курсор на одну из записей базы (для того, чтобы указать область базы),

- Задать команду меню: [Данные] – [Сортировка],

- В окне Сортировать по выбрать поле по которому будет производится сортировка,

- Выбрать вид сортировки - по возрастанию или по убыванию данных.

(Сортировка в алфавитном порядке считается сортировкой по возрастанию).

 

Запрос на выборку данных из базы по поставленному условию

Выборка по одному условию

 

Задание. Выбрать из базы данных записи, в которых выручка больше 1000.

 

Для того, выбрать из базы записи, соответствующие поставленному условию, необходимо:

 

- Поставить курсор на одну из записей базы (для того, чтобы указать область базы).

- Задать команду меню: [Данные] – [Фильтр]-[Автофильтр].

После этого на каждое поле будет установлен значок u для задания условий выборки. Необходимо щелкнуть мышью по значку того поля, по которому ставится условие ([Выручка]).

 

-
В появившемся меню необходимо выбрать команду Условие

 

-
Задать условие отбора данных:

 

Скопируйте выборку на второй лист. Для копирования:

- выделите интервал ячеек, который будет копироваться,

- скопируйте эту область в промежуточный буфер ([Правка]-[Копировать]),

- откройте другой лист и поставьте курсор на ячейку, в которой будет находится левый верхний угол скопированного интервала),

- вставьте в это место данные из буфера обмена ([Правка]-[Вставить ]).

 

Выборка по двум условиям

 

При выборке по двум условиям, эти условия заносятся в две строки, между которыми необходимо задать одну из двух команд:

 

¤ И ¡ ИЛИ

 

Команда И включается, если отбираемые записи должны соответствовать и первому и второму условию. Команда ИЛИ задается, если отбираемые записи должны соответствовать хотя бы одному из двух условий.

 

Задание: Выбрать из базы записи, в которых Выручка находится

в пределах [500 …1000]. Скопировать выбору на второй лист и задать подпись к ней.

Для выборки необходимо, чтобы одновременно выполнялись два условия:

Выручка >= 500 И Выручка <= 1000