Хранение документов налогового учета

В подпункте 8 п. 1 ст. 23 части первой НК РФ (здесь и далее в ред. Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ) закреплена обя­занность налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и налогового учета и дру­гих документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуще­ствление расходов (для организаций и индивидуальных предприни­мателей), а также уплату (удержание) налогов.

Срок хранения документов в подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установ­лен исходя из установленного в п. 4 ст. 89 части первой НК РФ пе­риода, который может охватывать выездная налоговая проверка: в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен пери­од, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета установлены ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:

организации обязаны хранить первичные учетные документы, ре­гистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17); рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учет­ной политики, процедуры кодирования, программы машинной об­работки данных (с указанием сроков их использования) должны хра­ниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в послед­ний раз (п. 2 ст. 17).

Таким образом, документы, составленные для целей бухгалтерского учета, должны храниться в течение сроков, предусмотренных п. 1 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете», а документы, состав­ленные для целей налогового учета, — в течение сроков, предусмот­ренных п. 1 ст. 23 и п. 3 ст. 24 НК РФ.

В случае, если документ состав­лен как для целей бухгалтерского учета, так и целей налогового уче­та, то такой документ должен храниться с учетом требований как п. 1 ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете», так и п. 1 ст. 23 или п. 3 ст. 24 НК РФ, т.е. не менее пяти лет.

Необходимо иметь в виду, что согласно примечанию к ст. 120 части первой НК РФ (в ред. Федерального закона от 9 июля 1999 г. № 154-ФЗ) отсутствие первичных документов, или отсутствие сче­тов-фактур, или регистров бухгалтерского учета понимается для це­лей указанной статьи грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения и соответственно влечет сле­дующую налоговую ответственность:

грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) рас­ходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков на­логового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ, — взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей (п. 1 ст. 120);

те же деяния, если они совершены в течение более одного нало­гового периода, — взыскание штрафа в размере пятнадцати тысяч рублей (п. 2 ст. 120);

те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы, — взыскание штрафа в размере десяти процентов от суммы неуплачен­ного налога, но не менее пятнадцати тысяч рублей (п. 3 ст. 120).

Представляется, что не обеспечение сохранности документов бо­лее четырех лет не является нарушением законодательства о нало­гах и сборах, и, соответственно, не может повлечь наступления на­логовой ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ. Однако такое деяние может повлечь административную ответственность, предусмотренную ст. 15.11 «Грубое нарушение правил ведения бух­галтерского учета и представления бухгалтерской отчетности» Ко­декса РФ об административных правонарушениях.

В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение пра­вил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных докумен­тов влечет наложение административного штрафа на должност­ных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

Следует учитывать, что ст. 120 НК РФ не устанавливает ответст­венность за отсутствие документов налогового учета, что наглядно видно из практики применения ст. 120 НК РФ в случаях отсутствия формы № 1 -НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» (см. ниже).

Федеральной архивной службой РФ 6 октября 2000 г. утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В разделе 4.1 «Бухгалтерский учет и отчетность» указанного Пе­речня указаны, например, следующие документы с указанием сроков хранения (нумерация позиций соответствует статьям Перечня).

135. Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к ба­лансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:

а) сводные годовые — постоянно;

б) годовые — постоянно;

в) квартальные — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);

г) месячные — 1 год (при отсутствии годовых, квартальных — по­стоянно).

142. План счетов бухгалтерского учета — 5 лет.

148. Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) — 5 лет (при условии завер­шения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разно­гласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения).

150. Первичные документы и приложения к ним, зафиксировав­шие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся осно­ванием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские докумен­ты, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-факту­ры, накладные и авансовые отчеты и др.) — 5 лет (при условии за­вершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, раз­ногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесе­ния окончательного решения).

Определенные документы (нормативно-правового, имуществен­но-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспекти­вах развития организации) постоянного срока хранения по Переч­ню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, до­кументы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено дейст­вующим законодательством и/или длительным практическим зна­чением указанных документов.

 

13. Хранение документов налогового учета