Особливості заповнення подорожнього листа вантажного

автомобіля типової форми № 1 (міжнародна)

Записи в подорожній лист виконуються в такій послідовності.

1. Перед видачею водію подорожнього листа записи виконує відповідальна особа (диспетчер) на автотранспортному підприємстві.

2. Після видачі подорожнього листа водію записи виконують відповідальна особа, медичний працівник і водій.

3. На маршруті руху – водій, органи таможні, контрольно-диспетчерські пункти.

4. Після повернення автомобіля в гараж – відповідальна особа, водій, а після заповнення бланку всі записи затверджує бухгалтер.

Диспетчер заповняє подорожній лист перед видачею його водію таким чином:

1) на лицьовому боці, у лівому верхньому куті, на місці ”Штамп автотранспортного підприємства“ ставиться штамп перевізника;

2) під назвою документа проставляється дата (число, місяць, рік) видачі подорожнього листа водію, та сама дата ставиться на контрольному листку. Зазначена дата повинна співпадати з датою регістрації подорожнього листа в спеціальному журналі, який веде диспетчер;

3) під штампом проставляються:

- термін відрядження;

- номер і дата наказу або розпорядження по підприємству, яким дозволяється виїзд транспортного засобу.

Відомості про водіїв заносяться в графи ”Прізвище, ім’я та по батькові водія “ і “Номер свідотцтва водія”.

Реквізити автомобілів і причепів (напівпричепів) проставляються в графах ”Марка автомобіля“, ”Номер колони“, ”Шифр марки автомобіля“, ”Гаражний номер“ і ”Номерний знак“.

На підставі заявки замовника (договору) в подорожній лист заносяться такі дані:

- в графу “Маршрут руху” записуються основні пункти (міста), через які проходить маршрут автомобіля між пунктами відправки і призначення;

- в графу “Пункти відпочинку” заносяться всі місця зупинок автомобіля для відпочинку водія в прямому і зворотному напрямках (окремо);

- в графу ”Завдання водієві“ записуються наступні дані: у чиє розпорядження поступає транспорт; пункт навантаження; пункт розвантаження; відстань перевезень в кілометрах; найменування вантажу; кількість вантажу в натуральних одиницях;

- в графу “Запізнення, простої на лінії, заїзд в гараж та інші позначки” заносяться всі перераховані в назві графи відхилення від зазначеного маршруту, а також зміни в завданні на вимогу замовника автотранспорту, які узгоджуються з перевізником.

Відповідальна особа передає частково заповнений подорожній лист водієві автотранспорту. Далі особа, яка відповідає за облік паливно-мастильних матеріалів, повинна визначити необхідну для виконання завдання кількість палива і моторного мастила. Ці дані відображаються у відповідних графах розділу ”Паливо“.

При виїзді автомобіля на лінію диспетчер записує у відповідну графу (на лицьовій частині бланку) показники спідометра в кілометрах, в графі “Виїзд з гаража” проставляє дату і час виїзду, своїм підписом підтверджуючи дозвіл на виїзд технічно справного автомобіля.

В рядку “Автомобіль в технічно справному стані прийняв” водій автомобіля своїм підписом засвідчує достовірність вищенаведених даних.

Водій на шляху руху автомобіля на підставі товарно-транспортних накладних заповнює графи 1-5 розділу ”Виконання завдання водієм“. В них він зазначає:

- в графі 1 – найменування вантажовідправника;

- в графі 2 – місце відправки вантажу;

- в графі 3 – місце призначення вантажу;

- в графі 4 – номер і дату оформлення товарно-транспортних накладних;

- в графі 5 – найменування вантажу.

Після виконання завдання водій підтверджує ці записи власним підписом.

В контрольному листку в графі “Пункти ” зазначається проходження автомобілем контрольних пунктів. Факт проведення процедур на таможні засвідчують штампом відповідні органи. Разом з штампом проставляються дата і час проходження цих об’єктів.

Після виконання завдання подорожній лист разом з товарно-транспортними накладними та іншими супроводжувальними документами водій передає диспетчеру, який в розділі “Виконання завдання водієм”:

- звіряє дані первинних документів з даними граф 1 -5;

- в графі 6 зазначає клас вантажу;

- в графі 7 – шифр вантажу;

- в графі 8 – масу вантажу в тоннах;

- в графі 9 – масу вантажу, який перевозився по іноземній території.

Розділ “Пробіг, км” диспетчер заповнює на підставі даних контрольного листка, звіряючи їх з таблицею відстаней:

- в графах 10, 11 зазначає пробіг з вантажем – всього і по іноземній території;

- в графах 12, 13 – пробіг без вантажу всього і по іноземній території відповідно;

- на підставі граф 10, 11, 12, 13 заповнюються графи 14 і 15. Дані графи 14 можна одержати як добуток даних граф 8 і 10, а графи 15 – як добуток граф 9 і 11 відповідно.

Перевіривши і заповнивши розділ “Виконання завдання водієм”, диспетчер ставить свій підпис, підтверджуючи тим самим достовірність всіх даних.

Розділ “Час простою автотранспорту” заповнюється на підставі товарно-транспортних накладних. Достовірність даних підтверджується підписом відповідальної особи.

На підставі даних розділів “Виконання завдання водієм” і “Час простою автотранспорту” заповняється результуюча таблиця.

Розділ ”Години“ заповнюється таким чином:

- в графі “В наряді” зазначається загальна кількість годин перебування водія у відрядженні;

- в графі “В русі” записується час, який автомобіль перебував в русі і який дорівнює різниці між часом “В наряді” і загальним часом простою;

- в графі ”В простої“ зазначається загальний час розділу “Час простою автотранспорту”, а також час простою через технічні несправності.

Розділ ”Пробіг“ заповнюється таким чином:

- в графу ”Загальний“ заноситься сума граф 10 і 12 розділу “Виконання завдання водієм”;

- в графу “У тому числі з вантажем” переносяться суми граф 10, 11 відповідно;

В графу “Перевезено, т ” переносяться дані граф 8 і 9.

В графу “Виконано, ткм” переносяться дані граф 14 і 15.

На підставі первинних документів, які здав водій (квитанції, чеки) і які підтверджують проведення на маршруті руху заправочних операцій, заповнюється розділ ”Паливо“:

- в рядку “Витрати за фактом” записується різниця між кількістю отриманого палива і його залишком;

- в рядку “Витрати за нормою” зазначається нормативна витрата палива.

Розділ “Розрахунок заробітної плати” заповнює відповідальна особа на підставі даних подорожнього листа та засвідчує власним підписом у кінці розділу.

Повністю заповнений подорожній лист передається для подальшого обліку бухгалтеру підприємства.