Правила під час оформлення та ведення облікових регістрів

У кожній книзі обліку військової частини (корабля, з’єднання) аркуші нумеруються, прошнуровуються, скріплюються мастиковою печаткою “Для пакетів”. Кількість аркушів засвідчується підписами: у книгах обліку, які ведуться в підрозділі, – командирів підрозділів; у книгах обліку, які ведуться на складах та інших об’єктах військового (корабельного) господарства, а також на складі, у майстерні, у службах забезпечення військової частини (корабля, з’єднання), – начальників відповідних служб забезпечення, у фінансово-економічному органі – начальників фінансово-економічного органу.

У книзі обліку для кожного найменування військового майна в залежності від частоти записів відводиться певна кількість сторінок. Черговість запису найменувань повинна відповідати послідовності, передбаченій формами донесень і звітів. На початку книги обліку показується її зміст, у якому послідовно відображаються найменування військового майна і номери сторінок, відведених для них.

Картка обліку складається на одне найменування військового майна (крім картки обліку військового майна особистого користування (форма 45, додаток 1 до цього Керівництва), яка складається на декілька найменувань військового майна). Правильність оформлення картки обліку засвідчується підписами начальників фінансово-економічного органу та відповідної служби забезпечення. Підпис скріплюється мастиковою печаткою “Для внутрішніх господарчих документів” військової частини (корабля, з’єднання).

Усі книги обліку військового майна, які ведуться у підрозділах, на складах та інших об’єктах військового (корабельного) господарства, а також у фінансово-економічному органі та у службах забезпечення військової частини (корабля, з’єднання), обліковуються у штабі військової частини (корабля, з’єднання) та видаються у встановленому порядку. Книги складського обліку запасів (форма З-9) обліковуються у фінансово-економічних органах у книзі реєстрації (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва) і видаються під підпис.

Записи у книгах (картках) обліку військового майна здійснюються тільки на підставі дійсних, законно і правильно оформлених первинних облікових документів. За необхідності проведення протягом дня великої кількості прибуткових (видаткових) облікових документів дозволяється записи у книгах (картках) обліку робити за зведеними відомостями на видане зі складу військове майно (форма 7, додаток 1 до цього Керівництва). Зведені відомості складаються окремо на прибуткові та видаткові облікові документи і підписуються особою, яка веде облік. Первинні записи у нових книгах (картках) обліку здійснюються на підставі первинних облікових документів, а також актів інвентаризації (передачі) або облікових даних попередніх книг (карток) обліку. Записи про залишки військового майна, які перенесені з інших книг (карток) обліку, підтверджуються підписами начальників фінансово-економічного органу та відповідної служби забезпечення і службової особи, яка веде облік військового майна. По військовому майну, яке має терміни служби (експлуатації), під час перенесення його залишків до нових книг (карток) обліку водночас вказуються і дати видачі цього військового майна.

Підсумки про надходження (вибуття) військового майна у книгах та картках обліку підбиваються за звітний період і за рік, а також під час інвентаризацій, ревізій, передавання посади матеріально відповідальною особою та в інших необхідних випадках. Підсумки підкреслюються рискою (річні підсумки – двома рисками) і засвідчуються підписами службової особи, яка відповідальна за стан обліку, та особи, яка безпосередньо веде облік. Операції, проведені після підведення річних підсумків, зараховуються в рахунок наступного року.

Записи у книгах (картках) обліку про звірку залишків військового майна здійснюються у порядку, зазначеному в поясненнях до форм облікових документів.

У разі коли деякі книги, картки обліку необхідно продовжити у наступному році, вони переносяться до номенклатури справ наступного року і перереєстровуються у книзі реєстрації (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва) з поміткою, за яким номером вони беруться на облік у наступному році у порядку, визначеному в діючих нормативно-правових документах.

У разі втрати книги (картки) обліку облікові дані відновлюються після проведення командиром військової частини службового розслідування, документальної ревізії вищого органу військового управління або служб забезпечення відповідного органу військового управління, у новій книзі (картці) за первинними обліковими документами;

Відповідальність за організацію зберігання виконаних облікових документів несуть начальники органів військового управління і відповідних служб, а в підрозділах – командири підрозділів. Облікові документи зберігаються у військовій частині (на військовому складі, в органі військового управління) протягом термінів, які встановлені діючими нормативно-правовими актами.

Після закінчення встановлених термінів зберігання облікових документів у військовій частині (на військовому складі, в органі військового управління) або у разі їхнього розформування ці облікові документи здаються в архів, правонаступнику або знищуються у встановленому порядку.

 

Підведення підсумків третього навчального питання.

 

ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА

 

Всі матеріальні засоби, які надходять на забезпечення ЗСУ, щоб правильно розподілити і раціонально використати необхідно їх систематично враховувати і контролювати господарські процеси, які здійснюються.

Господарський облік виникає з потреби самого матеріального виробництва і ведеться для того, щоб направляти, контролювати господарську діяльність і активно впливати на її розвиток.

Для Вас, як майбутніх начальників продовольчої служби, дуже важливо добре знати порядок проведення обліку продовольства, техніки і майна в різних ланках служби, вміти правильно документально оформити будь-яку господарську операцію.

Міністр оборони у своєму наказі про підготовку ЗСУ вимагає підвищити відповідальність з начальників служб за повноту доведення належних норм забезпечення особового складу і ведення належного обліку матеріальних засобів.