Настройка формата отображения в режиме базы данных

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открыть откройте базу данных, содержащую элемент управления, который требуется изменить.

3. В области переходов дважды щелкните таблицу, содержащую поле, формат которого требуется настроить.

Таблица откроется в режиме таблицы.

4. Щелкните поле, формат отображения которого требуется настроить.

5. На вкладке Таблица в группе Тип данных и форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с полем Формат, а затем выберите формат.

Поле выводится с применением нового формата отображения.

Настройка формата отображения в режиме конструктора

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открыть откройте базу данных, содержащую элемент управления, который требуется изменить.

3. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, формат отображения которого необходимо изменить, и выберите команду Конструктор.

Таблица откроется в режиме конструктора.

4. Щелкните поле, формат отображения которого требуется настроить.

5. В группе Свойства поля на вкладке Общие выберите формат отображения в списке Формат.

6. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

Действие 3. Добавление данных в новую базу данных

После выбора шаблона и выполнения необходимой настройки в базу данных можно добавить сведения посредством импорта или связывания внешних данных.

Импорт данных

Данные можно экспортировать в различных форматах, среди которых книги Excel, списки Windows SharePoint Services 3.0, адресные книги Outlook и другие базы данных Access.

· Чтобы импортировать данные, на вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду, соответствующую типу импортируемого файла.

ПРИМЕЧАНИЯ

o Если значок для типа данных, который требуется импортировать, не отображается, выберите пункт Другие и следуйте инструкциям в диалоговом окне Внешние данные.

o Если не удается найти команду для импорта внешних данных, может потребоваться запуск программы, в которой изначально были созданы данные (это необходимо делать не в Access), и сохранение данных с помощью этой программы в распространенном формате (например, в виде текстовый файл с разделителями). Затем вернитесь в Access и воспользуйтесь для импорта этих данных одной из команд для внешних данных.

· На последней странице мастера может быть предложено сохранить сведения для этих действий импорта. Сохранение сведений может пригодиться, если в будущем будет выполняться импорт из этого источника данных. Установите флажок Сохранить шаги импорта, введите данные и нажмите кнопку Сохранить импорт. Теперь этот импорт можно выполнить в любой момент, выбрав пункт Сохраненные операции импорта в группе Импорт на вкладке Внешние данные. Если данные этой операции импорта сохранять не требуется, нажмите кнопку Закрыть.

Создание связи с данными

При создании связи с данными они остаются в исходном приложении, а в новой базе данных представляются в виде связанной таблицы. Для большинства форматов файлов данные можно просмотреть и изменить с помощью Access или исходной программы, в которой они были созданы, поскольку оба приложения работают с одними и теми же физическими данными. Однако если данные сохранены в книге Excel, в Access можно только просмотреть связанные данные — изменять их нельзя. Чтобы изменить данные связанной книги, необходимо использовать Excel.

a. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

b. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных.

c. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду для типа файла, с которым необходимо создать связь. Например, если требуется создать связь с данными книги Excel, выберите команду Excel. Если значок для типа данных, с которым требуется создать связь, отсутствует, выберите пункт Другие.

Откроется диалоговое окно Внешние данные.

ПРИМЕЧАНИЕ Если не удается найти команду для создания связи с внешними данными, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы данные (это необходимо делать не в Access), и сохранить данные с помощью этой программы в распространенном формате (например, в виде текстовый файл с разделителями). Затем вернитесь в Access и воспользуйтесь для связывания этих данных одной из команд для внешних данных.

d. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите полный путь к исходному файлу данных в поле Имя файла.

e. Выберите нужное значение параметра Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных.

Для большинства форматов файлов запускается мастер. Однако если выполняется связывание с данными в базе данных Access, открывается диалоговое окно Импорт объекта. Выберите нужные параметры в диалоговом окне Связь с таблицами и перейдите к действию 7. В противном случае перейдите к действию 6.

f. Следуйте указаниям мастера. Процесс будет зависеть от выбранных параметров.

Действие 4. Поиск записей

После импорта данных в базу данных потребуется эффективное средство для поиска определенных записей. Для этого можно использовать панель инструментов в нижней части базы данных.

Для поиска записей в таблицах или представление (объект) воспользуйтесь кнопками переходов.