Тема 1. Документація щодо особового складу

1. Автобіографія.

2. Резюме.

3. Заява.

4. Характеристика.

5. Наказ.

 

1. Автобіографія – це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов’язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1. Назва виду документа (Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхній берег).

2. Текст, у якому зазначають:

• прізвище, ім’я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...);

• дата і місце народження (7 листопада 1994року в м. Києві);

• відомості про освіту (повне назва усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви здобутих спеціальностей, як зазначено в дипломі);

• відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади);

• відомості про громадську роботу;

• стислі відомості про склад сім’ї (прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім’ї; одружені повідомляють про членів власної родини – чоловік / дружина, діти).

3. Дата (оформлюють ліворуч, без абзацного відступу під текстом: 17 серпня 2010 року або 07.09.10).

4. Підпис (без розшифрування – праворуч під текстом).

Залежно від особливостей фаху, умов написання автобіографії зауважують й інші відомості, зокрема, науковці зазвичай вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.

Під час викладу інформації у хронологічній послідовності бажано надавати перевагу числівниково-іменниковим конструкціям без прийменника: 2010 року, а не у 2010 році

Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.

Автобіографія – це один з небагатьох документів, текст якої викладають від першої особи, проте у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенника не вживають. Автобіографія має дві форми: автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей; автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

 

Зарозок:

Автобіографія

Я, Коваленко Тетяна Сергіївна, народилася 2 січня 1973 року в с. Мар’янівка Баштанського р-ну Миколаївської обл.

З 1979 по 1990р. навчалась в Мар’янівській середній школі. Після закінчення якої вступила до Миколаївського державного педагогічного інституту. Там і визначилося коло моїх інтересів, зокрема захопилася філологією. Предметом моїх досліджень в інституті були фонетичні процеси, а саме – чергування приголосних звуків.

З 1995 році викладач українського ділового мовлення Миколаївського сільськогосподарського інституту, а з 2007 – доцент кафедри українознавства Миколаївського державного аграрного університету. Нині доводиться більше уваги приділяти економічній термінології та діловому мовленню, вивчати їхні особливості.

Люблю подорожувати і читати якісну художню літературу.

Склад сім’ї:

Чоловік, Коваленко Сергій Вікторович, 1973 р.н., приватний підприємиць.

Син, Коваленко Артем Сергійович, 2004 р.н., учень другого класу Миколаївської ЗОШ № 1.

23.12.12. (підпис)

Резюме.

Нині для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюме – документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудову діяльність, професійний досвід і досягнення тощо. На відміну від автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебічний опис особи, а насамперед на переконання роботодавця у наявності у претендента умінь, необхідних для виконання певної роботи відповідної освіти, організаційних навичок, досвіду тощо.

Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту.

Вимоги до резюме – вичерпність та об’єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.

Розрізняють такі типи резюме:

- хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов’язки, таке резюме демонструє кар’єрне зростання і професійний досвід;

- функціональне – зауважують напрямок діяльності, обов’язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента;

- комбіноване – не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

Структура резюме

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прізвище, ім’я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім’я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік.

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотному порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов’язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа.

Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

ґ) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп’ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів TOEFL, GMAT, IELTS, TSE або інших офіційних тестів) тощо;

е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об’єднаннях, зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість надання рекомендацій (вислови Рекомендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вміщувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є).

У цілому варто дотримуватись міри, подаючи додаткову інформацію в резюме.

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватися таких правил:

• Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

• Намагайтеся не вживати такі слова, як я, ми, замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, допоміг.

• Якщо ви обіймали не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на досвіді роботи й набутих навичках.

• Не вказуйте причини, через які пішли з попередньої роботи.

• Не вказуйте розмір заробітної плати.

• Оформіть резюме друкованим способом із застосуванням шрифтових виділень на якісному аркуші паперу формату A4.

Резюме можна надсилати до установи, що оголосила наявність вакантної посади (паперовий чи електронний варіант), або розміщувати в Інтернеті на спеціальних мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Взірець хронологічного резюме:

РЕЗЮМЕ

ІРИНА БОРИСЕНКО

тел. [phone]

e-mail: [e-mail]

 

Мета: заміщення вакантної посади керівника рекламного відділу.

Кваліфікація: більше 5 років досвід роботи в галузі розроблення і впровадження стратегій Public Relations компанії. Практичний досвід організації та проведення різноманітних заходів з PR.

Досвід роботи: січень 1998 року – дотепер

Компанія «Remcol»

Начальник департаменту Public Relation

• Створення концепцій і програм заходів з Public Relation.

• Створення бюджету з Public Relation.

• Планування роботи департаменту.

• Контроль за виконанням і моніторинг результатів проведення PR-акцій.

• Організація і проведення всіх корпоративних заходів з Public Relation.

Серпень 1995 року – Міжнародний центр інформації

Січень 1998 року – Менеджер з Public Relation

Організація і проведення прес-конференцій. Участь у виставках.

Створення і підтримка сайту організації. Липень 1992 року – Підприємство «Компкон».

Серпень 1995 року – Менеджер з Public Relation.

Організація участі у виставках.

Написання іміджевих, рекламних і аналітичних статей.

Проведення досліджень іміджу компанії.

Освіта:

1988-1992 – Київський національний університет імені Тараса Шевченка. Спеціальність – філолог, спеціаліст української мови і літератури.

Особисті відомості: 1974 року народження, заміжня, маю доньку 10 років.

Додаткова інформація:

Вільно володію українською, російською й англійською мовами. Посвідчення водія категорії «В».

 

Взірець функціонального резюме:

РЕЗЮМЕ

СЕРГІЙ ПАРХОМЕНКО

тел. [phone]

e-mail: [e-mail]

Мета: заміщення вакантної посади керівника планового відділу.

Кваліфікація: Дипломований спеціаліст з бухгалтерського обліку з 15-річним досвідом складання фінансової звітності, включаючи рік незалежної ревізійної діяльності і п’яти років роботи у галузі виробничої бухгалтерії. Великий досвід керівної роботи й участі в розробленні проектів.

Досвід роботи:

Загальна бухгалтерія. Маю значний досвід управління фінансовими справами, пов’язаними з діяльністю підприємства. Складав кошторис поточних витрат і відігравав провідну роль у реорганізації структури бухгалтерського обліку звітності у відділах, забезпеченні удосконаленого аналізу й управління.

Виробнича бухгалтерія. Значний досвід у розробленні нормативних витрат і ціноутворенні.

Керівний і викладацький досвід. Організовував і проводив семінари з бухгалтерського обліку для керівного складу з метою підвищення фінансової відповідальності шляхом вивчення методів максимізації доходів і мінімізації витрат. Розробив систему контролю бюджету капіталовкладень з метою забезпечення найбільш ефективного використання основних фондів.

Освіта:

Київський національний економічний університет ім. Вадима Гетьмана, 1995. Спеціальність – бухгалтерський облік і аудит.

Додаткова інформація: дипломований аудитор, член Асоціації фінансистів України.

За потреби подам рекомендації.

22.12.12 (підпис)

 

Психологи радять! Під час оформлювання резюме використовувати такі шрифти: Times, Times New Roman, Palatino – для традиційних посад; Helvetica, Verdana, Arial, Modern – щоб справити ефект новизни й сучасності;

бажана посада – секретар-референт – Times New Roman; відповідальний, креативний – Verdana. Проте не бажано застосовувати більше двох шрифтів!

На сьогодні великої популярності набуває відеорезюме – ефективна і креативна технологія пошуку роботи, що дає можливість виокремитися претендентові на ринку праці.

Технічно відеорезюме – це короткий презентаційний ролик, у якому пошукач відповідає на типові запитання, що можуть виникнути у роботодавця, або ж просто розповідає, чому він хоче і повинен працювати в цій компанії. Якщо вакансія потребує креативності, слід виявити її, але якщо претендент бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади бухгалтера, то креативність може зашкодити.

Відеорезюме повинно бути до 3-х хвилин «ефірного часу». Під час фільмування претендент має дивитися в об’єктив камери або побудувати презентацію у вигляді бесіди, у якій він відповідає на запитання інтерв’юера, – тоді у кадрі можуть бути дві особи. Варто пам’ятати: відтворення письмового резюме у кадрі не справить на роботодавця гарного враження, тому розповідь має бути невимушеною й щирою.

3. Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї або кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, за походженням – особисті й службові, за складністю – прості й складні (умотивовані), за змістом –прохання, пропозиції, скарги, апеляції, позови, зобов’зання

Склад і оформлення реквізитів заяви:

1. Адресат. Відомості про адресата подають праворуч на відстані 92 мм, вказуючи назву організації або посадовця, кому адресовано заяву, в давальному відмінку.

2. Адресант. Відомості про заявника розміщують під реквізитом адресат, у зовнішній заяві – прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса; у внутрішній заяві – посада, прізвище, ім’я, по батькові у родовому відмінку без прийменника від).

3. Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять.

4. Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв’язку з, оскільки, за, для, через тощо).

5. Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома способами:

а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка;

б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.

До заяви додаю:

1. Копію диплома про вищу освіту.

2. Трудову книжку. Додаток:

 

1. Копія диплома про вищу освіту.

2. Трудова книжка.

 

6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.

7. Підпис заявника без розшифрування – праворуч.

Зразок:

Ректорові Миколаївського

національного

аграрного університету

Шебаніну В’ячеславові Сергійовичу

абітурієнта Косенка

Миколи Степановича, який

проживає за адресою: с.Пересадівка,

вул. Бенардоса, буд. 13

 

Заява

Після закінчення Пересадівської ЗОШ я два роки працював електрослюсарем на Чорноморському заводі.

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на перший курс факультету механізації Миколаївського національного аграрного університету.

До заяви додаю:

1.Атестат зрілості.

2.Довідку Чорноморського заводу про стаж роботи від 15.06.12

3.Довідку про стан здоров’я(форма №-286).

4.Автобіографію.

5.Дві фотокартки.

 

30.06.12 Підпис

 

4. Характеристика – це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписом представника адміністрації. В ній в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (ПІБ у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; посада, науковий ступінь, учене звання, місце роботи, навчання; рік або повна дата народження; освіта; за потреби – громадянство, місце проживання) – все пишеться праворуч.

3. Текст, який містить такі відомості:

– трудова діяльність працівника;

– ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни; рівень майстерності;

– моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу); авторитет у колективі;

– порушення дисципліни;

– рекомендації для розвитку самої людини.

4. Висновок, у якому вказується призначення характеристики.

5. Дата складання.

6. Підпис керівника і печатка установи.

 

Зразок:

ХАРАКТЕРИСТИКА

головного економіста фабрики

спортивного одягу «Динамо»

Скляр Оксани Михайлівни,

1972 р.н., освіта вища економічна.

Скляр Оксана Михайлівна працює на посаді головного економіста з 1994 року. У 1989 році вона закінчила економічний факультет Миколаївського державного аграрного університету за спеціальністю «Фінанси та кредит».

Службові обов’язки виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань планування грошового обігу та кредитних ресурсів, оплати праці, бухгалтерського обліку. Потребує підвищення рівня знань у галузі інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

Постійно підвищує свою кваліфікацію. Професійно володіє комп’ютером.

У колективі має заслужений авторитет і повагу колег.

Скляр Оксані Михайлівні рекомендується більше уваги приділяти питанням інженерно-технічного контролю та господарсько-фінансової діяльності.

Характеристику видано для подання до Шевченківського райвиконкому м. Миколаєва.

 

11.10.99

 

Директор фабрики «Динамо» (підпис) П.Д. Габовда

5. Наказ – це основний розпорядчий документ, який видається керівником державної установи чи підприємства, що діють на підставі єдиноначальності, з метою розв’язання основних і оперативних завдань, які стоять перед цими органами.

Розрізняють накази щодо особового складу і накази із загальних (основних) питань.

Реквізити:

1. Назва установи,що видає наказ.

2. Назва документа.

3. Номер наказу.

4. Дата підписання наказу.

5. Місце видання наказу.

6. Заголовок.

7. Текст наказу.

8. Підпис керівника установи.

Зразок:

Завод нестандартного устаткування

Наказ №7

15.09.10 м. Київ

Про особовий склад

ПРИЗНАЧИТИ:

1. Діброву Любов Григорівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 21 жовтня ц.р.

Підстава: заява Діброви Л.Г. з візами начальника відділу кадрів.

2. Дригу Олега Вікторовича на тимчасову роботу до адміністративно-господарського відділу на посаду сторожа з12 жовтня ц.р.

Підстава: заява О.Я.Дриги з візами начальника відділу кадрів.

3. Тимченка Олександра Васильовича, майстра цеху №3, на постійну роботу на посаду старшого майстра того ж цеху з 12 жовтня ц.р. з окладом 2500(дві тисячі п’ятсот) грн на місяць.

ЗВІЛЬНИТИ:

4.Борисенка Юрія Володимировича, інженера цеху №1, із посади з 12 листопада 2012р. у зв’язку з виходом на пенсію.

Підстава:заява Ю.В.Борисенка.

 

Директор (підпис) Б.Н. Костенко

Ознайомлені:

 

Завдання