Лабораторная работа №3. Создание отчетов.

Цель работы:

• научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов;

• освоить основные приемы изготовления надписей на конвер­тах и наклейках.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про­шлом занятии.

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Порядок работы:

• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав­тоотчет: в столбец и запрос/ Адрес.

• Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составам наосновании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает воз­можность, например, распечатать адрес только одного ученика.

• Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

• Выделите запрос Адрес.

• Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

• Введите условие отбора фамилии: Баранова.

• Выполните запрос. Сохраните его и закройте.

• Перейдите на закладку Отчеты.

• Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться дан­ные только одного человекаю

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Порядок работы:

• Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав­тоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Зап­рос с параметром. Создадим запрос с параметром для запро­са Номера телефонов.

• Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

• Выделите запрос Номера телефонов.

• Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

• Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию]. Эти слова будут появ­ляться каждый раз при выполнении запроса.

• Появится диалого­вое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фа­милию человека, для которого вы хотите получить информацию.

• Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.

• Сохраните запрос и закройте его.

• Перейдите на закладку Отчеты.

• Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корни­лова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Порядок работы:

• Щелкните по кнопке - Вид для перехода в режим Кон­структор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов на­ходится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, вы­водится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных - содержит собственно записи; Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчётов в заголовке отчёта находится надпись Номера телефонов, в верхнемколонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - запи­си, в нижнем колонтитуле - дата текущего дня.

• Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

• Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке Вид. Введите фамилию из списка учащихся и по­смотрите, что получилось.

• Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраи­вает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка, в котором будут только интересу­ющие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Порядок работы:

• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре­жим Конструктор и запрос Справка.

• Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается коман­дой Вид - Колонтитулы и Вид-Заголовок/Примечание отче­та. При включении соответствующего переключателя появля­ется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, вызовите её.

• В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА.

Для этого щелкните по кнопке Аа -надпись, расположенной на до­полнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и вве­дите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+[Enter].

В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат – Размер – по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

• В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том, что

Является учеником (цей)

Группы

• Щелкните по кнопке - Список полей.

• В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.

• Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

• Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.

• Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].

• Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выпол­нив соответственно команду Формат - Выровнять - По лево­му краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю.

• Уберите пустое место в области данных, передвинув грани­цу этой области.

• Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее - по 20 мм, а Правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.

• В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Дирек­тор Компьютерной школы.

• Сохраните макет отчета с именем Справка.

• Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите из списка фамилию учащегося и по­смотрите, что получилось.

• Закройте отчет, предварительно сохранив его.

 

Задание 6. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для это­го их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфа­виту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Порядок работы:

• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

• Впоявившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре­жим Конструктор и таблицу Список в качестве источника дан­ных. Щелкните по кнопке ОК.

• Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с по­мощью команды Вид - Заголовок/примечание отчета.

• Щелкните по кнопке - Сортировка и группировка.

• В появившемся окне выберите поле Учебная группа для груп­пировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы вклю­чите Да. В результате будет создан заголовок группы.

• Выберите второе поле для группировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.

• Закройте это окно, щелкнув по кнопке в правом верхнем углу экрана.

• Напечатайте в разделе заголовка отчета: СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке Аа - надпись на дополнительной панели. Укажите мышкой ме­сто начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце вво­да нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета будет единственной для всего отчета.

• Сделайте надпись размером 16. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. Измените размер окна, если над­пись видна не полностью.

• Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14. Эта надпись будет появляться на каж­дой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы,

• Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом - слово «группы».

• Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раз­дел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных.

• В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке аб| и перетащив ее мышкой в нужное место.

• Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

• Включите кнопку – Свойства.

• Наберите значение =[Page] в строке Данные.

• Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в кон­це каждой страницы.

• Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.

• Отделите линиями все заголовки.

Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра до­кумента, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и от­ключите галочку у пункта меню Сетка).

Задание 7. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Порядок работы:

• Установите для отчета режим Конструктор.

• Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке аб|, перетащив ее мышкой в область данных в положение перед полем Фамилия.

• Удалите надпись пустого поля.

• Выделите поле и щелкните по кнопке – Свойства на панели инструментов.

• Введите в ячейку Данные выражение =1.

• В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмот­ра или вывода отчета на печать номер каждой следующей за­писи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1,2,3....

• Закройте окно со свойствами полей.

• Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотри­те результат.

• Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Спи­сок учеников.

 

Задание 8. Подсчитайте количество записей в отчете.

Порядок работы:

• Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.

• Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструк­торе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Приме­чание отчета.

• Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кнопке аб| и перетащив ее мышкой в область Примечание отче­та в положение под полем Фамилия.

• Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке- Свойства на панели инструментов.

• Введите в ячейку Свойства-Данные вычисляемого поля выра­жение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

• Введите название: Общее количество записей.

• В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитан­ным общее количество записей.

• Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

 

Задание 9. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов,

Порядок работы:

• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

• Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мас­тер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

• В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс.

• Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диа­логовое окно, где следует выбрать поля для группировки (объе­динения по признаку). Например, если требуется напечатать сначала список учеников одной школы, а внутри школы - сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11 -го класса.

• Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для это­го выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке >. Щелкните по кнопке Далее.

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять мес­тами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом - по школе.

• На этом шаге можно отсортировать данные.

• Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

• Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

• Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание. 1. Составьте отчеты, выбирая разные макеты:

Отчет2 - блок; Отчет2 –структура1; ОтчетЗ - структура 2; Отчёт4 - по левому краю 1; Отчет5 - по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет6 - компактный; Отчет7 - простой; Отчет8 - строгий; Отчет9 - формальный; Отчет10 - черно-белый.

 

Задание 10. Создайте почтовые наклейки.

Порядок работы:

• Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите По­чтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

• В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

• В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нуж­ные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке >.

• Щелкните по кнопке Далее.

• В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

• Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

Задание 11. Добавьте кнопки вызова отчетов на кнопочную форму Заставка.

Порядок работы:

• Откройте ранее созданную форму «Заставка» в режиме Конструктора.

• Выберите на панели элементов значок - Кнопка.

• Разместите кнопку на форме. Появится диалоговое окно Создание кнопок.

• Выберите категорию Работа с отчетом, а действие – Просмотр отчета.

• Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите один из созданных отчетов, который будет открываться этой кнопкой, и щелк­ните по кнопке Далее.

• В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле текст слово Отчет и имя выбранного отчета.

• Щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя кнопки Отчет1 и щелкните по кнопке Готово.

• Создайте еще одну кнопку без использования мастера.

• Перейдите в панель Свойства для созданной кнопки и на закладке События найдите строку Нажатие кнопки. Создайте процедуру для обработки этого события, выполняя действия аналогично описанным выше при создании программного фильтра.

• В открывшемся редакторе программного кода введите строку:

DoCmd.OpenReport "<имя отчета>"

• Закройте редактор VBA и проверьте работу кнопки.

• Перейдите в режим формы.Теперь при щелчке мышью по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие отчеты для просмотра.

• Закройте форму, ответив утвердительно на возможный вопрос о ее сохранении.

Задание 12. Завершите работу с программой Access.

 

 

Лабораторная работа №4.