Создание и использование запросов.

Цели работы:

• продолжить знакомство с основными видами запросов;

• научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;

• научиться создавать перекрестные запросы.

Ход работы:

Предположим, что школа № 3 аккредитовалась как Лицей, а школа № 5 - как Гимназия, прошел год, и ученики перешли в сле­дующий класс, некоторые из них закончили школу, пришли новые. Нужно обновить базу данных.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access.

• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выде­лите из списка БД, расположенного ниже переключателя, имя вашей БД и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами БД. В базе должны быть три таблицы: Список, Личные данные и Группы.

Самостоятельное задание. Создайте новую таблицу с названи­ем Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из табли­цы Группы. Для этого:

• Задайте ключевое поле Код.

• Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Оль­га Дмитриевна. Номер группы 101.

• Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 2. Построить запрос на обновление.

Школа № 3 стала лицеем, а школа № 5 - гимназией. Нужно исправить значения полей в таблице Список: заменить номер шко­лы 3 на слово Лицей, а номер школы 5 - на слово Гимназия.

Замечание. Это невозможно будет сделать при существую­щей структуре данных, так как поле Школа объявлено числовым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля Школа на текстовый. Для этого следует: перейти на закладку Таблица; выделить таблицу Список; щелкнуть по кнопке Конструктор; исправить тип поля Школа на текстовый; сохранить таблицу; закрыть таблицу.

Порядок работы:

• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• В появившемся окне выберите Конструктор, щелк­ните по кнопке ОК.

• Добавьте таблицу Список, выбрав её из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Выберите поле Школа из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.

• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выберите команду Обновление.

• Введите условие замены: в поле Школа заменить все цифры 3 на слово Лицей.

• Подтвердите обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то, естественно, не увидите ни одной записи, так как цифры 3 заменились на слово Лицей, а условие - на вы­бор школы 3 не дает ни одной записи. Удалив в строке Условие отбор» цифру 3, увидите в режиме таблицы результат замены.

• Закройте запрос, сохранив его с именем Лицей.

• Выберите вкладку Таблицы.

• Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения

Задание 3. Постройте запрос на добавление.

Примечание. Записи из таблицы Новая группа нужно доба­вить в таблицу Список. При возникновении трудностей зада­ния 3 и 4 можно не выполнять.

• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другомокне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

• Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Д обавить.

• Закончите выбор, щелкнув Закрыть.

• Выберите те поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа). (Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию).

• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Добавление.

• В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Список, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. У нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.

• Щелкните кнопку выполнения запроса. Подтвер­дите выполнение запроса.

Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного за­проса, то откроите схему данных, щелкнув дважды по связи Список-Личные данные, удалите условие Каскадное удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей. Видимо, вы нечаянно их включили, хотя в работе 3 этого не требовалось. При включении условия Каскадное обновление связанных полей эти поля нельзя вводить отдельно.

• Закройте запрос, сохранив eго с именем Добавление.

• Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены.

Задание 4. Постройте запрос на удаление.

Пояснение. Нужно удалить записи тех учеников, которые закончили школу (в данном случае тех, у которых класс был 11) Предварительно разорвите связь Список- Личные данные.

Порядок работы:

• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• В появившемся окне выберите режим Конструк­тор, щелкните по кнопке ОК.

• Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Удаление.

• Выберите поле Класс из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.

• Введите условие отбора 11.

• Щелкните кнопку выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвер­дите удаление записей.

• Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.

• Перейдите на закладку Таблицы. Откроите таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.

Самостоятельное задание. Создайте запросы на обновление с име­нами 10_класс, 9_класс, которые меняют класс на единицу больше, (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавлен­ных записей, указав для них класс 9.

Задание 5. Выполните запрос на создание таблицы.

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить но­вые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные. (Снова создайте связь Спи­сок - Личные данные).

Порядок работы:

• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк­тор, щелкнув по кнопке ОК.

• Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить.

• Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

• Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Создание таблицы.

• Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.

• Выберите поля Фамилия, имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel Access – из таблицы Личные данные.

• Щелкните кнопку выполнения запроса. Подтвер­дите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с именем Новая_таблица.

• Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Успевае­мость и убедитесь, что записи были добавлены. Причем до­бавлено только 10 записей, так как в таблицу Личные данные дополнительные записи не вошли.

Задание 6. Создайте перекрестный запрос.

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведо­мости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей ис­пользуется перекрестный запрос.

Порядок работы:

• Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК. успеваемость и щелкните по кнопке Далее.

• Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче­стве заголовков строк, - Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче­стве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кноп­ке Далее.

• Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов И строк (в данном случае Count -количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каж­дой строки (в данном случае это поле покажет общее количест­во оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово.

Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access.

Задание 7. Завершите работу с Access.